Процедура. Ниже представлено описание некоторых основных процедур управления проектом, которые целесообразно использовать на стадии контроля этапа проекта

Глава 9. ПРОЦЕДУРЫ КОНТРОЛЯ

Ниже представлено описание некоторых основных процедур управления проектом, которые целесообразно использовать на стадии контроля этапа проекта.

УПРАВЛЕНИЕ РИСКАМИ И СПОРНЫМИ ВОПРОСАМИ

ПРОЦЕДУРА

Для управления рисками и спорными вопросами, возникающими в процессе выполнения проекта, предусмотрена процедура управления рисками и спорными вопросами. Основная цель этой процедуры – установить, как поднимаются и решаются спорные вопросы и сдерживаются риски. Данная процедура обеспечивает отслеживание состояние управления этими вопросами и поддерживает «прозрачность» управленческих решений. Другая цель процедуры состоит в том, чтобы структурировать и направить управленческие воздействия на своевременное решение спорных вопросов (сдерживание рисков) и гарантировать принятие решений командой проекта. В результате число нерешенных вопросов должно быть уменьшено до такой степени, чтобы минимизировать их практическое воздействие на проект.

По ходу проекта могут возникать проблемы, с которыми команда проекта может не справиться. Процедура, описанная ниже, должна использоваться для решения подобных проблем и обеспечения условий для продолжения процесса разработки. Управление рисками и спорными вопросами ведется с использованием формы «Риски и спорные вопросы» и отслеживается в соответствующем журнале. Эти документы обсуждаются на совещаниях по проекту.

Менеджер проекта назначает ответственного за выполнение процедурных требований. Организация процедуры обеспечивается менеджером проекта.

Администратор проекта ведет учет рисков и спорных вопросов в соответствующих форме и журнале. Информация по этим вопросам предоставляется специально назначенным членом команды проекта. Форма «Риски и спорные вопросы» возвращается администратору проекта для сохранения в виде файла в библиотеке проекта после того, как спорный вопрос решен или, наоборот, никаких действий не предпринималось, а в журнале «Риски и спорные вопросы» указывается окончательное состояние спорного вопроса. Информация о рисках и спорных вопросах представляется в следующем виде:

• источник – фамилия, имя и отчество автора, функциональная область или часть проекта (этап/процесс), тип (риск/спорный вопрос), дата поступления, учетный номер, описание (полное описание и любая базовая информация);

• текущее состояние (корректируется в случае необходимости) – кому поручено, приоритет (критичный/высокий/средний/низкий), статус (табл. 9.1);

• исследование – возможное действие (описание действий, способных привести к решению вопроса, включая влияние этих действий на затраты, сроки, сбои в работе, качество управления проектом и др.), оценка воздействия (на бизнес и/или техническая оценка воздействия); решение – рекомендации (окончательные рекомендации по разрешению вопроса); утверждение – «принят» (исполнитель) с указанием даты, «принят» (заказчик) с указанием даты, номер соответствующей формы «Запрос на изменение» (в случае, если для реализации утвержденного решения спорного вопроса необходим запрос на изменение с соответствующей санкцией), дата постановки изменений на контроль.

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ШАГОВ ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОЦЕДУРЫ*

Появление нового спорного вопроса. Любой член команды проекта (автор) может представить на рассмотрение спорный вопрос, заполнив форму «Риски и спорные вопросы». Внесенная информация о спорном вопросе должна включать описание потенциального воздействия на проект в случае, если данный вопрос не будет решен. Администратор проекта направляет форму «Риски и спорные вопросы» менеджеру проекта для проведения обзора.

После консультаций с заказчиком (если есть необходимость в таких консультациях) менеджер проекта поручает члену команды проекта исследовать вопрос. Менеджер проекта также устанавливает приоритет для рассмотрения вопроса и предполагаемую дату решения, а также изменяет статус вопроса на «поручен».

Изучение спорного вопроса и поручение его к исполнению. Менеджер проекта изучает спорный вопрос и в случае необходимости вносит коррективы в форму «Риски и спорные вопросы», дополнив ее информацией о месте данного спорного вопроса в перспективе. Результатом изучения спорного вопроса может быть один из следующих вариантов:

• решение, что постановка спорного вопроса уже разрешает существующий вопрос. Это может включать модификацию существующего вопроса для отражения новой информации;

• дальнейшая дискуссия с автором и другими членами команды проекта, чтобы выяснить, может ли быть достигнуто удовлетворительное решение вопроса до того, как вопрос будет включен в журнал «Риски и спорные вопросы» (или решение о том, что вопрос вообще не нуждается в документировании);

решение, что спорный вопрос попадает в сферу управления. Менеджер проекта опытным путем определяет этап/процесс, к которому относится данный вопрос, функциональную область и приоритет (критичный, высокий, средний или низкий). Администратор проекта включает вопрос в журнал со статусом «открыт» и присваивает ему последовательный номер. Каждый открытый спорный вопрос поручается члену команды проекта для исследования. Поручение может быть сделано совместно менеджером проекта и менеджером проекта со стороны заказчика после обзора результатов изучения данного вопроса. После этого статус вопроса меняется на «поручен». Исследователю вопроса устанавливается срок подготовки отчета по результатам исследования (как правило, не более 2 недель).

Исследование спорного вопроса. Исследователь анализирует обстоятельства, сопровождающие спорный вопрос с автором и другими членами команды проекта. Цель исследования — определить один или несколько возможных путей решения. Там, где это возможно, такое исследование следует выполнять совместно с заказчиком, так как могут существовать альтернативные решения данного вопроса, исходя из стратегии бизнеса и практической деятельности заказчика. Отчет по исследованиям должен быть представлен к назначенной дате. Может быть признано необходимым провести дополнительное исследование после каждого обзора с целью получения законченных результатов или изучения других альтернатив. В качестве результата исследования в форме «Риски и спорные вопросы» записывается следующая информация:

• статус – устанавливается «исследован»;

• описание – связанные спорные вопросы (любые другие спорные вопросы, имеющие отношение к данному, – идентификатор); базовая информация (включает информацию, достаточную для того, чтобы ее мог понять любой индивид, вновь изучающий этот вопрос); потенциальное воздействие (что может случиться, если вопрос не будет решен – и для бизнеса, и для проекта); история действий (хронология событий, включая имена тех, кто принимал участие в обсуждении — в обратном хронологическом порядке);

• возможные действия – описывается один или более вариантов действий для решения спорного вопроса или мер по сдерживанию риска;

• оценка воздействия на бизнес – обсуждение воздействия спорного вопроса на бизнес. Приводится описание процессов, функций, стратегий или процедур, которые могут оказаться под воздействием;

• рекомендации – исследователь может рекомендовать какие-то особые действия для решения или определить шаги, которые необходимо предпринять перед тем, как будет принято окончательное решение.

Рекомендации к решению. Альтернативные решения или рассмотрение шагов, которые необходимо предпринять перед тем, как будет принято окончательное решение, должны быть обсуждены и отражены в форме «Риски и спорные вопросы» на совещаниях, посвященных обзору спорных вопросов. Менеджер проекта принимает рекомендуемое решение и изменяет статус спорного вопроса на «принят к решению».

Утверждение решения. Рекомендуемое решение обсуждается с заказчиком. Если заказчик соглашается с ним, это означает изменение статуса спорного вопроса на «утвержден». Если спорный вопрос требует изменений в сфере применения проекта или основных положениях проекта, то заполняется форма «Запрос на изменение». В этом случае спорный вопрос представляется как базовая информация для создаваемой формы. Иначе соответствующему члену команды проекта поручается реализовать утвержденное решение. Состояние решения далее отслеживается в обзорах, посвященных управлению проектом. Если решение не может быть согласовано до какой-то более поздней даты, то согласуется дата задержки, спорному вопросу устанавливается статус «задержан» и предпринимаются какие-либо промежуточные действия для продвижения данного вопроса. Если никаких действий не предпринимается, в форме «Риски и спорные вопросы» это отражается как изменение статуса на «нет действий».

Передача спорного вопроса для утверждения (в случае необходимости). Если решение требует утверждения/координации со стороны других представителей заказчика, то спорный вопрос передается на следующий уровень утверждения, как это описано ниже.

Такая передача (эскалация) должна быть четко отражена в истории обзора и форме «Риски и спорные вопросы» (табл. 9.2). Если соответствующий руководитель утверждает решение, то спорный вопрос возвращается к менеджеру проекта для реализации.

Периодические обзоры рисков. Все риски и сдерживающие меры должны периодически подвергаться обзору, чтобы удостовериться в правильности выбранной стратегии. Администратор проекта несет ответственность за планирование на регулярной основе обзоров рисков.