Порядок признания представительских расходов

В налоговом учете представительские расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ.

При этом абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ предусмотрено, что представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Таким образом, для целей налогообложения прибыли представительские расходы являются нормируемыми.

Стоимость проведения представительского мероприятия организация может оплачивать как непосредственно со своего расчетного счета, так и через подотчетное лицо, которому соответствующие денежные средства выданы под отчет.

Если имеет место безналичный расчет, то порядок признания представительских расходов зависит от того, какой метод определения доходов и расходов использует организация.

Так, при применении метода начисления расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

При применении кассового метода затраты признаются расходами после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Если оплата производится подотчетным лицом, то при применении метода начисления датой осуществления представительских расходов признается дата утверждения авансового отчета. Об этом говорится в пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Каких-либо особенностей признания представительских расходов при кассовом методе НК РФ не устанавливает. На наш взгляд, представительские расходы, которые понесены организацией, применяющей кассовый метод, через подотчетное лицо, также следует признавать на день утверждения авансового отчета.

Напомним, что форму этого первичного учетного документа организация разрабатывает самостоятельно (ст. 9 Закона N 402-ФЗ), однако можно использовать и унифицированную форму N АО-1, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, закрепив соответствующие положения в учетной политике.

Независимо от применяемого организацией метода определения доходов и расходов в налоговой декларации по налогу на прибыль организаций (форма по КНД 1151006, утвержденная Приказом ФНС России от 22.03.2012 N ММВ-7-3/174@) сумма представительских расходов формирует показатель строки 040 Приложения N 2 к листу 02.

В бухгалтерском учете представительские расходы признаются расходами по обычным видам деятельности как коммерческие расходы (п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, такие расходы отражаются по дебету счета 44 "Расходы на продажу". Они не нормируются и могут включаться в затраты полностью в том отчетном периоде, к которому они относятся, если это предусмотрено учетной политикой организации (п. п. 9, 20 ПБУ 10/99).