Сортировка списков

Необходимость сортировки записей в списках может возникнуть при выполнении самых различных задач. Сортировать можно как числовые, так и текстовые данные. При этом текстовые данные будут сортироваться по алфавиту или в обратном алфавитном порядке, а числовые данные — в порядке убывания либо в порядке возрастания, в зависимости от заданного порядка сортировки.

Пользователь может задать три уровня сортировки одновременно: за одну операцию можно выполнить сортировку сначала по первому уров­ню, потом в полученном списке — по второму, а затем — по третьему уровню: Так, например, можно сразу отсортировать записи по фамилиям, по именам и по дате рождения сотрудников.

При использовании функций списка выделение области списка также происходит автоматически. Однако пользователь может предварительно выделить, диапазон ячеек с записями, подлежащими сортировке. С помо­щью выбора команды Сортировка из меню Данные можно открыть диалоговое окно Сортировка диапазона (рис. 3).

Рис. 3. Окно задания критериев и уровней сортировки.

Если выделенный диапазон ячеек не содержит строк с метками столбцов, а также было указано, что в качестве меток столбцов будут использованы данные первой записи выделенного диапазона ячеек, то, установив в поле Идентифицировать поля по опцию Обозначениям столбцов листа, пользователь может включить в диапазон ячеек первую строку. Если первая строка содержит метки столбцов, установите опцию Подписям (первая строка диапазона).

С помощью поля списка пользователь может выбрать метку столбца ячейки которого подлежат сортировке. Здесь же следует задать порядок сортировки — по возрастанию или по убыванию. При этом Excel автоматически определит тип данных — текст или числовые значения. В случае же, когда в сортируемом столбце содержится и текст, и числовые значения, числовые значения будут представлены перед текстом.

Если при сортировке в алфавитном порядке требуется учитывать различие между прописными и строчными литерами, то сле­дует нажать кнопку Параметры, после чего будет открыто диалоговое окно Параметры сортировки, и активизировать опцию Учитывать регистр.