Основные понятия и термины. Организация – процесс, деятельность по созданию или усовершенствованию взаимосвязей между частями и элементами с целью внесения упорядоченности и повышения

ЛЕКЦИЯ

Организация – процесс, деятельность по созданию или усовершенствованию взаимосвязей между частями и элементами с целью внесения упорядоченности и повышения эффективности.

Структу́ра (от лат. structūra — «строение»), внутреннее устройство чего-либо.

Организационная структура (англ. Organizational structure) — совокупность способов, посредством которых процесс труда сначала разделяется на отдельные рабочие задачи, а затем достигается координация действий по решению этих задач. По сути дела, организационная структура определяет распределение ответственности и полномочий внутри организации.

Структура предприятия устанавливается исходя из:

– объёма и содержания задач, решаемых этим предприятием;

– направленности и интенсивности информационных и документационных потоков;

– материальных возможностей;

– масштабности предприятия;

– сложности процесса изготовления выпускаемой продукции.

В соответствии с этим, каждое промышленное предприятие расчленяется как на крупные подразделения: цехи, производства, хозяйства, так и на более мелкие подразделения: участки, отделения, рабочие места.

Поэтому, можно считать, что производственная структура — часть общей структуры предприятия и представляет собой состав и взаимосвязи основных и вспомогательных производственных подразделений. (См. рис)

Рисунок – Упрощенная схема производственной

структуры предприятия

Первичной структурной единицей предприятия является рабочее место. Группы рабочих мест объединяется в производственный участок.

Таким образом, организационно-производственные структуры объединяют в себя как производственную (основные и вспомогательные производственные подразделения, необходимые для выполнения технологического процесса), так и организационную (труд людей) составляющие, т.е. их основная задача – организация трудового процесса внутри производственных звеньев промышленного предприятия, а именно создание системы управления для наиболее успешного достижения ранее поставленной цели (создание качественной, конкурентоспособной продукции в достаточном количестве, в срок, с наименьшими затратами и наибольшей выгодой для производителя).

Управлять всем и сразу не возможно.

Организационно-производственная структура (ОПС) транспорта – это внутреннее устройство транспортной отрасли как совокупности предприятий, предоставляющих услуги по перевозке грузов и пассажиров, а также обслуживанию этих перевозок. Выделяют автотранспортную ОПС, авиатранспортную ОПС, водную ОПС, железнодорожную ОПС, трубопроводную ОПС.

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ ТРАНСПОРТОМ

Разновидности организационных структур

Выделяют следующие разновидности организационных структур:

(Р — руководящие органы; Ф — функциональные органы; И — исполнительные органы). Критериемнаиболее популярной типологииорганизационных структур является распределение ответственности.

Патриархальная:

Патриархальная структура на транспорте применялась на ранних стадиях развития транспортного производства, когда транспорт еще не выделился в самостоятельную отрасль экономики, перевозки носили нерегулярный, случайный характер и выполнялись в сравнительно небольших масштабах. Руководство такими перевозками осуществлял сам хозяин, владелец транспортных средств. Часто в качестве таковых выступали представители купечества, владевшие не только товаром, но и транспортом — гужевым с соответствующими атрибутами (телеги, сани), морскими парусными и весельными судами, а позже пароходами. Надо сказать, что на транспорте патриархальные структуры оказались на редкость живучими. Даже сейчас в ряде зарубежных стран с развитой экономикой речной и автомобильный транспорт находится в ведении и под управлением многочисленных мелких частных владельцев, собственников небольших судов и автомобилей. Эксплуатация этих транспортных средств осуществляется силами одной семьи или группы родственников. Используется и наемный труд, однако функции управления выполняет хозяин, владелец транспорта. Разумеется, масштабы деятельности каждого такого частного транспортного производства весьма малы. В России эта структура хоть и находит своё распространение, но не на транспорте и не в таких масштабах.

Линейная :

При этой структуре работники разделяются на группы (звенья, бригады) и во главе каждой группы ставится начальник, осуществляющий руководство подчиненными по всем видам выполняемой ими работы. Начальники групп входят низовым элементом в линейную «иерархию начальников». Начальник каждой такой группы должен быть универсалом, хорошо знающим существо и особенности каждого вида деятельности, равно как и члены группы, что затрудняет подбор кадров.

Право отдавать распоряжения имеет только вышестоящая инстанция (Р). Соблюдение этого принципа должно обеспечивать единство управления.

Такая организационная структура выглядит в виде иерархической лестницы, т.е. каждый подчиненный имеет одного руководителя, а руководитель имеет несколько подчиненных. Два руководителя не могут непосредственно связываться друг с другом, они должны это сделать через ближайшую вышестоящую инстанцию. Такую структуру часто называют однолинейной.

Эффективность таких структур во многом зависит от квалификации начальника и характера производства.

Функциональная :

В связи с недостатками линейной структуры управления на транспорте широкое применение нашла иная, называемая функциональной, при которой упор делается на разделение труда по определенным функциям. Все специфические функции, общие для одного или нескольких производственных подразделений, при функциональном управлении передаются в ведение служб или отделов, специализирующихся на выполнении той или иной функции (или нескольких функций).

Слабым местом таких организационных структур является отсутствие единоначалия, так как производственный персонал получает распоряжения от нескольких лиц, причем распоряжения этих лиц подчас бывают противоречивы.

Достоинства функциональных структур состоят в возможности выдачи непосредственным исполнителям работ компетентных распоряжений функционерами – узкими специалистами по тем или иным вопросам.

Несмотря на то, что для всех видов транспорта функциональные структуры управления весьма характерны (особенно на уровне транспортных отраслей и объединений линейных предприятий — министерств, управлений железных дорог, морских и речных пароходств и пр.), они не могут в полной мере обеспечить эффективную работу транспорта. Это привело к образованию

Линейно-функциональных структур

(их иногда называют линейно-штабными).

По существу, такого рода структуры представляют собой синтез линейной и функциональной структур, позволяющий получить вполне определенный полезный эффект. Сущность линейно-функциональных структур заключается в том, что управление транспортным производством в этом случае осуществляется одновременно (и согласованно) линейным аппаратом и штабными (функциональными) службами. Линейный и функциональный персоналы, как правило, не подчинены друг другу.

Линейный аппарат несет ответственность за конечные результаты деятельности каждого производственного подразделения, а функциональные службы — за правильность планирования, методической помощи (рекомендации, консультации) и других услуг.

Линейный аппарат (начальники железных дорог, морских и речных пароходств, управлений гражданской авиации и др.) — это наиболее опытные администраторы и специалисты-универсалы, в то же время хорошо знающие прежде всего организацию перевозочного процесса, а функциональный аппарат (начальники служб движения, пассажирской, планово-экономической и др.) — инженеры — крупные специалисты в соответствующем виде деятельности (организация перевозочного процесса, планово-экономическая работа и др.), обладающие большим практическим опытом.

Руководители служб готовят для начальников дорог (пароходств, управлений гражданской авиации и пр.) глубоко продуманные и хорошо обоснованные предложения по вопросам деятельности этих служб с тем, чтобы линейный аппарат мог вполне ответственно и квалифицированно давать распоряжения руководителям производственных подразделений.

Специалисты функционального аппарата, как правило, не могут распоряжаться непосредственно линейными руководителями от своего имени, но обладают особой формой прав. Они готовят служебные инструкции, распоряжения, приказы, которые выпускаются от имени вышестоящих руководителей.

Функциональные службы и отделы на транспорте должны укомплектовываться инициативными, компетентными, творчески мыслящими работниками, постоянно занимающимися определенной узкой сферой деятельности транспорта и специализирующимися в этой, сравнительно ограниченной области знаний.

Выше были изложены некоторые общие положения по теоретическим схемам и принципиальным вопросам типизации организационных структур в сфере транспорта. Реальные организационные структуры на видах транспорта многообразны, сложны и отличаются от рассмотренных выше «чистых», теоретических схем, дающих лишь общее представление о принципиальных основах структуризации систем управления.

Итак, организационно-производственная структура транспорта (ОПСТ):

- это состав, взаимосвязь и соподчиненность подразделений и отдельных должностей, участвующих в выполнении движенческих, погрузочно-разгрузочных, упаковочных и весовых и т.д. работ;

- служит важным элементом организации труда в сфере транспорта, так как во многом определяет эффективность работы с грузом;

- выполняет оперативные задачи, носит подчиненный характер по отношению к стратегии промышленной организации;

- существенно зависит от объемов и структуры перевозок, характера производственных функций предприятия, принятого порядка работы, определяемого технологическим процессом, и других факторов.

Существует ряд общих требований, которым должна наиболее полно отвечать ОПСТ:

· простота и определенность в назначении (функциях) звеньев. Руководящие документы (положения о подразделениях и должностные инструкции) регламентируют деятельность каждого звена и понятны этому звену;

· соблюдение принципов единоначалия;

· иерархичность – функции вышестоящего звена сложнее, чем нижестоящего;

· при нарушении (ухудшении) работы текущего звена каждое из вышестоящих и нижестоящих звеньев получило информацию до того, как в этих звеньях произойдут нарушения. Прогнозирование ситуаций;

· рациональная соподчиненность звеньев и должностных лиц;

· связанность, т.е. целостность и непрерывность в ОПСТ как прямых, так и обратных связей (каналов), что обеспечивает надежное доведение принятых решений и команд до исполнителей и корректировку управления по достигнутым результатам;

· взаимозаменяемость звеньев производства при отсутствии дублирования и других видов избыточности (например, информационной).

Важно не потерять оперативную связь с производственным процессом, в противном случае возможно нарушение нормального хода перевозок.

ОПСТ состоит из звеньев производства. Звено производства – производственное подразделение или коллектив производственных работников. Звенья производства делятся на две группы: первая – грузовая (работа с грузами), вторая – сервисная (обслуживает инфраструктуру). Так как эти звенья увязаны между собой, то они представляют некоторую систему, для достойного функционирования которой необходимо управление.

Под термином «система» принято понимать целостное, упорядоченное множество элементов[1], связанных между собой взаимными отношениями[2]. «Управлением» же называется организация целенаправленных воздействий.

Как правило, выделяют этапы (стадии) управления:

- прогнозирование,

- планирование,

- оперативное руководство,

- учет, контроль,

- регулирование,

- организацию,

- стимулирование.

Любая система управления обладает характеристиками:

1) Делимость. Простейшее деление, это выделение управляющей и управляемой подсистем; субъекта и объекта, определение их функций.

Объектом управления могут быть: человек, группа людей, оборудование, подразделение предприятия, само предприятие, технологический процесс и т.д. Он осуществляет функции или действия для реализации поставленной перед ним цели, например, выполняет операции по перевозке грузов и пассажиров, ремонтирует ПС, заполняет перевозочные документы...

Орган управления (только человек или группа людей) является источником управленческих воздействий и обеспечивает нормальное функционирование объекта управления в соответствии с избранной целью.

▒ Директор-инженер; инженер-мастер; мастер-рабочий; рабочий-станок…

2). Многоуровненность (иерархичность). Каждая система состоит из подсистем. Каждая подсистема подчинена другой, вышестоящей подсистеме, но может рассматриваться как самостоятельная система.

▒ Станция по отношению к Дороге. Завод-район-цех-участок.

3). Множественность (эмерджентность). Поведение, свойства, элементов системы отличаются от свойств всей системы.

▒ Грузовой фронт – подготовка вагонов под погрузку, погрузка грузов, взвешивание, дозировка. Но грузовой фронт входит в производственную структуру транспорта, цель которого – перевозка грузов.

4). Динамичность. Система управления должна быть способна воспринимать извне управляющие воздействия и переходить в новое качественное состояние.

▒ Компьютеризация, модернизация, новая структура предприятия.

5). Устойчивость. Нечувствительность к некоторым неизбежным посторонним возмущениям. Закладывается при проектировании и разработки модели предприятия.

▒ Дублирующее оборудование, должностные обязанности.

6). Поликритериальность. Применение различных критериев эффективности для оценки достижения поставленной цели.

▒ Оценка работы по увеличению/уменьшению производительности, себестоимости, в рублях (прибыль), тоннах, вагонах (отгрузка), т·км…

Процесс управления реализуется на основе взаимодействия объекта управления (объекта) и органа управления (субъекта).

Взаимоотношения между органом и объектом управления строятся по законам обратной связи в рамках технологии процесса управления: орган управления получает информацию об объекте, анализирует (обрабатывает) ее, принимает решение и, при необходимости, формирует распорядительную информацию, передает ее на объект управления.

Контур а – внутреннее управление; б – внешнее управление

Рисунок – Взаимодействие органов управления

с управляемыми объектами

Обратная связь – информационный поток, направленный от объекта управления к субъекту. Она несёт информацию о фактическом состоянии объекта управления (поступление материалов, наполненность складов, исправность оборудования, укомплектованность рабочих мест…). Другими словами, элементом обратной связи является контроль, т.к. по этим данным производится корректировка норм, заданий, планов, ранее принятых решений.

Технология процесса управления осуществляется в три этапа:

1) Сбор, подготовка и передача информации о состоянии объектов;

2) Переработка полученной информации с целью выработки необходимых решений по управлению;

3) Выдача и доведение до исполнителей управляющих предписаний и различной распорядительной информации.

Таким образом, управление любым объектом, различаясь по своим целям, задачам и содержанию, представляет собой непрерывный циклический процесс, который осуществляется до тех пор, пока система функционирует.

Цикл управления имеет количественную и качественнуюхарактеристику.

Количественно цикл управления (Тц) характеризуется затратами времени на сбор информации (Tсб) о состоянии объекта, обработку этой информации (Тобр), передачу распорядительной информации (Тпер) и ее восприятие (Тв) объектом управления:

Тц=Тсб+Тобр+Тпер+Тв

Как видно из вышеперечисленного, чем качественнее и современнее каналы связи по сбору и передачи информации, тем меньше Тц. Более полно этому требованию отвечают компьютерные системы.

Качественная характеристика цикла управления отражает эффективность воздействия распорядительной информации на объект управления, т.е. то, насколько полезно выработанное управляющее (корректирующее) воздействие для достижения объектом управления поставленной цели.

Существует понятие критического времени цикла управления Тц.кр.,по истечении которого управление уже не будет эффективным: несвоевременное, запоздавшее решение по управлению равноценно ошибке. Величина Тц.кр непостоянна. Она зависит от технического оснащения системы и характера управляемого процесса. Чем выше уровень технического оснащения системы управления и чем динамичнее управляемый процесс, тем меньше величина Тц.кр и меньше продолжительность шага регулирования.

Если соблюдается условие Тц.кр < Тцто корректирующее воздействие имеет практическую ценность.

▒ Пример, авария на перегоне и сбой в графике движения других поездов, недопоставка сырья в течении 3-х дней.

Однако высокая оперативность управления сама по себе не обеспечивает требуемой эффективности воздействия на объект управления. Это связано с тем, что выработка корректирующего, управляющего воздействия часто представляет собой решение многовариантной задачи. В этом случае отрабатываются несколько возможных вариантов решений для корректирующего воздействия на объект управления, которые отличаются друг от друга эффектом воздействия. Обычно из нескольких вариантов решения требуется выбрать оптимальное, наиболее обоснованное с точки зрения конечного результата, решение.

Отсюда вытекают два важнейших требования, предъявляемых к управлению:

— повысить оперативность управления (непрерывное сокращение затрат времени на цикл управления, обеспечение условия Тц.кр < Тц);

— обеспечить принятие не какого-либо, а объективно обоснованного (оптимального) решения.

ИНФОРМАЦИЯ

Термин «информация» происходит от латинского слова «informatio» — разъяснение, изложение, осведомленность. Может быть истолкован как некоторое сообщение, уменьшающее или ликвидирующее неопределенность в некоторой области знаний. Есть ли различие в таких терминах, как обработка информации и обработка данных, передача информации и передача данных и т.д.?

Информация - это сведения о фактах, концепциях, объектах, событиях, идеях.

Данные - это информация, представленная в виде, пригодном для обработки автоматическими средствами при возможном участии человека.

При обмене информацией имеют место

• источник в виде объекта материального мира;

• приемник (потребитель) — человек либо какой-то материальный объект.

Понятие информации должно быть связано с определенным объектом, свойства которого она отражает, но она независима от носителя, поскольку возможны ее преобразование и передача по различным физическим средам с помощью разнообразных физических сигналов независимо от ее содержания (текст, голос, звук, рисунок, схема …).

Важно, чтобы информация для потребителя имела смысл. Поэтому выделяют такие аспекты информации, как прагматический, семантический и синтаксический.

► Прагматический [3] аспект связан с возможностью достижения поставленной цели с использованием получаемой информации. Информация должна иметь практическое значение.

▒ Информация на грузовом фронте о количестве вагонов, но не о грузе, его свойствах не будет эффективной.

► Семантический [4] аспект позволяет оценить смысл передаваемой информации и определяется семантическими связями между словами или другими смысловыми элементами языка.

▒ Корявая речь.

► Синтаксический [5] аспект информации связан со способом ее представления. В зависимости от реального процесса, в котором участвует информация (осуществляется ее сбор, передача, преобразование, отражение, представление, ввод или вывод), она представляется в виде специальных знаков, символов, диаграмм, звуков, цвета, которые должны быть сразу понятны оператору и требовалось бы много время на её восприятие.

▒ О заполнении бункера проще получить звуковой или световой сигнал, а не текстовую информацию или график.