Книги учета доходов и расходов (таблиц и справки)

Правила заполнения разд. I "Доходы и расходы" Книги учета доходов и расходов приведены в п. п. 2.1 - 2.11 Порядка заполнения.

Раздел состоит из четырех таблиц и справки к разд. I.

Таблицы разд. I предназначены для хронологического отражения операций налогоплательщика, в результате которых он получил доходы или понес расходы, учитываемые при исчислении "упрощенного" налога.

Таблиц четыре - по одной для каждого квартала налогового периода. Таким образом, в каждом новом квартале в разд. I вашей Книги учета доходов и расходов будет добавляться новая таблица. Ее форма будет зависеть от того, о каком отчетном (налоговом) периоде идет речь (I квартал, полугодие, 9 месяцев, год).

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

Фрагмент разд. I

I. Доходы и расходы

Регистрация	Сумма
N п/п	дата и номер первичного документа	содержание операции	доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы	расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы
Итого за I квартал

I. Доходы и расходы

Регистрация	Сумма
N п/п	дата и номер первичного документа	содержание операции	доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы	расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы
Итого за II квартал
Итого за полугодие

I. Доходы и расходы

Регистрация	Сумма
N п/п	дата и номер первичного документа	содержание операции	доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы	расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы
Итого за III квартал
Итого за 9 месяцев

I. Доходы и расходы

Регистрация	Сумма
N п/п	дата и номер первичного документа	содержание операции	доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы (руб.)	расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы (руб.)
Итого за IV квартал
Итого за год

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

Как видим, все таблицы имеют схожую форму. Заполняются они также схожим образом. Отличие заключается только в порядке заполнения последних итоговых строк каждой таблицы.

Рассмотрим общие правила заполнения таблиц разд. I по графам.

Графа	Что указывается
Регистрация
	Порядковый номер регистрируемой операции (п. 2.1 Порядка заполнения). Обратите внимание! Хотя это прямо и не указано в Порядке заполнения, полагаем, что нумерация по всем таблицам разд. I должна быть сквозная. То есть если номер последней операции за I квартал, например, 102, то во II квартале первым в графе 1 следует указать номер 103. Это связано с тем, что налоговая база по "упрощенному" налогу рассчитывается нарастающим итогом (п. 5 ст. 346.18 НК РФ) и при расчете значения по строкам "Итого за (полугодие, 9 месяцев или год)" учитываются данные по всем операциям с начала года до соответствующей отчетной даты
	Дата и номер первичного документа, на основании которого осуществлена регистрируемая операция (п. 2.2 Порядка заполнения). Определение первичного документа в налоговом законодательстве отсутствует. Поэтому для целей заполнения Книги учета доходов и расходов целесообразно ориентироваться на правила составления бухгалтерских первичных документов, которые закреплены в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". На это указывает и Минфин России в Письме от 21.06.2007 N 03-11-05/135 <*>. Поскольку для исчисления "упрощенного" налога имеет значение дата оплаты, а не дата совершения самой операции (п. п. 1, 2 ст. 346.17 НК РФ), а оплата, как правило, осуществляется в денежной форме, в графе 2 в качестве первичных документов чаще всего будут указываться приходные и расходные документы, которые подтверждают факт получения или перечисления (передачи) денежных средств: выписки банка, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, квитанции к приходным кассовым ордерам, кассовые и товарные чеки и др. (Письма Минфина России от 18.05.2012 N 03-11-06/2/69, от 07.07.2011 N 03-11-11/172, от 18.01.2010 N 03-11-11/03<**>). Ранее Минфин России в одном из писем разъяснял, что при отражении в Книге учета доходов и расходов хозяйственной операции, связанной с получением налогоплательщиком платы за оказанные им услуги, в графе 2 нужно указать номер и дату платежного поручения, по которому контрагентом перечислена сумма оплаты (Письмо от 09.08.2006 N 03-11-04/2/159) <**>. Обратите внимание! Порядок заполнения не требует указывать в графе 2 также и наименование первичного документа. Поэтому формально вы должны указать реквизиты, например, платежного поручения от 1 апреля 2013 г. N 64 так: "01.04.2013, N 64". Однако мы все же рекомендуем дополнять эти данные наименованием документа. Это поможет вам избежать дополнительных вопросов со стороны налоговых органов
	Содержание регистрируемой операции (п. 2.3 Порядка заполнения). Например: "Получена оплата по договору поставки от 12.04.2013 N 35", "Оплачены материалы для ремонта", "Списана на расходы часть стоимости основных средств" и т.п.
Сумма
	В данной графе отражаются (п. 2.4 Порядка заполнения): - доходы от реализации, определяемые в соответствии со ст. 249 НК РФ; - внереализационные доходы, определяемые в соответствии со ст. 250 НК РФ. Указанные доходы нужно отражать в Книге учета доходов и расходов на день поступления денежных средств на счет или в кассу, получения иного имущества или имущественных прав, а также погашения задолженности (оплаты) иным способом (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). А при расчетах векселями - на день оплаты векселя или передачи его третьему лицу (абз. 2 п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Примечание Подробнее о том, в какой момент следует признавать и отражать в Книге учета доходов и расходов указанные виды доходов, читайте в разд. 4.1 "Момент (дата) признания доходов по кассовому методу учета". Если вам по каким-то причинам пришлось вернуть покупателю (заказчику) предоплату (аванс), которую вы ранее учли в доходах по графе 4 Книги учета доходов и расходов, то на сумму возврата вы можете уменьшить свои доходы (абз. 3 п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Отразить уменьшение доходов следует так: на дату перечисления суммы предоплаты обратно покупателю в Книге учета доходов и расходов делается запись об операции по возврату предоплаты. При этом сумма возвращенной предоплаты указывается в графе 4 разд. I как доход, но со знаком "минус" (например, если предоплата поступила в размере 5000 руб., то при возврате в графе 4 делаем запись "-5000"). Организации, которые перешли на УСН с общей системы налогообложения и ранее при исчислении налога на прибыль использовали метод начислений, в данной графе отражают также суммы денежных средств, полученные до перехода на УСН по договорам, исполнение которых осуществляется уже после перехода на "упрощенку". Такие доходы нужно отражать в Книге учета доходов и расходов на день перехода на УСН (пп. 1 п. 1 ст. 346.25 НК РФ). Примечание Подробнее о порядке признания доходов при переходе на УСН с общего режима налогообложения читайте в разд. 11.1.1.1 "Доходы". Не указываются в данной графе доходы, которые не учитываются при определении базы по "упрощенному" налогу (п. 1.1 ст. 346.15, пп. 3 п. 1 ст. 346.25 НК РФ). Перечень таких доходов см. в разд. 3.4 "Доходы, которые учитываются (облагаются) при УСН. Поступления, которые доходами не являются"
	Расходы, которые поименованы в п. 1 ст. 346.16 НК РФ (п. 2.5 Порядка заполнения). Перечень видов расходов, которые могут быть указаны в графе 5, закрытый. Он приведен в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Все они должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252, абз. 1 п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Примечание Не отражаются в Книге учета доходов и расходов затраты, понесенные в связи с осуществлением деятельности, облагаемой ЕНВД (п. 8 ст. 346.18, п. 7 ст. 346.26 НК РФ, п. 2 Письма Минфина России от 29.10.2004 N 03-06-05-04/40). По нашему мнению, не должны включаться в Книгу учета доходов и расходов затраты, относящиеся к деятельности, переведенной на патентную систему налогообложения. К некоторым видам расходов предъявляются специальные требования (абз. 2 п. 2 и п. п. 3 и 4 ст. 346.16 НК РФ). По общему правилу расходы нужно отражать на дату их фактической оплаты, т.е. в день полного погашения обязательств налогоплательщика перед своим контрагентом (абз. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). В то же время отдельные виды расходов признаются в особом порядке. Речь идет о следующих видах расходов: - материальные расходы, расходы на оплату труда, расходы на оплату процентов по заемным средствам, расходы на оплату услуг третьих лиц; - расходы по оплате товаров, приобретенных для реализации; - расходы на уплату налогов и сборов; - расходы на приобретение (сооружение, изготовление), достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств, а также расходы на приобретение (создание) нематериальных активов; - при расчетах векселями. Эти виды расходов следует отражать в графе 5 с учетом особенностей, установленных пп. 1 - 5 п. 2 ст. 346.17 НК РФ. Примечание Подробнее о том, в какой момент следует признавать и отражать в Книге учета доходов и расходов указанные виды расходов, читайте в разд. 4.2 "Момент (дата) признания расходов по кассовому методу учета (при объекте налогообложения "доходы минус расходы")". Существуют также особенности признания расходов при переходе на УСН с иных режимов налогообложения (п. п. 1, 2.1, 4 и 6 ст. 346.25 НК РФ). Примечание Подробнее о том, как следует признавать расходы переходного периода, читайте в разд. 11.1.1.2 "Расходы". Каждый из перечисленных в п. 1 ст. 346.16 НК РФ видов расходов нужно отражать в Книге учета доходов и расходов отдельной строкой. В частности, если вы приобрели товары и при этом уплатили поставщику НДС, то в графе 5 разд. I нужно отразить отдельно стоимость товаров (без НДС) и отдельно сумму уплаченного НДС. Основание - пп. 8, 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ

--------------------------------

<*> Данные разъяснения чиновников даны в отношении прежней формы Книги учета доходов и расходов и Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Однако полагаем, что вывод, изложенный в указанном Письме, применим и в настоящее время.

<**> Указанные разъяснения Минфина России даны в отношении прежних форм Книги учета доходов и расходов. Однако полагаем, что данные выводы актуальны и в настоящее время.

Каждая таблица разд. I заканчивается итоговыми строками. Они заполняются по окончании соответствующего отчетного (налогового) периода, по которому заполнялась таблица. При этом итоговые значения указываются только по графам 4 и 5 таблиц.

Разберем, что следует указывать по данным строкам в каждой из таблиц.

Строка	Что указывается
Графа 4	Графа 5
Таблица 1 (ведется в I квартале)
Итого за I квартал	Сумма доходов, признанных в I квартале: сумма всех значений, отраженных в графе 4 таблицы 1 разд. I	Сумма расходов, признанных в I квартале: сумма всех значений, отраженных в графе 5 таблицы 1 разд. I
Таблица 2 (ведется во II квартале)
Итого за II квартал	Сумма доходов, признанных во II квартале: сумма всех значений, отраженных в графе 4 таблицы 2 разд. I	Сумма расходов, признанных во II квартале: сумма всех значений, отраженных в графе 5 таблицы 2 разд. I
Итого за полугодие	Сумма доходов, признанных в I полугодии нарастающим итогом с начала года: значение графы 4 по строке "Итого за I квартал" таблицы 1 разд. I + значение графы 4 по строке "Итого за II квартал" таблицы 2 разд. I	Сумма расходов, признанных в I полугодии нарастающим итогом с начала года: значение графы 5 по строке "Итого за I квартал" таблицы 1 разд. I + значение графы 5 по строке "Итого за II квартал" таблицы 2 разд. I
Таблица 3 (ведется в III квартале)
Итого за III квартал	Сумма доходов, признанных в III квартале: сумма всех значений, отраженных в графе 4 таблицы 3 разд. I	Сумма расходов, признанных в III квартале: сумма всех значений, отраженных в графе 5 таблицы 3 разд. I
Итого за 9 месяцев	Сумма доходов, признанных за 9 месяцев нарастающим итогом с начала года: значение графы 4 по строке "Итого за полугодие" таблицы 2 разд. I + значение графы 4 по строке "Итого за III квартал" таблицы 3 разд. I	Сумма расходов, признанных за 9 месяцев нарастающим итогом с начала года: значение графы 5 по строке "Итого за полугодие" таблицы 2 разд. I + значение графы 5 по строке "Итого за III квартал" таблицы 3 разд. I
Таблица 4 (ведется в IV квартале)
Итого за IV квартал	Сумма доходов, признанных в IV квартале: сумма всех значений, отраженных в графе 4 таблицы 4 разд. I	Сумма расходов, признанных в IV квартале: сумма всех значений, отраженных в графе 5 таблицы 4 разд. I
Итого за год	Сумма доходов, признанных в налоговом периоде нарастающим итогом с начала года: значение графы 4 по строке "Итого за 9 месяцев" таблицы 3 разд. I + значение графы 4 по строке "Итого за IV квартал" таблицы 4 разд. I	Сумма расходов, признанных в налоговом периоде нарастающим итогом с начала года: значение графы 5 по строке "Итого за 9 месяцев" таблицы 3 разд. I + значение графы 5 по строке "Итого за IV квартал" таблицы 4 разд. I

Справка к разд. I заполняется по итогам налогового периода. В ней обобщаются данные о налоговой базе по "упрощенному" налогу за год.

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

Фрагмент разд. I

Справка к разделу I:

010 Сумма полученных доходов за налоговый период __________

020 Сумма произведенных расходов за налоговый период __________

030 Сумма разницы между суммой уплаченного минимального налога

и суммой исчисленного в общем порядке налога за предыдущий

налоговый период __________

Итого получено:

040 - доходов

(код стр. 010 - код стр. 020 - код стр. 030) __________

041 - убытков

((код стр. 020 + код стр. 030) - код стр. 010) __________

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

Рассмотрим порядок заполнения справки построчно.

Строка	Что указывается
	Сумма полученных налогоплательщиком доходов за налоговый период. Значение стр. 010 = значение гр. 4 по строке "Итого за год" разд. I (п. 2.7 Порядка заполнения)
	Сумма произведенных налогоплательщиком расходов за налоговый период. Значение стр. 020 = значение гр. 5 по строке "Итого за год" разд. I (п. 2.8 Порядка заполнения)
	Разница между суммой уплаченного за прошлый год минимального налога <*> и суммой "упрощенного" налога, которую вы сами рассчитали к уплате за прошлый год (п. 2.9 Порядка заполнения). Значение строки 030 Книги учета доходов и расходов рассчитывается так: стр. 030 Книги учета доходов и расходов на истекший налоговый период = стр. 270 разд. 2 налоговой декларации по "упрощенному" налогу за прошлый налоговый период - стр. 260 разд. 2 налоговой декларации по "упрощенному" налогу за прошлый налоговый период
Итого получено
	Налоговая база за налоговый период, т.е. доходы, уменьшенные на величину расходов (п. 2.10 Порядка заполнения). Значение строки 040 рассчитывается следующим образом: стр. 040 = стр. 010 - стр. 020 - стр. 030. Если в результате расчетов получилось отрицательное число, в строке 040 оно не отражается
	Сумма убытков, которые получены налогоплательщиком за налоговый период (п. 2.11 Порядка заполнения). Значение строки 041 рассчитывается следующим образом: стр. 041 = стр. 020 + стр. 030 - стр. 010. Если в результате расчетов получилось отрицательное число, в строке 041 оно не отражается

--------------------------------

<*> Напомним, что минимальный налог вы уплачиваете, когда сумма исчисленного в общем порядке "упрощенного" налога по итогам года составила менее 1% от суммы полученных за год доходов (п. 6 ст. 346.18 НК РФ).

В следующих налоговых периодах вы вправе учесть образовавшуюся разницу между исчисленным вами налогом и уплаченным минимальным налогом в расходах по "упрощенному" налогу. В том числе увеличить убытки, которые потом можно списать на расходы по правилам п. 7 ст. 346.18 НК РФ (они отражаются в разд. III Книги учета доходов и расходов).

Добавим, что в НК РФ нет положений о том, что учесть в расходах образовавшуюся разницу можно только по итогам налогового периода (абз. 4 п. 6 ст. 346.18 НК РФ). Однако форма Книги учета доходов и расходов и Порядок заполнения составлены таким образом, что по-другому отразить в расходах указанную разницу вы не сможете (п. п. 2.5, 2.9 - 2.11 Порядка заполнения).