Совещания: Повестка дня, присутствующие, входная и выходная информация

Результатом совещаний (выходной информацией) являются протоколы, распространяемые среди всех присутствующих лиц.

В ряде случаев (как отмечено ниже) дополнительные копии рассылаются лицам, которые на совещании не присутствовали.

Обзор состояния работы команды проекта. В повестке дня данного совещания следующие вопросы:

1) состояние рабочего плана;

2) спорные вопросы;

3) журнал запросов на изменение;

4) журнал отчетов по проблемам;

5) пункты действий;

6) другие вопросы.

Входной информацией для этого совещания являются еженедельные отчеты о состоянии проекта, подготавливаемые командой проекта. Председательствует на совещаниях менеджер проекта со стороны исполнителя. Протокол ведется администратором проекта и распространяется среди руководителей команды проекта.

На обзорах состояния работы команды проекта присутствуют члены комитета по контролю за изменениями.

Обзор состояния проекта. Повестка дня данного совещания включает такой круг вопросов:

1. состояние рабочего плана;

2. ключевые показатели выполнения и результаты проекта;

3. состояние бизнеса (основные ключевые показатели выполнения проекта и даты, изменения в бизнес-процессах или политике фирмы и изменения в требованиях);

4. планирование ресурсов проекта на следующий месяц;

5. спорные вопросы;

6. журнал запросов на изменение;

7. пункты действий;

8. другие вопросы.

Входной информацией для этого совещания является отчет о состоянии проекта, подготовленный координатором проекта. Такие совещания проводятся ежемесячно. Протокол совещания распространяется среди присутствующих и поступает также в комитет по управлению проектом. На обзорах состояния проекта присутствуют координатор проекта, бизнес-менеджер, менеджер по качеству, менеджер проекта, администратор проекта и руководители групп.

Внутренний отчет о состоянии проекта (для исполнителя). В повестке дня данного совещания следующие вопросы:

1) резюме о состоянии проекта;

2) состояние рабочего плана;

3) финансовое состояние;

4) внутренние спорные вопросы;

5) пункты действий;

6) другие вопросы.

Входной информацией для этого совещания являются внутренние отчеты о состоянии проекта, подготавливаемые координатором проекта. Такие совещания проводятся ежемесячно. Председательствует на совещаниях бизнес-менеджер проекта со стороны исполнителя, обязательно присутствует менеджер проекта. На внутренних обзорах состояния проекта присутствуют бизнес-менеджер, менеджер проекта, администратор проекта и руководители групп.

Совещание комитета по управлению проектом. Повестка дня данного совещания охватывает такие вопросы:

1) состояние проекта относительно запланированного;

2) неотложные спорные вопросы;

3) резюме по запросам на изменение;

4) пункты действий;

5) другие вопросы.

Входной информацией для этого совещания является протокол ежемесячного совещания с участием обеих сторон, посвященного состоянию проекта. Выходная информация совещания — протокол, распространяемый среди присутствующих и менеджеров проекта с обеих сторон. На совещаниях комитета по управлению проектом присутствуют спонсор проекта, координатор проекта со стороны заказчика, бизнес-менеджер, менеджер по качеству и менеджер проекта.

КОНТРОЛЬ РАБОЧЕГО ПЛАНА