Нумерация листов внутри единицы хранения, составление внутренней описи и листа - заверителя

Нумерация листов является одним из важнейших способов обеспечения сохранности и учета документов, закрепляет систематизацию документов внутри единицы хранения.

4.5.1. Листы в единице хранения нумеруются арабскими цифрами сплошной (валовой) нумерацией в развернутом виде в правом верхнем углу листа, не задевая текста.

4.5.2. Нумеруются листы мягким черным графитным карандашом. Цифры пишутся четко, аккуратно, без нажима. Высота цифр должна быть не более 5-6 мм. Чистые листы и листы-прокладки документов не нумеруются.

4.5.3. Фотографии и рисунки нумеруются на оборотной стороне. Шифр (номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа) ставится в левом нижнем углу. Фотографии и рисунки, наклеенные в альбом, нумеруются не на обороте, а на листе альбома над правым верхним углом снимка. Фотографии на паспарту нумеруются в правом верхнем углу паспарту. Если на паспарту имеется текст, ставится два номера – один для текста, другой для фотографии.

4.5.4. Лист, сложенный в несколько раз, нумеруется в развернутом виде как один лист. На листе, состоящем из нескольких наклеек, нумеруются все наклейки валовой нумерацией (в том числе и почтовые марки).

4.5.5.Авторская нумерация листов в рукописях сохраняется и оговаривается в заверительной надписи, если в ней нет значительного количества ошибок. При большом количестве ошибок в нумерации рукопись нумеруется вновь, а авторская нумерация аккуратно зачеркивается косой чертой.

Если авторская нумерация сделана постранично, листы рукописи не перенумеровываются, а в заверительной надписи и на обложке единицы хранения указывается, что это страницы (20 с.).

Если в деле имеется несколько небольших произведений, тетрадей или записных книжек, имеющих собственную нумерацию, они нумеруются в валовом порядке.

4.5.6. На открытках номер ставится на стороне с текстом, а не с адресом. Конверты нумеруются вслед за письмом.

4.5.7. При нумерации альбомов или отдельных листов с наклеенными документами (письмами, вырезками из газет, фотографиями и т. п.) применяется двойная нумерация: отдельно нумеруются листы, имеющие надписи, отдельно – все наклейки. В заверительной надписи при этом оговаривается и количество листов, и количество наклеек (фотографий, рисунков и т. п.).

4.5.8. В паспортах, членских билетах, орденских и трудовых книжках листы нумеруются все, как с печатным, так и с рукописным текстом.

4.5.9. В единицах хранения, содержащих торжественные (приветственные) адреса, дипломы и др., типографские папки (обложки) нумеруются только в том случае, если на них сделаны надписи.

4.5.10. К каждой единице хранения документов личного происхождения, содержащей более одного документа, составляется внутренняя опись (приложение №9), в которой перечисляются все документы, входящие в единицу хранения. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, в заверительной надписи указываются через знак «плюс».

Внутренняя опись помещается в единицу хранения перед первым листом документа.

4.5.11. По окончании нумерации листов составляется заверительная надпись по форме приложения №10.

В заверительной надписи делается запись о том, что оставлена авторская нумерация листов, о разорванных и склеенных листах, о других особенностях физического состояния документов.

Лист-заверитель помещается в конце единицы хранения вслед за последним листом.