Ведение книги покупок и книги продаж

Для учета счетов-фактур, выписанных покупателю, налогоплательщики обязаны вести кроме журнала учета выставленных счетов-фактур книгу продаж. В ней регистрируются счета-фактуры, составляемые продавцом при совершении операций, признаваемых объектами, которые облагаются НДС, в том числе не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения).

Если налогоплательщик выдает покупателю вместо счета-фактуры приравниваемые к нему документы (ленты контрольно-кассовых машин и бланки строгой отчетности либо суммарные данные документов строгой отчетности), то они регистрируются в книге продаж.

Книга продаж ведется налогоплательщиком в целях определения суммы налогового обязательства по НДС. Если она ведется в электронном виде, то по истечении налогового периода, но не позднее 20 числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, книга продаж распечатывается, страницы пронумеровываются и скрепляются печатью.

Записи в книге продаж делают в момент возникновения у компании обязательств начислить и уплатить сумму НДС в бюджет. На практике может сложиться такая ситуация. Реализация товаров, работ или услуг приходится на последний день налогового периода. А ст. 168 Налогового кодекса РФ дает продавцу право выставить счет-фактуру не сразу, а в течение пяти календарных дней с момента отгрузки продукции (выполнения работ, оказания услуг). Значит, может получиться так, что счет-фактура будет выставлен уже в следующем налоговом периоде. Несмотря на это, счет-фактуру нужно зарегистрировать в книге продаж в том периоде, в котором возникла обязанность начислить НДС (то есть когда произошла отгрузка), иначе это приведет к занижению суммы налога, подлежащей уплате в бюджет и соответствующим штрафным санкциям.

Бывают случаи, когда ранее зачтенный «входной» НДС необходимо восстановить. В частности, восстановить налог придется, если компания осуществляет одно из действий, предусмотренных п. 3 ст. 170 НК РФ (передает имущество в уставный капитал другой фирмы, начинает использовать ценности в необлагаемых операциях или получает НДС-освобождение по ст. 145 НК РФ, переходит на спецрежим).

Каковы бы ни были причины восстановления, восстанавливая налог, необходимо сделать запись в книге продаж. Однако новый счет-фактуру при этом выписывать не нужно. В книге продаж регистрируют «входящий» счет-фактуру, на основании которого НДС ранее был принят к вычету, указав именно ту сумму налога, которая восстанавливается.

Книга покупок и входящие счета-фактуры напрямую связаны с вычетом «входного» НДС. Поэтому, если на предприятии проводится проверка по налогу, эти документы инспекторы изучат в обязательном порядке. И даже небольшое нарушение может повлечь отказ в налоговом вычете.

Ведение книги покупок - обязанность покупателя - плательщика НДС. Типовая форма книги покупок приведена в Приложении 2 к Постановлению Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914, в котором и установлены Правила ее ведения. В ней регистрируют счета-фактуры, полученные от продавцов.

Запись в книге покупок делается, если одновременно выполнены такие условия:

- товары (работы, услуги) приобретены для операций, облагаемых НДС, или для перепродажи;

- товары (работы, услуги) приняты к учету;

- счет-фактура продавца оформлен в соответствии с требованиями.

Налоговый кодекс предусматривает, что счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения, в книге покупок регистрировать нельзя. Это означает, что бухгалтерия должна проверять поступающие счета-фактуры на их соответствие требованиям ст. 169 НК РФ.

Если ведение книги покупок осуществляется в электронном виде, то по истечении налогового периода (квартала) книга покупок распечатывается, страницы пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью. Оформить книгу нужно не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом. Срок хранения книги покупок - пять лет с даты последней записи.

Есть ситуации, когда в книге покупок могут быть зарегистрированы не только счета-фактуры, полученные от поставщиков, но и счета-фактуры, выписанные самой компанией, а также другие документы. Рассмотрим наиболее проблемные из них подробнее:

Если компания ведет строительство для собственных нужд, то она должна платить НДС со стоимости тех работ, которые были выполнены своими силами (пп. 3 п. 1 ст. 146 НК РФ). Начислять налог надо по окончании каждого квартала (п. 10 ст. 167 НК РФ). При этом компания сама должна выписать счет-фактуру и зарегистрировать его в книге продаж. Этот же счет-фактуру надо будет зарегистрировать и в книге покупок, когда появится право на вычет (п. 12 Постановления № 914).

Компания вправе принять к вычету «входной» НДС по командировочным расходам. Об этом прямо говорится в п. 7 ст. 171 НК РФ. В данном случае принять к вычету налог можно на основании бланков строгой отчетности. В книге покупок бланки строгой отчетности регистрируют лишь в том случае, если сумма НДС выделена в них отдельной строкой.

В случае если было обнаружено, что полученный от поставщика счет-фактура зарегистрирован в книге покупок с техническими ошибками (например, неправильно указан номер счета-фактуры и т.п.), при этом сам счет-фактура выставлен без ошибок, налоговая инспекция может отказать фирме в праве на вычет «входного» НДС. Таким образом, технические ошибки при регистрации счета-фактуры не могут служить основанием для отказа в вычете, поскольку это не предусмотрено Кодексом.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ ПО ГЛАВЕ 4:

1. Назовите требования к регистрам для расчета налога на прибыль.

2. Опишите группы регистров для расчета налога на прибыль.

3. В каких случаях счет-фактуры не составляются?

4. Опишите ведение журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур.

5. Опишите ведение книги покупок и книги продаж.

ГЛАВА 5. НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ ДОХОДОВ ОРГАНИЗАЦИИ