Организация учетно-операционной работы в банке. Документооборот. Внутрибанковский контроль

Основными участниками учетно-операционной работы учреждения банка являются работники, занимающиеся оформлением, контролем расчетно-кассовых документов и отражением банковских операций

по счетам бухгалтерского учета.

В структуре учетно-операционного аппарата банков выделяют учетные группы (отделы), которые ведут счета, как правило, однородные по экономическому содержанию. Количество групп (отделов) и их состав зависит от объемов работы и направлений деятельности банка, а также исходя из принятой в учреждении банка технологии документооборота.

Ведение счетов клиентов осуществляет операционный отдел, состоящий из ответственных исполнителей (учетно-операционных работников). Ответственные исполнители осуществляют обслуживание предприятий, учреждений, организаций и граждан по совершаемым ими в банке расчетно-кассовым операциям, а также отражение в бухгалтерском учете операций банка.

Закрепление счетов за структурными подразделениями учетно-операционного аппарата и отдельными исполнителями и последующее их перераспределение производится главным бухгалтером

(его заместителем) и оформляется записями в специальной книге учета распределения и перераспределения счетов между учетно-операционными работниками учреждения банка.

Книгу учета распределения и перераспределения счетов можно вести на машинном носителе информации. В данном случае должно быть обеспечено:

- наличие электронных цифровых подписей лиц, участвующих в приеме-передаче лицевых счетов;

- возможность получения надлежащим образом заверенных бумажных копий;

- сохранение архива по данной информации в течение срока, установленного законодательством для ее хранения.

В каждом учреждении банка должны быть разработаны и утверждены главным бухгалтером учреждения банка должностные инструкции, копии которых передаются учетно-операционным работникам под расписку.

Соответствующие работники должны быть ознакомлены с законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих банка.

Организация рабочего дня учетно-операционных работников должна обеспечивать своевременное оформление поступающих расчетно-кассовых документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.

Операционный день банка состоит из операционного времени по работе с клиентами и времени на завершение обработки информации с формированием ежедневного, который должен быть получен не позднее начала следующего операционного дня. Время начала и завершения операционного дня устанавливается на основании распоряжения руководителя учреждения банка либо оговаривается в графике обслуживания клиентов.

Операционное время банка представляет собой период времени, в течение которого осуществляется прием от клиентов и служб банка расчетно-кассовых документов. Продолжительность операционного времени устанавливается руководителем учреждения банка.

Организация учетно-операционной работы в банке должна обеспечивать выполнение следующих условий:

- все операции по расчетно-кассовым документам,

поступившим в течение операционного времени, отражаются в бухгалтерском учете в тот же операционный день.

Расчетно-кассовые документы, поступившие в банк по истечении операционного времени, отражаются в бухгалтерском учете не позднее следующего операционного дня;

- оплата всех расчетно-кассовых документов с расчетных

(текущих) счетов производится за счет средств на этих счетах на начало операционного дня с соблюдением действующей очередности платежей. Порядок использования денежных средств, поступивших на расчетные (текущие) счета в течение операционного дня, определяется банком и клиентом в договоре на расчетно-кассовое обслуживание;

- передача информации на межбанковский расчетный центр производится по графику;

Документооборот

Все операции банков (расчетные, кассовые, кредитные и др.) совершаются в учреждениях банков и отражаются в бухгалтерском учете на основании расчетно-кассовых документов, оформленных в установленном порядке.

Расчетно-кассовые документы поступают в учреждения банков от клиентов, от других банков, а также составляются в банках и содержат необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверить их законность и осуществлять банковский

контроль.

Все расчетно-кассовые документы по характеру

отражаемых операций подразделяются на:

- кассовые;

- мемориальные;

- внебалансовые.

Кассовые документы используются при оформлении операций по ведению кассовых

операций Мемориальными документами производится оформление безналичных операций банка и его клиентов.

К мемориальным документам (бумажным или электронным) относятся расчетные документы, мемориальные ордера.

Внебалансовыми документами оформляются все операции по внебалансовым счетам. К ним относятся приходные и расходные внебалансовые ордера.

Выделим этапы документооборота

1.составление первичных документов в процессе оперативной работы.

2.прием документов бухгалтерией к исполнению

3.проверка документов и отражение их в бухгалтерских счетах

4.передача документов в архив

ВНУТРИБАНКОВСКИЙ КОНТРОЛЬ — система обеспечения совершения кассовых, расчетных, кредитных и других операций в учреждениях банка в соответствии с установленными правилами. В.К. направлен на обеспечение сохранности денежных средств и ценностей в банке, законности выполнения операций, точного и своевременного отражения их в бухгалтерском учете, возможности документального установления ответственности за нарушение правил выполнения операций или утрату ценностей.