Последовательность шагов выполнения процедуры. Инициирование запроса на изменение. Необходимость в запросе на изменение может возникнуть как у исполнителя

Инициирование запроса на изменение. Необходимость в запросе на изменение может возникнуть как у исполнителя, так и у заказчика в результате решения спорного вопроса, проблемы, переговоров и т.п. Соответствующие данные заносятся в новую форму «Запрос на изменение», и форма представляется на рассмотрение администратору проекта. Администратор проекта включает запрос на изменение со статусом «открыт» в журнал запросов на изменение и присваивает ему учетный номер. Администратор проекта затем передает запрос менеджеру проекта для обзора. Менеджер проекта делает обзор и в случае необходимости оспаривает представленный запрос, поскольку запрос может быть результатом неправильного понимания или может требовать внесения изменений в действия заказчика, которые находятся за рамками области применения данного проекта.

Если менеджер проекта считает, что нет необходимости предпринимать какие-либо действия, запрос закрывается путем изменения статуса на «нет действий» с соответствующей аннотацией относительно причины такого изменения. Автор запроса на изменение должен быть проинформирован относительно данного решения. В ином случае менеджер проекта поручает исследовать запрос члену команды проекта, предварительно проведя (в случае необходимости) консультации с заказчиком. Менеджер проекта также устанавливает приоритет, требуемую дату решения по данному запросу, а также изменяет статус запроса на «поручен».

Исследование запроса на изменение. Исследователь определяет подвергаемые изменению элементы конфигурации и необходимые задачи для реализации изменений. Также дается оценка последствий невыполнения предлагаемых изменений. Исследователь должен дать оценку того, как изменения влияют на проект с точки зрения распределения ресурсов, получения результатов, стоимости. Исследователь должен координировать свои действия с заказчиком, который ведет исследование влияния предлагаемых изменений на свою деятельность и планы. Результаты исследования заносятся в запрос на изменение и представляются менеджеру проекта для обзора к назначенной дате. Может возникнуть необходимость в дополнительных исследованиях и обзорах для оценки потенциального воздействия изменений.

Принятие к решению запроса на изменение. Менеджер проекта предпринимает одно из следующих действий, основанное на результатах исследования: 1) рекомендует не предпринимать никаких действий; 2) устанавливает, что запрос на изменение не влияет на основополагающие принципы проекта и область применения проекта, и утверждает изменения для реализации; 3) заносит в запрос подробную оценку фактического воздействия на стоимость и план; 4) подготавливает предложение о внесении изменений в договор и передает его для рассмотрения заказчику. Если данные о фактической стоимости или предложение о внесении изменений в договор подготовлены, оценки и воздействие изменений утверждаются исполнителем при помощи локальной процедуры подготовки обзора. В случае, когда исследование занимает много времени, может быть сделан запрос на внесение изменений в рабочий план проекта для того, чтобы выполнить исследование полностью. После завершения одного из описанных выше действий менеджер проекта заносит в запрос на изменение информацию о рекомендуемом решении и меняет статус запроса на «принят к решению».

Утверждение решения по запросу на изменение. Рекомендуемое решение представляется заказчику менеджером проекта. Заказчик ставится в известность о решении, даже если нет изменений в стоимости и не требуется формального утверждения запроса заказчиком. Если заказчик соглашается с решением, то он подписывает запрос, и статус запроса меняется на «утвержден». Если заказчик не соглашается с предлагаемым решением, менеджер проекта обсуждает и документирует совместно с заказчиком возникшие возражения. Предлагаемые изменения вновь согласуются или признаются несущественными. Окончательное решение регистрируется в запрос на изменение. Если решение не может быть согласовано до указанной даты, то согласуется дата отсрочки, и запрос получает статус «задержан». Если никаких действий не предпринимается, то запрос получает статус «нет действий».

Передача запроса на изменение для утверждения. Если решение требует утверждения/координации со стороны других представителей заказчика, то проблема передается на следующий уровень утверждения, как это описано ниже. Такая передача (эскалация) должна быть отражена в истории обзора и запросе на изменение (табл. 9.6). Если соответствующий руководитель утверждает запрос, то он возвращается к менеджеру проекта для реализации.

Инициация и мониторинг реализации изменений. Как только запрос на изменение утверждается, начинается реализация решения. В рабочий план проекта включаются соответствующие задачи и результаты. И заказчик, и исполнитель должны подписать запрос, как только завершаются все изменения. Состояние журнала запросов на изменение рассматривается на совещаниях по проекту для контроля изменений, выполнение которых еще не завершено. Затем администратор проекта сохраняет запрос в виде файла в библиотеке проекта и указывает дату завершения в журнале.