Системный подход как основа разработки и принятия управленческих решений

В настоящее время специалисты по управлению и представители вла­сти проявляют все больший интерес к использованию системного подхода при разработке и принятии решений. Его отождествляют с новым типом управленческого мышления. Практически в любом исследовании экономических, социальных, управленческих проблем ссылаются на использование системного подхода.

Системный подход — это методологическое направление современной науки, связанное с моделированием и анализом объектов как систем [550.

Система — это комплекс взаимосвязанных составных элементов, образующих определенную целостность.

Целостность — свойство системы проявлять себя во взаимодействии с внешней средой как единое целое. Смысл этого понятия заключается в том, что система как целое имеет такие свойства, которых нет у составляющих ее элементов, а внутренние связи между ними сильнее и существеннее, чем связи с элементами внешней среды.

Совокупность взаимосвязанных элементов системы образует подсистему. Сложная система объединяет подсистемы различных уровней. Подсистема любой системы сама является системой относительно образующих ее элементов. Любая система является элементом или подсистемой системы более высокого порядка. Например, город является подсистемой региона, который но отношению к нему является системой более высокого порядка, а городской микрорайон — это подсистема города [54].

Структура системы — совокупность ее подсистем и элементов и связей между ними. Структура сложной системы часто неочевидна, и для ее построения следует применять специальные методы анализа. Исследование любых элементов или подсистем проводится с учетом описания их места и связей в системе.

Системный анализ — это последовательное применение системного подхода при решении социально-экономических, технических и других проблем в различных сферах человеческой деятельности. Исследования системного анализа основываются на представлении системы как множества взаимосвязанных элементов, подчиняющихся определенной закономерности, совместно действующих для достижения поставленной цели. Для любой системы характерны следующие особенности [13, 26, 36]:

♦ поведение системы в целом зависит от поведения входящих в нее подсистем;

♦ система утрачивает свои свойства, когда ее разделяют на части;

♦ свойства подсистем при их исключении из системы теряются.

Структура и функции системы однозначно определяются целями, стоящими перед ней. Социально-экономическими называют системы, которые включают в себя множество природных и созданных человеком подсистем. Отличительными особенностями социально-экономических систем являются [67]:

♦ усиление роли человеческого фактора в процессах управления;

♦ комплексность проблем и необходимость их изучения в единстве социальных, экономических, управленческих, технических и других аспектов;

♦ динамичность протекающих процессов;

♦ интеграция научных знаний;

♦ многочисленные связи между объектами;

♦ дефицит финансовых, временных, человеческих ресурсов;

♦ повышение уровня стандартизации и автоматизации управленческих процессов.

Основными составляющими системы являются вход, процесс и выход [13].

Первая составляющая системы - вход состоит из элементов, классифицируемых по их роли во внутренних процессах.

Первый элемент входа (X1) — объект некоторого процесса или операции. Он определяет «нагрузку» системы (информация, энергия, ресурсы).

Второй элемент входа системы (Х2) — совокупность факторов внешней среды, оказывающих влияние на процессы системы и не поддающихся прямому управлению. Не контролируемые системами факторы внешней среды подразделяются на две составляющие:

♦ случайные;

♦ внешние факторы, активно действующие по отношению к рассматриваемой системе.

Причем цели внешней системы могут быть известны, известны не полностью или совсем не известны.

Третий элемент входа системы (Х3) задает правила ее организации и функционирования, цели, задачи и ограничительные условия. Входы системы классифицируются по содержанию [13]:

♦ материальные;

♦ энергетические;

♦ информационные;

♦ смешанные.

Вторая составляющая системы — процессы, операции или каналы, воздействующие на элементы входа Х1 Х2, Х3. Система должна быть построена таким образом, чтобы необходимые процессы (разра­ботки управленческих решений, подготовки кадров) в соответству­ющее время воздействовали по определенному закону на каждый вход Х1, Х2, Х3 для достижения желаемого выхода Y.

Третья составляющая системы — выход (У) представляет собой результаты ее деятельности. Система на выходе должна удовлетворять критериям стабильности и надежности. По выходу судят о степени решения задач и достижения целей, поставленных перед системой.

Так, различают физические и а бстрактные системы.

Физические включают людей, здания, оборудование, машины и прочие реальные или искусственные объекты.

В абстрактных системах свойства объектов представлены символами. Планы, гипотезы, понятия, управленческие решения и идеи, находящиеся в поле зрения эксперта и руководителя, относят к абстрактным системам.

В зависимости от происхождения разделяют естественные (природные) системы и искусственные (созданные человеком).

Системы, в зависимости от типа входящих в них элементов, подразделяют на:

♦ машинные или автоматические, способные функционировать в течение некоторого периода времени без участия человека;

♦ человеко-машинные;

♦ социальные типа «человек — человек», основанные на взаимодействии между людьми.

В зависимости от степени связи с внешней средой системы подразделяют на открытые и закрытые.

Открытые обмениваются информационными, материальными потоками и энергией с внешней средой.

В закрытых практически не наблюдается информационного, материального и энергетического взаимодействия с окружающей средой. В деловом мире закрытые системы практически отсутствуют и считается, что окружающая среда является главным фактором успехов и неудач социально-экономической системы.

Определяющую роль в окружающем мире играет неустойчивость и неравновесность. Учитывая это, системы классифицируют на [13]:

♦ равновесные;

♦ слаборавновесные;

♦ сильно неравновесные.

Состояние равновесия в социально-экономических системах можно наблюдать на сравнительно небольшом промежутке времени.

Слаборавновесные системы при небольших изменениях внешней среды достигают состояния нового равновесия.

Сильно неравновесные системы, весьма чувствительные к внешним воздействиям, под их влиянием перестраиваются непредсказуемым образом.

В зависимости от количества целей различают: одноцелевые системы, т. е. предназначенные для решения одной-единственной задачи, и многоцелевые.

Специфика социально-экономических систем в сравнении с техническими проявляется в том, что неотъемлемой частью первых является человек, поэтому при их анализе необходимо учитывать потребности, интересы и поведение человека [13].

При использовании системного подхода муниципальное образование, регион, страна рассматриваются как системы, включающие функционально и структурно обособленные подсистемы, которые образуют устойчивые иерархические уровни управления.

Для иерархических структур управления характерно наличие вертикальных и горизонтальных связей.

Вертикальные реализуют взаимодействие подсистем различных уровней, горизонтальные — в пределах одного уровня. Этот принцип иерархической организации связан с относительной обособленностью подсистем разных уровней. Относительная обособленность заключается в том, что подсистемы разных уровней обладают некоторой независимостью по отношению к выше- и нижестоящим, а их взаимодействие осуществляется на входе и выходе. Вышестоящие подсистемы оказывают влияние в рамках управляющих воздействий на входы нижестоящих и контролируют их состояние на выходе. Нижестоящие подсистемы оказывают влияние на вышестоящие, реагируя на их воздействия.

Один и тот же объект может «проявлять себя» как множество разных систем. Если рассмотреть отдел муниципалитета как совокупность людей: какие сотрудники работают в нем, каково их отношение к выполняемой работе, друг к другу, то этот отдел является системой социальной. В то же время если определяется отношение руководителей и сотрудников к средствам труда, их участие в процессе и распределении результатов, место в системе управления МО, то отдел рассматривается как экономическая система.

Современный уровень развития общества, научно-техническая революция привели к появлению нового объекта исследований в области управления, который называют «большими системами». Научно-исследовательский комплекс, производственно-экономическая система, город, регион, страна являются такими системами. Характерные черты больших систем [13]:

♦ наличие общей цели, устанавливаемой и корректируемой выше­стоящими системами;

♦ иерархическая структура и сочетание централизованного управления с автономностью частей;

♦ большое число частей и элементов, входов и выходов, разнообразие реализуемых процессов, выполняемых функций;

♦ сложные, взаимосвязанные отношения между переменными, включая петли обратной связи, приводящие к тому, что изменение одной переменной приводит к изменению многих других.

Системный анализ предоставляет специализированные методики, применение которых позволяет большую, трудную для исследования систему разделить на несколько взаимодействующих подсистем.

В целях управления, помимо больших систем, выделяют также сложные системы: предназначенные для решения многоцелевой, многоаспектной задачи. Для анализа и проектирования сложных систем управления необходимо учитывать следующие факторы [13]:

♦ наличие составной цели, параллельное существование несколь­ких целей или последовательная их смена;

♦ одновременное существование нескольких структур в рамках одной системы (административной, функциональной, технологической);

♦ невозможность описать систему с помощью средств одного языка, необходимость использования нескольких языков для анализа и проектирования отдельных подсистем.

Чтобы всесторонне изучить большую систему и суметь управлять ею, необходимо сформировать систему исследования, сравнимую по своей сложности с изучаемой. Невозможно эффективно управлять большой системой в рамках простых методик, она требует сложного управляющего механизма, применения множества рычагов и инструментов.

Принципы управления системами основываются на понятии обратной связи.

Обратная связь — соединение выхода и входа системы, реализованное напрямую или через другие элементы.

Посредством обратной связи (рис. 3.3) информация с выхода системы передается в орган управления (субъект управления). Информация о результатах работы объекта управления сравнивается с плановыми значениями по содержанию и объему работ. Если выявляется несоответствие между фактическим и требуемым состоянием, осуществляются мероприятия по его устранению.

Обратная связ ь выполняет следующие функции [13]:

♦ противодействие самой системе, если она выходит за определен­ные рамки;

♦ сглаживание возмущений и поддержание состояния устойчивого равновесия;

♦ формирование управляющих воздействий на объект управления по плохо формализуемому закону

Рис. 3.3. Реализация обратной связи в системе управления

Последствия нарушения обратных связей в социально-экономических системах бывают очень тяжелые. Отдельные подсистемы лишаются способности обоснованно прогнозировать свою деятельность на длительный период времени, перспективно развиться, воспринимать новые тенденции, эффективно адаптироваться к изменяющимся условиям внешней среды.

Спецификой социально-экономических систем является невозможность определить обратные связи, поскольку в данном случае они, как правило, проходят ряд промежуточных этапов. Сами управляемые величины не всегда поддаются четкому определению. Трудно установить ограничения на параметры управляемых величин.

Существуют устойчивые и неустойчивые системы.

Устойчивость — это состояние, подразумевающее неизменность существенных пере­менных [13].

Система неустойчива, если она под влиянием каких-либо факторов перестает выполнять свои функции. В результате воздействия изменяющейся внешней среды, когда влияние некоторых факторов достигает порога устойчивости, система может прекратить существование, разделиться на составляющие ее подсистемы или трансформироваться в другую систему. Если система остается устойчивой в результате изменения структуры и поведения, то она обладает свойством ультра стабильности.

Системный подход включает анализ и синтез системы управления, объектов управления и управленческих решений. Он применяется для решения следующих задач:

♦ разработка методик представления исследуемых объектов как систем;

♦ построение моделей систем;

♦ исследование разнообразных теорий систем.

Процесс разработки и реализации управленческих решений должен основываться на полном и последовательном применении системного подхода. Так, любой хозяйствующий субъект рассматривают и исследуют как систему, связанную и активно взаимодействующую с другими системами в рамках функционирования экономики страны. Нет такой социально-экономической системы, которая могла бы обособиться от внешней среды. Так, организация может быть рассмотрена как подсистема более широкой социальной категории: города или региона.

Системный подход позволяет исследовать взаимосвязи и взаимозависимость элементов внутренней и внешней среды процесса разработки и реализации управленческого решения. Его требования заключаются в следующем [55]:

♦ соответствие целей системы целям внешней среды;

♦ соответствие целей элементов и подсистем общим целям системы;

♦ реализация цели оценивается с точки зрения ее эффективности;

♦ мелкие цели и задачи должны приближать выполнение более крупной вышестоящей цели (иерархия целей).

Цели могут включаться в миссию управляемой системы (рис. 3.4). Миссия социально-экономической системы — это [55]:

♦ краткое описание системы;

♦ сформулированные глобальная цель управления, основная и конкретные цели деятельности;

♦ принципы работы руководства с персоналом;

♦ социальные направления деятельности;

♦ иерархия глобальных, стратегических, тактических и оперативных целей, структура и технология управления, информационно-техническое обеспечение, персонал;

♦ наличие в системе необходимых элементов и процессов для скоординированной работы входящих в нее подсистем.

При позитивном взаимодействии элементов достигается положительный эффект синергии — эффект взаимодействия, к которому должны стремиться руководители. Если сумма показателей эффективности элементов больше эффективности системы, эффект синергии отрицательный.

Таблица 3.1 Основные понятия системного подхода

Таким образом, система — совокупность взаимодействующих элементов, объединенных общей целью, составляющих единое целое, обладающее эффектом эмерджентпости и положительной синергией [28].

При рассмотрении МО с точки зрения системного подхода выделяют следующие его свойства как системы [3, 54].

Состояние — статическая характеристика муниципального образования, его параметры и свойства, которыми оно обладает в данный момент. Без информации о состоянии МО невозможно принятие обоснованных, адекватных решений.

Поведение — это динамическая характеристика системы, способы и законы перехода из одного состояния в другое, изменения параметров. Анализ ситуации в МО всегда должен проводиться в динамике.

Коммуникативность — характеристика интенсивности взаимодействия элементов системы с элементами внешней среды. При управлении МО как системой необходимо учитывать производственные, транспортные, культурные, научные, информационные и прочие связи с внешней средой.

Устойчивость является важным признаком нормальной жизнедеятельности МО, которое не является равновесной системой. Для МО важны внешние воздействия, положительно влияющие на его устойчивое развитие. С устойчивостью связано свойство адаптивности, т. е. возможности приспосабливаться к изменяющимся внешним условиям.

Самоорганизация — свойство, характерное для социальных и социально-экономических систем. Каждый человек имеет цели и интересы, не всегда совпадающие с целью социально-экономической системы. Чтобы достичь общей цели, людям приходится договариваться между собой и ограничивать свои индивидуальные интересы во имя системных (т. е. стремиться к самоорганизации). Самоорганизация МО как системы, построенной на принципах местного самоуправления, проявляется в формах прямого волеизъявления населения и в деятельности органов местного самоуправления, наделенных необходимыми полномочиями [54].

Для эффективного управления муниципальным образованием как системой необходимо четко представлять себе все его структурные подсистемы. Структуризация социально-экономической системы и ее детализация определяется целями исследования. На рис. 3.5 приведена предметная структуризация города, которая отражает основные материально-вещественные элементы этой системы и внутрисистемные связи. Основные подсистемы материально-вещественной структуры города [54}:

♦ население;

♦ территория;

♦ градообразующая сфер;

♦ градообслуживающая сфера, или городское хозяйство;

♦ социальная сфера.

Градообразующая сфера — предприятия и организации, продукты и услуги которых поставляются за пределы города. Благодаря градообразующим предприятия реализуется принцип территориального разделения труда в системе государства и регионов. Они определяют облик города, профессиональную и квалификационную структуру трудоспособного население и даже стиль жизни. Градообразующие предприятия предоставляет населению рабочие места, формируют налоговую базу, предоставляют отдельные коммунальные и социальные услуги.

Городская инфраструктура формируется из градообслуживающей и социальной сферы и подразделяется на инженерную, транспортную и социальную.

Продукция и услуги предприятий, объектов городского хозяйства и социальной сферы реализуются в основном внутри города. Поэтому спрос определяется численностью, возрастным, профессиональным и квалификационным составом населения, который зависит от развития градообразующей сферы. Градообслуживающая сфера предоставляет населению жилищные, коммунальные, транспортные, бытовые, торговые и иные услуги.

Применение системного подхода при разработке управленческих решений требует перехода от разрозненных, частных моделей управления, изолированного рассмотрения экономических категорий и отдельных частных вопросов к общей концепции, позволяющей видеть всю систему связей и отношений, весь комплекс параметров, определяющих наилучшие пути развития и способствующих реализации намеченных планов, повышает вероятность получения ожидаемого результата [13]. Использование системного подхода в процессе разработки и реализации управленческих решений приводит к повышению эффективности функционирования социально-экономической системы муниципального образования, региона, страны.