Тема 3. Организация системы документооборота на малом предприятии

14 15 16 17 18 19 20

Тема 3.1. Документирование хозяйственных операций на малом предприятии. Технология работы с документами

План

1. Регламентация технологии работы с документами на предприятии

2. Приём и первичная обработка документов

3. Обработка входящих, исходящих и внутренних документов

4. Регистрация документов

5. Контроль и исполнение документов

6. Номенклатура и формирование дел

7. Документирование хозяйственных операций

Цель: иметь представление о документировании хозяйственных операций на малом предприятии

Студент должен:

Знать:

- технологию работы с документами;

- организацию системы документооборота

1. Регламентация технологии работы с документами на предприятии

Технологию работы с документами на предприятии регламентирует такой документ как инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству является основным локальным актом в сфере работы с документами.

Инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся на конкретном предприятии.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается на основе типовых инструкций и государственных методических документов.

Инструкция состоит из следующих разделов:

Общие положения (на основе каких нормативно-методических документах разработана инструкция, кто отвечает за делопроизводство на предприятии и прочие общие вопросы).

Состав документов организации (какие вопросы подлежат документированию, какие системы и виды документов используются в организации для документирования, на материалах данного раздела разрабатывается ТАБЕЛЬ форм документов).

Подготовка документов (требования к составлению и оформлению документов, порядок придания им юридической силы, кто участвует в согласовании документов, на материалах данного раздела формируется альбом форм документов и типовые трафаретные тексты).

Организация документооборота (характеризуется движение входящих, исходящих и внутренних документов).

Регистрация документов (указываются регистрационные формы, система индексации документов, порядок регистрации входящих, исходящих, внутренних документов).

Контроль исполнения документов (система постановки на контроль и снятия документов с контроля).

Организация документов в делопроизводстве (систематизация документов в соответствии с номенклатурой дел, порядок и правила формирования, оформления и хранения дел).

Передача документов на архивное хранение (проведение экспертизы ценности документов, порядок оформления описей дел, отбор документов на уничтожение).

К инструкции по делопроизводству целесообразно прилагать образцы бланков официальных документов организации, регистрационные формы, разработанные в организации классификаторы и перечни, табель форм документов, альбом форм, перечни причин не исполнения документов.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается службой ДОУ, утверждается руководителем предприятия, может иметь дополнительные разделы.

На малом предприятии инструкция по делопроизводству разрабатывается секретарем с привлечением заинтересованных специалистов, с учетом сложившегося опыта работы с документами на данном предприятии.

2. Приём и первичная обработка документов

Документы поступают в организацию различными путями: по почте, факсимильной связи, электронной почте, посылаются с курьерами.

Первичная обработка документов представляет собой экспедиционную обработку документов. Данная операция включает в себя правильность доставки корреспонденции, её сохранность (отсутствие повреждений на упаковке, полнота присланных материалов и др.). Как правило, вскрываются все конверты, кроме корреспонденции с пометкой "лично". Конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда на них имеются пометки "конфиденциально" или "срочно", когда на документе нет обратного адреса, и дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа.

Экспедиционная обработка корреспонденции должна осуществляться в день получения. Срочные документы необходимо обработать немедленно.

Далее все поступления необходимо рассортировать. Для упрощения этой операции разрабатываются классификаторы видов документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей.

Организация первичной обработки документов позволяет выделить

первичные потоки поступивших документов:

в адрес руководства организации;

в адрес исполнителей (или руководителей структурных подразделений, если таковые имеются в организации);

в адрес физических лиц (с пометкой "лично").

Процесс первичной обработки документов заканчивается раскладкой рассортированных документов.

3. Обработка входящих, исходящих и внутренних документов

Поступающие в организацию документы в первую очередь подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Далее документы регистрируются и подвергаются предварительному рассмотрению, по результатам которого выдается резолюция, включающая указания о порядке и характере их исполнения, об ответственном исполнителе и сроках исполнения.

Рассмотренные документы направляются назначенному в резолюции ответственному исполнителю. Затем документ ставят на контроль - контроль за его исполнением. Когда документ исполнен, его снимают с контроля - вносят в учетную карточку данные о результатах работы с документом и ссылку на номер дела, в которое помещается документ.

Технология обработки исходящих документов включает следующие основные процедуры:

разработку проекта документа;

согласование проекта документа с заинтересованными лицами (если необходимо);

утверждение документа руководством;

регистрацию документа;

экспедиционную обработку документа.

Проекты исходящих документов по заданию руководителя готовятся секретарем. Подготовленные проекты рассматриваются руководителем предприятия и согласовываются с заинтересованными лицами, если в этом есть необходимость. Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования.

Все исходящие из организации документы подлежат обязательной регистрации, которая производится после подписания документа руководителем, что проявляется в присвоении отправляемому документу регистрационного номера.

После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах исходящего документа. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства для отправки.

Второй экземпляр отправленного письма подшивается в дело с исходящей перепиской. Исходящие документы могут быть отправлены по почте, курьером, по факсу, электронной почтой.

Этапы работы с входящими и исходящими потоками документации отражены в Приложении В и Приложении Г соответственно.

Технология обработки внутренних документов аналогична описанной выше технологии обработки исходящих документов, но отличается тем, что внутренние документы не покидают пределы организации.

4. Регистрация документов

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках.

Существуют несколько систем регистрации документов в организации:

централизованная, когда все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок, регистрации, поэтому является наиболее эффективной;

децентрализованная, которая предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях);

смешанная, когда часть документов с учетом специфики предприятия регистрируется централизованно, а другая - в структурных подразделениях.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в организации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как письменные, так и печатные документы.

Документы регистрируются в карточках учета или при помощи электронного журнала. При регистрации обязательны следующие реквизиты: автор документа (корреспондент); название документа; дата; регистрационный номер; краткое содержание; резолюция руководителя; дата фактического исполнения документа; отметка о направлении документа в дело; подпись исполнителя, подтверждающая указание о наличии приложения, указание о промежуточных сроках исполнения, о переносе сроков исполнения; отметка о прохождении документа; оценка исполнения;

срок хранения документа.

Документы в организации регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания, отправляемые - в день их отправления.

Отдельно регистрируются: постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, служебная переписка, решения коллегий и др.

Регистрация документов осуществляется службой ДОУ или секретарем на малом предприятии.

5. Контроль и исполнение документов

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль за исполнением документа возлагается на секретаря, если это малое предприятие.

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа или с даты поступления.

Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок.

Сроки исполнения документов бывают типовыми и индивидуальными. Типовые сроки устанавливают с помощью законов Российской Федерации и других стран, указами Президента, правительственными нормативными актами. Это касается рассмотрения жалоб, заявлений и предложений граждан, депутатских запросов. Сюда относятся подписанные документы, дожидающиеся окончательного введения в силу через заранее оговоренный срок, а также документы, подготовленные к переходу в архив и т.п. Типовые сроки устанавливают ведомства в подзаконных актах (определение сроков сдачи статистических и финансовых отчетов, предъявление претензий по качеству продукции и прочее). Некоторые сроки исполнения документов зафиксированы в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и выступают в качестве типовых (протоколы разногласий к договорам, исполнение писем, телеграмм и т.д.).

В конкретной организации могут быть установлены, типовые сроки для документов, не отраженных в законах и подзаконных нормативных актах.

После утверждения и включения в инструкцию по делопроизводству, эти сроки становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или в резолюции.

Изменение срока исполнения устанавливается руководителем. Изменения вносятся в регистрационную карточку.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, проработки вопросов, подготовки сообщений. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

6. Справочно-информационная база

Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах учреждения. Секретарь-референт (в крупном учреждении служба информационно-документационного обеспечения управления) на основе этого банка данных обязан в течение несколько минут ответить на вопросы двух типов:

у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ и

в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - главнейшая задача секретаря (службы ДОУ). И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.

Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.

Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Хорошо также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая строится по тематическому принципу.

6. Документирование хозяйственных операций

Начальным этапом бухгалтерского учета является сплошное документирование всех хозяйственных операций путем составления первичных учетных документов. Малые предприятия применяют для документирования хозяйственных операций формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, ведомственные формы, а также самостоятельно разработанные бланки, содержащие соответствующие обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Форма такого документа должна быть утверждена в приказе об учетной политике. Записи о совершенных хозяйственных операциях производятся в регистрах бухгалтерского учета строго на документальной основе. Обязательные реквизиты первичных учетных документов - наименование документа (формы), код формы; - дата составления; - наименование организации, от имени которой составлен документ; - содержание хозяйственной операции; - измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); - наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Печатью должны заверяться те документы, для которых это предусмотрено законодательством (например, квитанция к приходному кассовому ордеру), учетной политикой или соглашением сторон. Внесение исправлений в первичные документы. Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. В другие документы исправления вносят только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы. Это означает, что данные лица должны поставить подписи, а также дату внесения исправлений. Право подписи первичных документов Руководитель предприятия по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы. Этот перечень руководитель может утвердить отдельным распоряжением либо в качестве приложения к приказу об учетной политике.

УТВЕРЖДАЮ Директор предприятия ________________________ наименование предприятия _________/__________/_ подпись ФИО Перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов на предприятии. Вводится с 01 января _________года
Наименование документа	Полномочия работника, которому предоставлено право подписи	Должность и фамилия работника