2015-03-22
549
Служебная записка (memorandum) – это письменное сообщение, направляемое одним лицом другому лицу (или лицам) внутри одной организации. Служебные записки предназначены для:
- предоставления информации;
- запроса информации;
- уведомления о каких-либо действиях, решениях;
- запроса действий, решений.
В некоторых компаниях для служебных записок используют специальные бланки, но чаще всего пользуются шаблоном, сохраненным в системах обработки текстов. Пользователю остается только вставить необходимые детали под данными заголовками.
Служебные записки пишутся в том же формате, что и деловые письма (см. Приложение 2). Принято соблюдать следующие основные правила:
- так как служебная записка является относительно неофициальным документом, то пишется она простым языком;
- служебная записка должна быть ясной, используйте короткие, простые предложения;
- служебная записка не должна быть больше одной страницы. У большинства людей нет времени читать длинные записки.
Посмотрите на образец служебной записки и укажите, каким определениям соответствуют номера частей записки:
|
|
|
| 1 2 3 4 5 6 7 8 | MEMORANDUM Coputex Ltd. 71-73 Berner Street Bingley West Yorkshire BD5 4PL Telephone: (0274) 785392 Date* 9th June To Anne Woods, Sales Manager From Bill Greenberg, Research & Development Manager Subject Presentation of PX12 laser printer There will be a presentation of our laser project, the PX12 laser printer, on Tuesday 23 June at 2.00 in the main conference room. The agenda is as follows: 1. A brief description by the R&D Dept. of the stages in the development of this project. 2. A demonstration of the product’s main characteristics: speed, quality of print, low noise level and numerous options. 3. A presentation by the Marketing Dept. of PX 12’s position on the laser printer market. The PX12 will gradually replace all our existing models. I therefore strongly recommend that all sales team members attend. BG |
* Помимо порядка 1, 2, 3, 4 возможен также порядок 2, 3, 4, 1.
- Основная часть служебной записки, которая обычно делится на нумерованные абзацы, в которых представлена необходимая информация.
- Краткий заголовок, сообщающий, о чем эта записка.
- Дата отправления служебной записки
- Заключение служебной записки, в котором часто указывается рекомендуемое действие.
- Имя отправителя служебной записки.
- В отличие от письма, служебная записка, как правило, не содержит обращения (Dear Ms X) или подписи отправителя. В конце служебной записки отправитель обычно печатает свое имя или инициалы.
- Имя человека, которому направляется служебная записка
- Краткое вступление к служебной записке, в котором дается самая главная информация.
