Ведение журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур

Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000г. № 914, (в редакции постановления Правительства РФ от 26 мая 2009 г. № 451).

Продавцы ведут журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур, вместе с которым хранятся выставленные счета-фактуры. Учет счетов-фактур в журнале ведется в хронологическом порядке по мере их выставления. Журналы учета должны быть прошнурованы и пронумерованы. Счета-фактуры хранятся вместе с журналом учета в течение 5 лет с даты их выдачи.

Покупатели ведут журнал учета полученных от продавцов счетов-фактур, в котором эти счета-фактуры хранятся. Учет полученных счетов-фактур в журнале ведется по мере их поступления от продавцов.

В журнале учета полученных счетов-фактур у покупателя-импортера при ввозе товаров на таможенную территорию Российской Федерации должны храниться «грузовые таможенные декларации или их копии, заверенные в установленном порядке, и платежные документы».

Организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие предпринимательскую деятельность в интересах другого лица по договорам комиссии либо агентским договорам, при реализации товаров от своего имени хранят счета-фактуры по товарам, полученным от комитента либо принципала, в журнале учета полученных счетов-фактур. Комиссионеры либо агенты, совершающие действия от своего имени, хранят счета-фактуры, полученные от продавцов по приобретенным для комитента либо принципала товарам, в журнале учета полученных счетов-фактур.

При приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость хранятся у покупателя в журнале учета полученных счетов-фактур.
Если неудобно хранить платежные документы в журнале учета в связи с большим количеством платежных документов, то платежные документы хранятся в качестве приложений к выпискам банка (если оплата производилась безналичным путем) или в авансовых отчетах сотрудников организации (если оплата производилась наличными деньгами). Заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС также хранятся в журнале учета полученных счетов-фактур.

На практике часто возникает ситуация, когда счет-фактура, выписанный продавцом в одном отчетном периоде, попадает к налогоплательщику-покупателю значительно позже. В этом случае подтверждается дата получения счета-фактуры. Для этого сохраняется конверт с почтовым штемпелем или берется подпись курьера, доставившего документы.

Для того чтобы журнал учета полученных счетов-фактур был не просто их местом хранения, а выполнял и дополнительную учетную функцию, то последовательность работы с журналом учета получаемых счетов-фактур такова:

1) при получении счета-фактуры им присваивается соответствующий номер согласно журналу;

2) данные полученных счетов-фактур отражаются в журнале;

3) полученные счета-фактуры подшиваются в журнал;

4) когда возникает право на принятие сумм НДС к вычету, показатели данного счета-фактуры автоматически переносятся в книгу покупок.