Для решения вышеперечисленных проблем требуется разработка информационной системы

Постановка задачи

Изучив деятельность организации и детально проанализировав процесс товарно-материального снабжения, было принято решение разработать информационную систему – Автоматизированное рабочее место менеджера. Разрабатываемая программа должна решать 4 основные задачи:

Планирование закупок: в единой базе данных должна хранится информация по товарам, заявки от подразделений, текущие запасы товаров. Должна существовать возможность выборки товара по определенным параметрам. В результате должен получится документ со списком товаров к закупке и объемами закупок

Подбор поставщиков: в базе должна хранится информация о поставщиках текущих, бывших, потенциальных, о товаре, поставляемом тем или иным поставщиком. Должна существовать возможность выборки поставщиков по определенным параметрам. Определив список поставщиков, пользователь должен иметь возможность сформировать заявку на поставку и отправить ее.

Заключение договоров: после подтверждения поставщиком возможности поставки товара, заключаются договора, в которых оговариваются сроки, условия поставки и прочая необходимая информация.

Доставка товаров: заключенные договора должны хранится в единой базе, для того, чтобы менеджер мог контролировать доставку товара. Товар должен быть доставлен в установленные сроки. В случае нарушения поставщиком условий договора, этот факт должен фиксироваться в базе поставщиков.

В результате выполнения всех 4 задач, должен автоматически формироваться отчет о совершенных закупках.

1.4. Анализ существующих программных средство по автоматизации процесса снабжения

В настоящий момент для автоматизации процесса снабжения используются как широко известные программные продукты «1С: Управление производственным предприятием», «Парус», «Галактика», «Флагмен», так и несколько малоизвестных, но более узконаправленных продукта, «DeliverWIZARD» и «Мастер Снабжения».

«1C:Управление производственным предприятием 8» является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии. Решение позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам и обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Для ускорения процесса подготовки плана закупок используется специальный инструмент — "Помощник планирования".

В числе возможностей, которые предоставляет конфигурация:

· оперативное планирование закупок на основании планов продаж, неисполненных заказов покупателей и внутренних заказов;

· оформление заказов поставщикам и контроль их исполнения;

· регистрация и анализ выполнения дополнительных условий по договорам с фиксированными номенклатурными позициями, объемами и сроками поставок;

· поддержка различных схем приема товаров от поставщиков;

· оформление неотфактурованных поставок;

· анализ потребностей в товарах;

· сквозной анализ и установка взаимосвязей между заказами клиентов и заказами поставщикам;

· планирование закупок с учетом прогнозируемого уровня складских запасов и зарезервированных товаров на складах;

· подбор оптимальных поставщиков товара по их надежности, истории поставок, критериям срочности исполнения заказов, предлагаемым условиям доставки, территориальному или прочим произвольным признакам; автоматическое формирование заказов для подобранных поставщиков.

В системе Парус для планирования закупок используется модуль "Управление закупками, складом и реализацией"

Модуль предназначен для оперативного управления закупками, хранением и реализацией товаров, работ и услуг.

Модуль обеспечивает:

· учет и контроль исполнения договоров с потребителями и поставщиками;

· формирование Книг Покупок/Продаж;

· формирование заказов на производство товаров и контроль их исполнения;

· возможность планового резервирования мест хранения для размещения товара до оприходования товара на склад;

· возможность учета максимально уровня консолидации заказов при формировании частного плана закупок в разделе "План закупок";

· возможность выбора места хранения для распределения товара, распределения товара по местам хранения, отмена распределения товара по местам хранения в разделе "Расходные накладные на отпуск в подразделения";

· оперативное планирование отгрузок товаров и поступления платежей от покупателей;

· оперативное планирование поступлений товаров и выплат денежных средств поставщикам, учет взаимозачетов и прочих суррогатных видов платежей;

· формирование товарного календаря, анализ товарооборота и формирование на его основе новых заказов поставщикам и на производство;

· формирование отчетов о деятельности, связанной с закупками и реализацией – сводных или детализированных по товарам, группам товаров, поставщикам, лицевым счетам и т.д.

· формирование отчетов о товарных запасах с детализацией по товарам, группам товаров, партиям, складам и т.д.;

· автоматическое распределение товаров и списание их с мест хранения на складах;

· оперативный учет товарных запасов на складах в разрезе партий и мест хранения, ведение карточек складского учета;

· оперативный контроль состояния товарных запасов на основании системы гибких настраиваемых критериев и автоматическое оповещение пользователя об отклонении величины товарных запасов от контролируемых значений (гарантийного, порогового и максимального уровней);

· учет цен реализации товаров и услуг с детализацией по модификациям, упаковкам и партиям, видам отгрузки, видам оплат и складам, с которых отгружаются товары;

· автоматизированный контроль цен реализации при отработке расходных накладных (возможность запрета отгрузки при цене реализации ниже заданной поставщиком);

· автоматизированный контроль с помощью правил запрещения или разрешения на выполнения операций в Системе для контрагентов или с товарными запасами.

· распределение товарных запасов по складам в количественном, и в стоимостном выражении.

Система «Галактика BI Запасы» предназначена для мониторинга, контроля и анализа динамики и структуры запасов. Система относится к классу решений для интеллектуальной поддержки управления бизнесом.

Контроль и анализ структуры и свойств запасов на складах, в строительстве, производстве, консигнации – важнейшая задача управления деятельностью компанией. Успешность сбытовых и производственных бизнес-проектов во многом зависит от грамотного и эффективного управления запасами, своевременного их пополнения и поддержания необходимого уровня. Система Галактика BI Запасы помогает оперативно контролировать состояние запасов, проводить анализ тенденций и временной динамики, классифицировать группы. Контроль и анализ сроков годности, оборачиваемости, уровня неликвидов и сверхнормативов позволяет избежать финансовых потерь и «замораживания» оборотных средств, тем самым повысим эффективность работы компании.

Система Галактика BI Запасы адресована руководителям и специалистам предприятий. На предприятии с системой взаимодействуют:

· Руководители предприятий — получают возможность оперативно контролировать состояние ключевых показателей запасов, эффективность работы сбытовых подразделений и отдельных менеджеров.

· Руководители и ведущие менеджеры сбытовых и производственных подразделений — в полном объеме получают информацию о запасах и показателях их эффективности.

· Менеджеры по работе с запасами — приобретают возможность контролировать состояние запасов, анализировать и вовремя реагировать на изменения спроса. Могут исследовать состояние запасов, сегментировать запасы, выявлять тенденции и отклонения, вырабатывать правила работы с запасами.

· Специалисты ИТ-подразделений — получают неограниченные возможности для исследования тенденций данных (постоения DataMIning моделей), разработки новых карт показателей и отчетов по запросам руководителей предприятия и ведущих специалистов сбытовых подразделений, а также могут использовать передовые технологии и инструменты, способные удовлетворить самые изысканные потребности пользователя.

КИС "Флагман". Подсистема "Снабжение и закупки". Подсистема "Снабжение и закупки" предназначена для автоматизации процессов управления материально-техническим снабжением предприятия. Выделяются следующие основные задачи: планирование и учет выполнения снабженческо-закупочных операций, учет остатков и движения материальных ценностей.

В рамках подсистемы осуществляется обработка поступающих заказов-заявок от подразделений на закупку материалов с учетом наличия на складах, производится выбор поставщика материалов, поддерживается ведение договоров с поставщиками, производится распределение и резервирование поступающих материалов по заказам-заявкам от подразделений. Реализуются различные цепочки бизнес-логики по закупкам материалов и комплектующих под производственную программу и на внутреннее потребление. Отслеживается оплата и сроки поставок по договорам. Составляются и отслеживаются графики поступления товарно-материальных ценностей, графики оплаты договоров и контрактов. Поддерживается ведение цен поставщиков и других характеристик, позволяющих проводить выбор поставщика, осуществляется анализ издержек на закупку.

Осуществляется выполнение следующих функций:

- расчет потребности предприятия в материальных ценностях (по заявкам подразделений);

- контроль наличия и страховых запасов материальных ценностей на складах;

- формирование планов закупок материальных ценностей;

- возможность определения взаимозаменяемых материалов (прототипов);

- выбор поставщиков на основе анализа по заданным параметрам (надежность поставок, цена и качество продукции, сроки выполнения заказа);

- регистрация и учет оплаты счетов (входящих);

- контроль поставок материальных ценностей;

- контроль ведения взаиморасчетов с поставщиками;

- контроль движения материалов по различным этапам бизнес - логики (заявлено подразделениями, заказано у поставщиков, принятые поставщиками заказы, оплаченные заказы, заказы в пути, поступившие на склад, зарезервированные за подразделениями и т.п.);

- установка лимитов отпуска материальных ценностей в подразделения и контроль отпуска по лимитам.

Достоинствами программного модуля являются:

- возможность настройки на условия предприятия любого типа, произвольные цепочки бизнес – логики;

- возможность количественного учета в произвольном количестве соизмеримых и двух несоизмеримых единицах измерения;

- работа в едином нормативно-справочном и документарном пространстве с другими программными модулями (планирование производственных ресурсов, бухгалтерский учет);

- возможность быстрого создания простейших экранных форм, связанных с плановой, планово-учетной и учетной информацией.

Стоимость вышеперечисленных систем составляет порядка 10000 рублей, без учета стоимость ежегодных обновлений.

DeliverWIZARD — автоматизация работы отдела снабжения и поиск поставщиков

DeliverWIZARD позволяет:

- создавать и использовать единую сетевую базу данных компании, пополняя ее собственной информацией по поставщикам, материалам, машинам/механизмам, инструментам и услугам;

- моментально формировать список ресурсов для закупки, путем экспорта списка ресурсов из сметы с помощью технологии SWAAPExchange;

- быстро найти нужный строительный материал за счет автоматической выборки поставщиков конкретного ресурса, выбранного из списка ресурсов сметы;

- автоматически рассчитывать стоимость материала с учетом перевозки, погрузки, разгрузки и заготовительно-складских расходов;

- осуществлять поиск поставщиков по наименованию компании, адресу, телефону, роду деятельности и видам распространяемой продукции: материалы, машины/механизмы, инструменты и услуги;

- проставлять оценку работы поставщика;

- вести историю закупок в виде журнала платежей с оформлением документов: договор, счет, счет-фактура;

- автоматизировать списание закупленных товаров, находящихся на складе предприятия;

- формировать отчётную информацию журнала платежей по видам документов, заданному периоду и фирмам;

- формировать отчётную информацию по движению ресурса на складе: приход, списание, остатки по номенклатуре и поставщику за период;

- настраивать любую отчётную форму, с последующей печатью и, в случае необходимости, экспортом в MS Office;

- настраивать рабочие окна для работы с поставщиками, номенклатурой, журналом платежей, складом и сметными документами;

- обращаться к ежемесячно обновляемой электронной информационной базе, содержащей информацию о новинках в сфере ресурсов и способах их применении.

Программа представлена в трех основных конфигурациях. Сравнение конфигураций представлено в таблице 1.1.

Конфигурация Модуль	«Премиум»	«Стандарт»	«Базовая»
База поставщиков	+		+
Модуль обмена данными	+		+
База поставщиков	+	+
Стоимость

Таблица 1.1.-Сравнение конфигурации

Программный комплекс «Мастер Снабжения» развивает и объединяет в единую систему функциональные возможности существующих на сегодняшний день разрозненных инструментов планирования закупок, получения информации о рынке закупаемых товаров и внутренних потребностях предприятия, контроля выполнения условий поставок (учетные программы 1С и т.п.), анализа рынка (тематические сайты), проведения торгов на закупку (электронные торговые площадки) и представляет предприятиям готовую технологию работы отдела снабжения.

Программа «Мастер снабжения» предполагает объединить следующие достоинства существующих на рынке программных продуктов:

- единое информационное пространство, обеспечивающее полноту управления процессом снабжения;

- электронный сбор, согласование и утверждение заявок;
ведение баз данных по товарам, поставщикам, транспортным компаниям;

- управление закупками, контроль оплат и поставок;
различные алгоритмы выбора поставщика;

- интеграция с 1С 7.7 и 1С 8, а также другими программами учета запасов;

- прозрачность выполнения работ на всех этапах.

Цена системы -30 тыс. руб.

Исходя из вышеизложенного, можно сделать выводы о том, что существующие программные продукты, либо недоступны для использования, либо малофункциональны, либо затраты на их приобретение могут позволить себе только крупные организации общероссийкого и мирового уровня. Данная же организация представлена только на рынке г. Смоленск занимает в нем небольшой сегмент. Соответственно, наиболее рациональным решением является создание новой программы собственными силами, которая будет адаптирована непосредственно под данную фирму, а значит будет отвечать все поставленным требованиям.