Создание табличного документа

Основные правила построения таблицы

Построение таблицы в Excel выполняется в рабочем листе. Рабочий лист разделен на строки и столбцы, при этом пересечения строк и столбцов образуют ячейки, в которых, собственно, и содержится информация, представленная в рабочем листе. Рабочий лист состоит из 256 столбцов и 16384 строк. Таким образом, для ввода информации можно использовать 4 194 304 ячейки.

С таблицами приходится сталкиваться в повседневной жизни. Их можно встретить на кассовом чеке магазина, в газетах, публикующих курсы акций, и т.д. Все таблицы имеют одно общее свойство — однородность построения.

Как и в записях баз данных, строка таблицы состоит из отдельных полей данных, упорядоченных по столбцам. В Excel нельзя произволь­но изменять ширину некоторых полей данных, так как может быть нарушен принцип однородности построения таблицы, что сильно затруд­нит или сделает вовсе невозможным чтение данных в таблице. Данные в этом случае "перейдут" в другие строки или столбцы, а это может привести к неправильному выбору данных и, следовательно, появлению ошибочных данных. Чтобы не произошло такой оплошности, в Excel высоту ячейки можно изменить только путем изменения высоты всей строки. То же самое относится и к ширине ячейки.

Но параметры форматирования в Excel можно задавать для каждой ячейки отдельно. Ячейки рабочего листа могут содержать данные различ­ных типов. Параметры форматирования определяют визуальное пред­ставление ячейки и ее содержимого.

Чем богаче ассортимент доступных приемов обработки таблицы, тем, само собой разумеется, больше возможностей имеет пользователь для построения таблицы по "индивидуальному" проекту. Среди основных приемов, которые Excel предоставляет пользователю, следует выде­лить, в первую очередь, возможность обработки данных непосредственно в самой ячейке. В Excel ячейки вместе с содержимым можно переме­щать и копировать. При перемещении ячейки ее содержимое будет удалено из исходной ячейки и вставлено в указанную. С помощью операции копирования содержимое ячейки можно представить в рабочем листе дважды. Перемещение и копирование выполняется в Excel способом Drag & Drop. Для этого достаточно поместить указатель мыши в любом месте границы ячейки и переместить курсор мыши при нажатой левой кнопке в новую позицию. Для копирования содержимого сле­дует при выполнении этой операции удерживать нажатой клавишу [Ctrl].

Чтобы одновременно переместить несколько ячеек, их следует пред­варительно выделить. Почти любая операция — будь то перемещение, копирование, удаление или форматирование — предполагает предвари­тельное выделение ячеек. Путем выделения Вы указываете программе, к каким, ячейкам относится последующая операция. Две и более выделенных ячеек представляют собой интервал выделения или диапазон ячеек.

Можно выделить, сразу всю строку или весь столбец, если нужно пере­местить их, чтобы сменить структуру таблицы.

При копировании или перемещении ячеек необходимо учитывать данные, содержащиеся в том диапазоне, куда производит­ся перемещение ячеек, будут удалены.

Чтобы данные, находящиеся в диапазоне, куда необходимо, переместить ячейки, не пропали, в нем следует предварительно произвести вставку диапазона пустых ячеек по размеру равному тому, который будет перемешен, и лишь затем выполнить операцию перемещения.

Ввод данных

В ячейке электронной таблицы может быть представлена информа­ция различного типа: текст, числовые значения и формулы; Помимо того, каждая ячейка может быть отформатирована отдельно, при этом пара­метры форматирования на содержимое ячейки не повлияют.

При вводе данных Excel автоматически распознает их тип. Ввод данных выполняется в позиции указателя ячейки, т.е. в активной ячейке. Чтобы ввести числовое значение, необходимо поместить указатель ячейки в желаемую позицию внутри рабочего листа и ввести нужное значение, например 256.

При вводе данных с помощью цифрового блока клавиа­туры следует проверить, включен ли он (должна быть нажата клавиша [Num Lock].

Как только в ячейку будет введен хотя бы один символ, содержимое ячейки сразу же отобразится в строке формул. Одновременно в этой строке появится изображение трех кнопок, которые используются при обработке содержимого ячейки.

Рис. 1. Кнопки в строке формул

Чтобы завершить ввод данных, следует нажать клавишу [Enter] или кнопку с изображением "галочки" в строке формул. Значительно удобнее для завершения ввода данных использовать клавишу управления курсо­ром. В этом случае будет сразу же активизирована соседняя с активной (при перемещении в указанном направлении) ячейка. Если, например, необходимо ввести в строке несколько значений, то следует поместить курсор мыши в крайнюю левую ячейку заполняемого диапазона и ввести нужное значение с клавиатуры. После заполнения ячейки вместо клави­ши [Enter] нажмите клавишу [→]. В результате ввод данных будет завер­шен и следующая ячейка той же строки станет активной. Для отмены ввода данных следует нажать клавишу [Esc] или кнопку с крестиком в строке формул.

После подтверждения ввода в ячейку числового значения оно будет автоматически выровнено по правому краю. При вводе текстовых данных программа автоматически выравнивает их по левому краю.

Автоматическое выравнивание в зависимости от типа вводимых данных осуществляется до тех пор, пока для данной ячейки не будет задан другой параметр выравнивания. При указании выравнивания, например по левому краю, вводимые в эту ячейку новые числовые значения будут выровнены по левому краю.

Если длина введенного в ячейку текста превышает текущее значение ширины этой ячейки, то после завершения ввода текст либо будет полностью представлен в таблице, закрывая собой незаполненные ячей­ки, которые расположены справа, либо будет урезан по правому краю ячейки, если смежная с ней содержит какую-либо информацию. Весь текст полностью можно увидеть в строке формул при помещении указа­теля ячейки на ячейку с данным текстом.

Если же вследствие недостаточной ширины ячейки числовые значе­ния в ней не могут быть представлены полностью, то на экране будет отображено соответствующее число символов диез (#), при этом содер­жимое ячейки полностью будет представлено в строке формул.

Excel автоматически распознает форматы данных даты, времени и процентов и отображает их на экране соответствующим образом. Для представления в рабочем листе данных даты и времени существует несколько форматов. При этом формат, который будет присвоен вводи­мому значению, определяется порядком ввода цифр и разделителей.

Введенное значение	Представление	Тип данных	Содержимое ячейки
		Числовое значение
1.		Числовое значение
.1	0,1	Числовое значение	0,1
1,	1,	Текст	1,
,1	,1	Текст	,1
1/1	1-Янв	Значение даты	1/01/1995
1/1/1	1-Янв	Значение даты	1/01/2001
4/94	Фев-94	Значение даты	1/02/1994
2-3	2-Фев	Значение даты	2/02/1995
2:2	2:02	Значение времени	2:02:00

01-янв

01/01/96

Апр-96

Рис. 2. Значение даты, представленное в различных форматах

Форматы даты и времени суток в Excel можно исполь­зовать в вычислениях.

При вводе значений, выраженных в процентах, содержимое ячейки автоматически форматируется. Если, например, в ячейку, в которой было число 34, ввести дополнительно символ %, то в ячейке будет отображено 34%, а содержимое ее изменится и станет равным 0,34.

Содержимое ячейки может отличаться от изображения на экране. Фактическое содержимое ячейки всегда представлено в строке формул.

В некоторых случаях в таблицу необходимо вводить данные, которые предполагается использовать, например, в качестве заголовка. Чтобы вводимым данным не был автоматически присвоен один из заданных в Excel форматов, вводимую информацию следует предварять апостро­фом ('). В результате введенные данные: (например 1.1) будут интерпре­тированы как текст и выровнены по левому краю. После удаления апострофа данные будут автоматически преобразованы в соответствую­щий формат.

Если в ячейку вводится формула, то непосредственно после заверше­ния ввода производятся вычисления, и результат вычислении отобража­ется в ячейке. Формула в Excel обязательно должна начинаться с математического оператора. Например, после ввода формулы =1+6 в ячейке появится число 7, но в строке формул в качестве фактического содержимого ячейки будет представлена формула. Если же ввести 1+6, то это значение будет интерпретироваться программой как текст.

Формула может начинаться также со знаков плюс (+) или минус (-). Эти знаки относятся к первому числовому значению в формуле. Так, в качестве результата введенной формулы -1+1 в ячейке будет представлен 0.

После задания формулы в ячейке может появиться сообщение об ошибке. Если ввести значение, например =1/0, то оно будет интерпре­тироваться программой как формула, и Excel сразу же попытается произвести вычисления. Однако через некоторое время в ячейке появится сообщение =ДЕЛ/0!, по которому нетрудно будет определить характер ошибки. После ввода данных типа =Текст в ячейке будет представлено сообщение #ИМЯ?, указывающее на то, что такого имени ячейки или диапазона, как Текст не существует.

С помощью выделения ячеек ввод данных можно несколько упро­стить. Довольно часто в составляемую таблицу приходится вводить колонки чисел. Например, в случае, если необходимо заполнить данными таблицу, имеющую несколько столбцов и строк, можно порекомендовать предварительно выделить диапазон ячеек, в который должны быть вве­дены данные.

Введите первое числовое значение и завершите процесс заполнения ячейки нажатием клавиши [Enter]. При этом указатель ячейки автомати­чески переместится в ячейку, расположенную ниже. Если же указатель ячейки находится в последней заполняемой строке первого столбца, то после нажатия клавиши [Enter] он автоматически сместится в первую заполняемую ячейку второго столбца. При наличии выделенных несмеж­ных диапазонов направление перемещения указателя ячейки определя­ется очередностью выделения.

После того как будет заполнена последняя ячейка выде­ленного диапазона и нажата клавиша [Enter], указатель ячейки возвра­тится в левую верхнюю позицию выделенного диапазона.

Выделение ячеек и диапазонов ячеек

Выделение ячейки или диапазона ячеек служит для обозначения диапазона, к которому должна относиться следующая команда или функ­ция. Например, если содержимое нескольких ячеек необходимо предста­вить в полужирном начертании, то каждую ячейку можно активизировать отдельно и нажатием кнопки в панели инструментов Форматирование задать для содержимого ячейки полужирное начертание. Таким образом, для каждой ячейки придется выполнить две операции. Значительно проще можно задать этот атрибут шрифта путем выделения необходимых ячеек и однократного нажатия кнопки Полужирный.

Если же требуется переместить определенный диапазон таблицы в другое место, то для того, чтобы не перемещать отдельно каждую ячейку, следует выделить диапазон ячеек, который должен быть перемещен. Средства Windows позволяют также производить перемещение выде­ленных диапазонов в другие приложения. Однако в любом случае основой для выполнения этих операций служит выделение.