Начало и проведение переговоров

Первое посещение гостями офиса принимающей компании начинается с того, что ее представитель встречает их на крыльце. Прежде чем начать деловую часть визита, глава прибывшей делегации фирмы наносит визит вежливости принимающей стороне. Этот визит является как бы ответом на встречу гостей при их приезде. Надобность в протокольном визите объясняется и тем, что главы делегаций должны еще раз уточнить программу пребывания гостей и внести в нее какие-либо коррективы, если, конечно, это необходимо. За гостями обычно остается право выбора времени и места проведения встреч. В процессе первой встречи происходит официальное взаимное представление делегаций и обмен визитными карточками.

Процедура знакомства должна строиться на основе следующих правил. Мужчина, независимо от возраста и положения, всегда представляется женщине первым. Младших по возрасту или служебному положению мужчин и женщин представляют более старшие. При равном служебном положении более молодой представляется тому, кто старше, подчиненный − начальнику, один человек представляется паре, группе, обществу, даже женщина представляется супружеской паре первой. Представляемый человек отвешивает легкий поклон представляемым или пожимает им руки. Причем первым подает руку тот, кто представляется. Если женщина или старший по положению, возрасту не предлагает руки, следует также слегка поклониться.

Протокольный визит длится около получаса. И инициатива его завершения также остается за гостями. Затем делегации уходят в переговорную комнату и приступают к обсуждению предмета переговоров.

При открытии переговоров председательствует обычно глава делегации принимающей стороны. По согласованию сторон, он может быть оставлен председателем и на все остальные заседания. Однако, как правило, применяется принцип ротации, т.е. поочередного председательствования руководителей делегаций. В случае если возникнут трудности с определением, с какой делегации следует начать ротацию, то вопрос решается жеребьевкой.

Первое заседание рекомендуется начать с рассказов об организациях, собравшихся за столом переговоров, с их историей, выпускаемой продукцией (оказываемых услугах), связях в мире бизнеса и перспективах развития. После короткого рассказа целесообразно предложить гостям пройтись по территории принимающей компании и ознакомиться с ее деятельностью. При этом рекомендуется показать гостям, прежде всего то, что может быть необходимым и полезным в переговорах.

После посещения производственных подразделений компании целесообразно обсудить его результаты и постараться выяснить истинное (а не комплиментарное) мнение гостей о компании.

После завершения переговоров рекомендуется проанализировать их итоги и определить:

· какие действия способствовали успеху переговоров, а какие оказались неудачными;

· какие трудности имели место в процессе переговоров, чем они были обусловлены, и как их удалось преодолеть;

· что не было учтено при подготовке к переговорам и почему;

· верной ли оказалась принятая на вооружение тактика ведения переговоров, и какие слабые моменты были в ее содержании.

Источник: Вопросы управления предприятием 4 (20) 2006