Управление записями

«Записи должны вестись и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества. Они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми. Надо разработать документированную процедуру для определения средств управления, требуемых при идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков сохранения и изъятия записей» (ГОСТ Р ИСО 9001-2008).

Управление записями направлено на организацию информационных процессов, обеспечивающих своевременное и регулярное предоставление руководству организации и заинтересованным сторонам полной и достоверной информации, необходимой и достаточной для принятия обоснованных решений по вопросам улучшения процессов. Управление записями предусматривает упорядоченность, однозначность и удобство восприятия информации, точность, достоверность и своевременность предоставления, исключение разобщенности и дублирования.

В соответствии с требованиями стандарта записи в СМК подразделяются на следующие виды:

· записи анализа качества со стороны высшего руководства К ним можно отнести, например, решения заседаний руководства организации, освещающие периодический анализ системы менеджмента качества;

· записи качества персонала, например, сведения об образовании, подготовке, навыкам и опыту персонала, об обучении основам менеджмента качества;

· записи анализа требований потребителей, например, аналитические записки руководителя отдела маркетинга по обобщению результатов опросов потребителей;

· записи оценки качества организаций-поставщиков сырья и материалов;

· записи результатов измерений по управлению бизнес-процессами: например, проектированием и разработкой;

· записи мониторинга и измерения качества продукции, например, сертификаты на продукцию.

Организация должна разработать обязательную документированную процедуру управления записями, которая может быть отображена в Руководстве по качеству или в виде отдельного документа второго уровня. В процедуре следует описать, кто является ответственным за управление каждым из видов записей, сроки хранения и способы уничтожения.

Если в организации записи хранятся в электронном виде, то также должны быть определены способы их хранения.