Сохранение структуры таблицы

Если структура была создана или изменена, ее необходимо сохранить. Сохранение структуры таблицы выполняется обычным образом:

1) Нажать кнопку Сохранить на панели инструментов или выбрать команду Файл † Сохранить.

2) Если таблица еще не сохранялась, то в появившемся диалоговом окне ввести имя таблицы, нажать ОК.

3) Если новая таблица не имеет ключевого поля, для автомати­ческого создания ключа нажать кнопку Да, если ключ не нужен, отказаться - Нет.

3.3.4. Установление связей между таблицами

Сформировав структуру таблиц и определив ключевое поле для каждой таблицы, между таблицами можно установить взаимосвязи, кото­рые будут поддерживаться при создании форм, отчетов и запро­сов и задать условия целостности данных этих таблиц (см. гл. 2.2 «Этапы проектирования…» - п. 5, 6).

Связи между таблицами устанавливаются следующим образом:

a) Выбрать команду Сервис † Схема данных или щёлкнуть кнопку на панели инструментов.

b) Ввести макеты таблиц в схему, используя команду Связи † Добавить таблицу (или кнопку на панели инструментов).

c) Указать имена таблиц, которые должны быть связаны. Щёлкнуть кнопку Добавить.

Названия каждой из таблиц со списками полей появятся в окне Схемы данных (рис.15).

d) Установить курсор в одной из таблиц на поле, по которому будет установлена связь, и нажатой левой кнопкой мыши «перетащить» это поле на связующее поле другой таблицы. Отпустить кнопку ­– появится диалоговое окно «Изменение связей».

В диалоговом окне представлены названия таблиц, между которыми устанавливаются связи и имена полей для связи. Полям, на основе которых создаются связи между таблицами, не обязательно иметь одинаковые имена, однако они должны быть одного типа. Исключение составляют поля счетчиков, которые можно связывать с числовыми полями (подробности соответствия других типов и размеров полей см. в справке MS Access).

e) Включить флажок: «Обеспечение целостности данных». Это позволит предотвратить случайное удаление или изменение связанных данных.

Кроме этого флажка в окне представлены и другие:

· Каскадное обновление связанных полей. При включении данного флажка изменения, сделанные в связанном поле первой таблицы, автоматически вносятся в поля связанной таблицы, содержащей те же данные.

· Каскадное удаление связанных полей. При включении данного флажка удаление записей в первой таблице приводит к удалению соответствующих записей связанной таблицы.

f) Если требуется установить более чем одну связь, в диалоговом окне Связи необходимо определить связующие поля, щелкнув по кнопке списка в правой части клетки поля и вы­брав нужное имя поля из открывшегося списка.

G Примечания.

От полей, ука­занных при определении связи, зависит тип создаваемой связи, который отображается в этом же окне.

1) Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми.

2) Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым. В отношении «один-ко-многим» главной таблицей является таблица, которая содержит первичный ключ и составляет часть «один» в этом отношении. Таблица со стороны «много» является подчиненной, связующей таблицей. Связующее поле (или поля) в ней с таким же типом информации, как в первичном ключе главной таблицы, является по­лем внешнего ключа.

3) Связь с отношением «многие-ко-многим» фактически представляет две связи с отношением «один-ко-многим» через третью таблицу, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, которые являются полями внешнего ключа в двух других таблицах.

Например: ПРЕПОДАВАТЕЛЬ ↔ ГРУППА (рис.4).

4) Если для какой-то из таблиц не было определено ключевое поле, то в поле Тип отношения отображается текст: «Не определено».

5) Для удаления связи необходимо в окне Схема данных выделить ненужную связь и нажать клавишу Delete.