Учет кассовых операций и денежных документов

Все производственные предприятия обязаны хранить свои де­нежные средства на расчетных счетах в учреждениях банка. В то же время им разрешено незначительные суммы денежной наличности, необходимые для текущих расходов, оставлять в своих кассах.

Учет денежных средств в кассе осуществляется в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40.

Для расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Веде-

Глава X. Учет денежных средств

ние наличных расчетных операций разрешено в пределах установ­ленного лимита. В настоящее время предельная сумма расчетов ме­жду юридическими лицами по одной сделке не должна превышать 60 000 руб.

Организации могут иметь в своих кассах наличные деньги в пре­делах лимитов, установленных банками, по согласованию с руково­дителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются. Всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе организации обязаны сда­вать в банк в порядке и сроки, согласованные с ним.

Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по со­гласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельско­хозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. В то же время запрещено накапливать в кассе наличные деньги сверх ус­тановленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.

Хранить в кассе наличные деньги (сверх установленных лими­тов) можно только для оплаты труда, выплаты пособий по социаль­ному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и прирав­ненных к ним местностях, — до пяти дней), включая дату получе­ния денег в банке.

Из кассы деньги могут быть выданы под отчет на хозяйствен­но-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геоло­го-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организа­ций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и нахо­дящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сро­ки, определяемые их руководителями.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со слу­жебными командировками, производится в пределах сумм, причи­тающихся командированным лицам на эти цели. Деньги выдаются при условии полного отчета данного лица по ранее выданному ему авансу. Передача этих денег другим лицам запрещается. Лица, полу­чившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабо­чих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию пред­приятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Бухгалтерский учет

Кассовые операции выполняет кассир, который назначается на эту должность приказом руководителя производственного предпри­ятия. После издания приказа (решения, постановления) о назначе­нии кассира на работу руководитель предприятия обязан под рас­писку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством несет полную материальную ответственность за сохранность всех приня­тых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в ре­зультате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходи­мости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руково­дителя предприятия (решению, постановлению). С этим работни­ком заключается договор о полной материальной ответственности.

Если кассир оставит работу внезапно (болезнь и т. д.), находя­щиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитывает дру­гой кассир, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или в присутствии комиссии из лиц, назна­ченных руководителем предприятия. О результатах пересчета и пе­редачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

Кассу необходимо специально оборудовать. Это должно быть изо­лированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и вре­менного хранения наличных денег. Двери в кассу во время совершения операций следует запирать с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Руководитель отвечает за обеспечение сохранности денег в по­мещении кассы, а также при доставке их из банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность де­нежных средств при их хранении и транспортировке, они несут от­ветственность в установленном законодательством порядке.

Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранят­ся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдель­ных случаях — в комбинированных и обычных металлических шка­фах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и

Глава X. Учет денежных средств

опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготав­ливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и т.д. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал их проверяет комиссия, назначаемая руково­дителем предприятия; результаты проверки фиксируются в акте. При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сооб­щает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не при­надлежащих данному предприятию, запрещается.

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных ре­шеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, две­рей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руко­водителю предприятия, который сообщает о происшествии в орга­ны внутренних дел и принимает меры для охраны кассы до прибы­тия их сотрудников. Руководитель, главный бухгалтер (лица, их заменяющие), а также кассир предприятия, получив разрешение органов внутренних дел, проверяют наличие денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций.

О ее результатах составляется акт в четырех экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый эк­земпляр акта передается в органы внутренних дел, второй отсылается в страховую компанию, третий — в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый экземпляр остается у предприятия.

Кассовые операции оформляют специальными документами — ордерами. Прием наличных денег в кассу оформляют приходным кассовым ордером формы № КО-1, подписанным главным бухгал­тером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряже­нием руководителя предприятия.

О приеме денег лицу, сдавшему их, выдается квитанция к при­ходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера (лица, на это уполномоченного) и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата; сам же приходный ордер остается в кассе.

Бухгалтерский учет

Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам формы № КО-2 или другим надлежа­ще оформленным документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложени­ем на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руко­водителем, главным бухгалтером предприятия (лицами, на это уполномоченными).

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ор­дерам документах, заявлениях, счетах имеется разрешительная над­пись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассо­вых ордерах необязательна.

Заготовительные организации могут выдавать наличные деньги сдатчикам сельскохозяйственной продукции и сырья; при этом по окончании рабочего дня они составляют общий расходный кассо­вый ордер на все выданные за день суммы по заготовительным кви­танциям.

В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной за­работной платы составляют один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-пла-тежной) ведомости. При выдаче денег по расходному кассовому ор­деру или заменяющему его документу кассир должен потребовать у лица предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записать наименование и но­мер документа, данные о том, кем и когда он выдан, получить под­пись этого лица.

Если заменяющий расходный кассовый ордер документ состав­лен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъ­являют указанные документы и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в этом случае данные доку­мента, удостоверяющего личность, не записываются.

На предприятии деньги из кассы можно получить и по удостове­рению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фо­тографии и подписи владельца. Расписка в получении денег должна быть сделана собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью, копеек — циф­рами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ве­домости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе пред­приятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписы-

Глава X. Учет денежных средств

ваемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров (например, договора строитель­ного подряда).

Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации послед­ствий стихийных бедствий, может производиться также по ведомо­сти. Ведомости при этом составляются отдельно по каждой органи­зации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются подписями: руководителя и главного бухгалтера пред­приятия — организатора работ; уполномоченного соответствующей организации.

Если деньги выдаются по доверенности, оформленной в уста­новленном порядке, в тексте расходного кассового ордера после фа­милии, имени и отчества получателя денег необходимо указывать фамилию, имя и отчество лица, которому доверено их получение. Если деньги выдаются по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Разовые доверен­ности остаются в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и т.д.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связан­ные со служебными командировками, нескольким лицам.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты по­собий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фами­лий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить
штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости указать
фактически выплаченные и подлежащие депонированию суммы,
сверить их с общим итогом по платежной ведомости и поставить

Бухгалтерский учет

свою подпись. Если деньги выдавались не кассиром, а другим ли­цом (раздатчиком), то на ведомости дополнительно делается над­пись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кас­сиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и
поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №______».

Бухгалтерия проверяет отметки, сделанные кассиром в платеж­ных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчитывает выданные и депонированные по ним суммы. Депонированные суммы сдаются в банк, и на них составляется один общий расходный кассовый ордер.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расход­ные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть за­полнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основа­ние для их составления, перечисляются прилагаемые к ним докумен­ты. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров (заменяющих их документов) на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может про­изводиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров (за­меняющих их документов) кассир обязан проверить:

а) наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, а на рас­ходном кассовом ордере — наличие разрешительной надписи (под­писи) руководителя предприятия;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кас­сир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформ­ления. Приходные и расходные кассовые ордера (заменяющие их документы) немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы пога­шаются штампом или надписью: приходные — «Получено», расход­ные — «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

До передачи в кассу приходные и расходные кассовые ордера регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов формы № К.О-3. Расходные кассо­вые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ве-

Глава X. Учет денежных средств

домостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Наряду с выпиской перечисленных оправдательных документов все поступления и выдачи наличных денег учитывают в кассовой книге формы № КО-4. Кассовая книга должна быть пронумерова­на, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись: «В этой книге пронумеровано и прошнуровано л истов». Общее количество прошнурованных листов заве­ряется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: од­на из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) — как вто­рой экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копироваль­ную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые эк­земпляры листов имеют одинаковые номера. Первые экземпляры остаются в кассовой книге. Вторые должны быть отрывными. Они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне не­отрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Пред­варительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по гори­зонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кас­сира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заме­няющего.

Записи в кассовую книгу должны производиться сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заме­няющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кас­се на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Кассовая книга может вестись автоматизированным способом; при этом формируется ведомость «Вкладной лист кассовой книги» с указанием всех обязательных реквизитов, характерных для данного учетного регистра. Одновременно с ней составляется ведомость

Бухгалтерский учет

«Отчет кассира» с прилагаемыми к нему первичными кассовыми документами. Обе названные ведомости по существу имеют одина­ковое содержание и назначение, аналогичное кассовой книге. Ну­мерация листов кассовой книги в этих ведомостях осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала отчетного года. По ис­течении месяца в ведомости «Вкладной лист кассовой книги» автома­тически печатается общее количество листов кассовой книги за каж­дый месяц, а в конце отчетного периода — общее количество за год.

Кассир после получения ведомостей «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составле­ния указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бух­галтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства пользования ведо­мости «Вкладной лист кассовой книги» кассир хранит отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необ­ходимости) эти ведомости брошюруются в хронологическом поряд­ке. Общее количество листов за год заверяется подписями руково­дителя и главного бухгалтера организации, и книга сдается в архив.

Бухгалтер, принимающий кассовый отчет от кассира, проверяет его и расписывается в кассовой книге. Принятый отчет кассира под­вергают бухгалтерской обработке.

Бухгалтерская обработка отчета заключается в тщательной про­верке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствия записей в отчете данным прилагаемых к нему документов, подсчета итогов операций за день и остатка на на­чало и конец рабочего дня. Должны быть сверены суммы получен­ной и сданной в банк наличности с соответствующими выписками банка по расчетному и другим счетам организации. После проверки кассового отчета в нем проставляются номера корреспондирующих счетов в специальных графах, отведенных для этой цели.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. Все производственные предприятия не реже одного раза в квартал обязаны проводить внезапную ревизию кассы с полным полистным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих органи­зации, запрещается, и при их обнаружении деньги считаются из­лишками. Расписки на выданные сумму наличными, не оформлен­ные расходными кассовыми ордерами, в остаток кассовой налично­сти не включаются.

Глава X. Учет денежных средств

Результаты ревизии кассы оформляются актом установленной формы. Выявленные излишки наличности приходуются в доход ор­ганизации. В случае выявления недостач их суммы подлежат взы­сканию с материально ответственного лица (кассира).

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе орга­низации используется активный счет 50 «Касса», по дебету которого отражается остаток денежных средств и денежных документов в кассе, а также все суммы поступления наличных денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту — суммы выданных наличных денежных средств и денежных документов.

Счет 50 «Касса» имеет следующие субсчета: 1 «Касса организа­ции», 2 «Операционная касса», 3 «Денежные документы».

Выделение субсчетов к счету 50 объясняется необходимостью формирования информации об обороте наличных денежных средств в зависимости от специфики функционирования организации.

Субсчет 1 «Касса организации» применяется для учета движе­ния денежных средств в кассе.

Субсчет 2 «Операционная касса» используется организациями, в составе которых есть территориально обособленные структурные подразделения (почтовые отделения, железнодорожные кассы, при­стани, приемные пункты службы быта и др.). Эти подразделения осу­ществляют наличные денежные расчеты за выполненные работы (ус­луги) с физическими и юридическими лицами по счетам, квитанци­ям и другим расчетным документам. Такой же субсчет применяется торговыми организациями, которые осуществляют расчеты с населе­нием за проданные товары с применением кассовых аппаратов. В этих случаях получение денежных средств фиксируется в книге кассира-операциониста, открываемой на каждую контрольно-кассо­вую машину. В ней отражаются показания счетчика и сумма, сданная старшему кассиру в конце дня; обе эти величины должны быть оди­наковыми, в противном случае выявляется излишек или недостача денежных средств в операционной кассе. При этом книга касси­ра-операциониста не заменяет кассового отчета организации. Обоб­щение сведений о приходе денежных средств за день (разница между показаниями счетчиков на начало и конец дня — выручка от прода­жи товаров) производится старшим кассиром. Оприходование вы­ручки главной кассой организации отражается в кассовом отчете.

Субсчет 3 «Денежные документы» используется для учета опла­ченных денежных документов — авиабилетов, санаторных путевок, почтовых, вексельных марок и марок государственной пошлины.

Бухгалтерский учет

Денежные документы оформляются аналогично денежным средст­вам в кассе организации по приходным и расходным кассовым ор­дерам, на основе которых составляется отчет о движении денежных документов. В этом отчете указывается, сколько и каких денежных документов поступило, их стоимость, а также какие денежные доку­менты выданы, кому и на какую сумму. Сведения отчета по оприхо­дованию и выдаче денежных документов используются для анали­тического учета, в качестве регистров которого может быть книга учета движения денежных документов по отдельным их видам. Вы­деление этой части кассовых операций в отдельный субсчет обу­словлено разнообразным составом денежных документов и их оцен­кой по сумме фактических затрат на приобретение.

Поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации отражается по дебету счета 50 «Касса» в корреспонден­ции с кредитом разных счетов. Выдача денежных средств и денеж­ных документов из кассы организации отражается по кредиту счета 50 «Касса» в корреспонденции с дебетом различных счетов.

В кассе организации в соответствии с действующим законода­тельством может храниться иностранная валюта, использование ко­торой предусматривается только на оплату командировочных расхо­дов за пределами Российской Федерации. Для учета иностранной валюты в кассе организации открываются дополнительные субсчета к счету 50 «Касса» с целью получения обособленных данных о дви­жении валюты по каждому ее виду. Получение валюты оформляется заявкой в уполномоченный банк, составленной на основании при­каза о служебной командировке работника организации и распоря­жения ее руководителя о норме суточных. При этом иностранная валюта выдается банком не ранее чем за 10 рабочих дней до даты выбытия сотрудника в командировку. Получение и выдачу ино­странной валюты оформляют приходными и расходными кассовы­ми ордерами, в которых указывается сумма в валюте платежа (дол­лары, евро и т.д.).

В кассовой книге движение иностранной валюты отражается в двух суммах: в рублях и в валюте расчетов. При этом согласно ПБУ 3/2000 иностранная валюта, находящаяся в кассе, подлежит пере­счету в рубли по официальному курсу ЦБ РФ. Такой пересчет осу­ществляется на дату совершения операции с иностранной валютой (ее оприходования или выдачи), на дату составления бухгалтерской отчетности.

Глава X. Учет денежных средств

В результате изменения курса иностранных валют по отноше­нию к рублю за период нахождения валюты в кассе возникают кур­совые разницы. Если имеют место положительные их значения, то оформляется бухгалтерская запись:

дебет счета 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте»,

кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».

При отрицательном значении курсовых ризниц — запись:

дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»,

кредит счета 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте».

В целях контроля за использованием иностранной валюты в кассе организации ведется аналитический учет по каждому ее виду в карточках, ведомостях и др.