Применение функции автофильтра

С помощью фильтров, интегрированных в Excel, пользователь может в удобной для себя форме вводить и удалять записи из списка, а также осуществлять поиск информации.

Преимущество использования фильтров по сравнению с формой данных состоит в том, что результат запроса можно скопировать в отдельную область таблицы и сразу же использовать в вычислениях. В отличие от сортировки, при фильтровании записи не переупорядочива­ются, результатом применения этой операции является только скрытие записей, не соответствующих заданному критерию.

С помощью функции автофильтра выбор отдельных записей можно производить непосредственно в рабочем листе. При этом для выбора данных можно задавать целый ряд различных критериев. Активизация функции автофильтра происходит путем выбора команды Фильтр / Авто­фильтр из меню Данные. Фильтры могут быть установлены только в том случае, если указатель ячейки находится внутри области списка. В первой строке области списка должны располагаться метки столбцов, так как данные этой строки нельзя использовать в качестве критерия фильтрова­ния (рис. 27).

Каждое отдельное поле теперь можно использовать в качестве крите­рия. По умолчанию в списке будут представлены все записи, так как в соответствующем поле установлен элемент Все. Если необходимо пред­ставить только записи, относящиеся, например, к сотрудникам опреде­ленной должности, то тогда следует открыть поле списка Должность и выбрать желаемый элемент (Продавец). При этом в строке состояния появится сообщение о том, сколько записей, отвечающих заданному критерию, найдено в списке (рис. 28).

В результате будут выбраны строки, поле Должность в которых соответствует заданному критерию. На следующем этапе пользователь может путем выделения элементов из других списков установить допол­нительный критерий поиска, который связан с предыдущим критерием условным оператором И. Если при этом в качестве дополнительного критерия выбирается запись, которая не соответствует записям выбран­ным с помощью первого критерия, результирующий список не будет содержать ни одной записи. Каждый следующий критерий всегда отно­сится к подмножеству списка, полученного в результате применения предыдущего критерия.

Рис. 27. Вид полей списка после активизации функции автофильтра

Рис. 28. Вид таблицы после применения функции автофильтра по критерию Продавец