Управление документацией

«Документами системы менеджмента качества необходимо управлять. Записи – специальный вид документов и ими надо управлять согласно требованиям, приведенным в 4.2.4 ГОСТ Р ИСО 9001-2008.

Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая:

а) проверку документов на адекватность до их выпуска;

б) анализ и актуализацию по мере необходимости и переутверждение документов;

в) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;

г) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;

д) обеспечение, сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;

е) обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой;

ж) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей»(ГОСТ Р ИСО 9001-2008).

Согласно требованиям стандарта организация должна иметь обязательную документированную процедуру по управлению документацией, описывающую всю деятельность, связанную с СМК. Документация выступает как объект управления, которое включает обеспечение доступности точных и современных версий документов для всех руководителей и сотрудников вуза.

Следует различать понятие документация и записи. Их отличие заключается в том, что в документацию могут вноситься изменения, например, в Руководство по качеству и документированные процедуры, методики, положения, должностные инструкции и другие. В записи изменения вноситься не могут, например, в лабораторный журнал. Следовательно, записи можно отнести к отчетным документам.

Организация должна определить свою процедуру управления документацией, прежде всего, в зависимости от степени использования электронного документооборота. Необходимо обеспечить доступность всех документов СМК для персонала. При слабых информационных ресурсах необходимо указывать местонахождения различных видов документации СМК, изложенной на бумажных носителях. В процедуре управления документацией должна быть изложена идентификация действующих документов и способы устранения их отмененных версий.