Характеристика отдела снабжения и процесса товарно-материального снабжения

Товарно-материальное снабжение является основой коммерческой деятельности в торговле. С неё, по существу, начинается коммерческая работа.

Правильно организованные оптовые закупки дают возможность сформировать необходимый торговый ассортимент товаров для снабжения населения или розничной торговой сети, осуществлять воздействие на производителей товаров в соответствии с требованиями покупательского спроса, обеспечивают эффективную работу торгового предприятия.

Целью закупочной работы является удовлетворение потребностей торговой организации в товарах с максимально возможной экономической эффективностью. Эта цель может быть достигнута при соблюдении следующих условий:

1) выдерживание обоснованных сроков закупки товаров;

2) обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них.

В компании ООО «СоюзСтрой» процесс товарно-материального снабжения обеспечивает отдел снабжения. Структура отдела представлена на Рисунке 1.1.

В отделе снабжения работают два менеджера. Основной задачей отдела является обеспечение с последующим поддержанием оптимального уровня запасов ресурсов, что будет способствовать минимизации издержек, связанных с их закупкой

Отдел снабжения выполняет следующие функции:

- определение потребности в материальных ресурсах путем анализа информации, поступающей от других отделов и подразделений компании;

- расчет средств, необходимых для приобретения материальных ресурсов;
- поиск, анализ данных и выбор поставщиков. Это важная функция отдела закупок включает тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи. В результате анализа выбираются наиболее приемлемые поставщики;

- определение условий поставки и оплаты: переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия доставки, формы оплаты, возможность получения отсрочек платежа;
- заключение договоров и контроль исполнения. Данная функция отдела закупок выполняется при тесном сотрудничестве с юридическим отделом, так как важно в договоре соблюсти все интересы компании;
- получение материальных ресурсов: обработка входящих потоков материальных ресурсов, идентификация продукции, уточнение количества, подготовка отчетов и перемещение сырья к месту его использования и хранения;

- проверка поступающей продукции и подтверждение качества (проверка и подтверждение того, что поступающее сырье, материалы и услуги отвечают требованиям, т.е. соответствуют договору и сертификации).

Для детального изучения и дальнейшего анализа процесса товарно-материального снабжения был использован метод моделирования бизнес-процессов.

Моделирование бизнес-процессов - это метод, позволяющий дать оценку текущей деятельности предприятия по отношению к требованиям, предъявляемым к его функционированию, управлению, эффективности, конечным результатам деятельности и степени удовлетворенности клиента; позволяет провести всесторонний анализ, взглянуть со всех точек зрения, увидеть то, что, возможно, не видят все работники предприятия, в том числе и руководство. Процесс моделирования осуществляется при помощи различных CASE-средств, которые в свою очередь используют различные методологии моделирования.

Можно выделить следующие основные методологии:

-IDEF0 - методология функционального моделирования. Применяется для описания рабочих процессов (Work Flow);

-DFD - методология моделирования потоков данных. Применяется для описания обмена данными между рабочими процессами;

-IDEF3 - методология моделирования потоков работ. Является более детальной по отношению к IDEF0 и DFD. Позволяет рассмотреть конкретный процесс с учетом последовательности выполняемых операций;

IDEF1X - методология описания данных. Применяется для построения баз данных;

IDEF4 - объектно-ориентированная методология. Отражает взаимодействие объектов. Удобна для создания программных продуктов на объектно-ориентированных языках (например С++);

ARIS - описывает бизнес-процесс в виде потока последовательно выполняемых работ. Ее использует программное средство ARIS Toolset;

UML - (Unified Modeling Language) язык визуального моделирования, основанный на объектно-ориентированном подходе. UML включает в себя двенадцать типов диаграмм, которые позволяют описать статическую структуру системы и ее динамическое поведение.

Для описание процесса снабжения в ООО «СоюзСтрой» была использована с помощью методология IDEF0. На Рисунке 1.3. представлена контекстная диаграмма процесса снабжения.

Рисунок 1.3. - Контектная диаграмма процесса товарно-материального снабжения

Входными данными процесса товарно-материального снабжения являются:
- данные по запасам: информация о текущих запасах товара на складе компании;

- прайс-листы: информация о ценах а товар у поставщиков;
- информация о поставщиках – справочники, базы данных и прочие источники информации по поставщикам;

- динамика продаж за прошлые периоды: информация о спросе на товар за прошлые годы;

- заявки подразделений: поданные заявки на снабжение из магазинов компании.
Выходная информация:

- договора на поставку;

- финансовые документы: финансовая документация по заключенным контрактам (авансовые счета, счета к оплате);

- закупленная продукция: поступление товаров, прошедших входной контроль, на склад;

- отчет о закупках: отчет, предоставляемый руководителю о совершенных закупках.
Управление:

- внутренний регламент работ: устанавливается руководителем организации;

- нормативные документы: федеральные и региональные законы;

- допустимые условия закупок: принимаются вместе с руководителем компании;

-стандарты качества: установлены как на уровне государства, так и самой компанией.

Исполнителем является менеджер по снабжению.

На Рисунке 1.4. представлена декомпозиция процесса товарно-материального снабжения

Рисунок 1.4. –Диаграмма декомпозиции процесса товарно-материального снабжения

Процесс снабжения включает в себя 4 основных этапа: планирование закупок, подбор поставщиков, заключение договоров, доставка товаров. Этап планирования закупок является самым важным. Здесь главная задача менеджера правильно определить, что и в каких количествах необходимо закупить. Совершенные на этом этапе ошибки повлекут за собой большие затраты для предприятия: если товара будет закуплено больше необходимого, его не удастся реализовать. А недостаточное количество товаров сделает невозможным удовлетворение спроса клиентов, в результате чего компания не получит максимальную прибыль. Для правильного планирования менеджер анализирует данные по запасам товаров на складе, учитывая заявки подразделений и динамику продаж и составляет план закупок.

Не менее важен для процесса товарно-материального снабжения этап подбора поставщиков. На этом этапе менеджер должен проанализировать имеющих на рынке поставщиков и выбрать наиболее выгодные варианты. При выборе поставщиков, менеджер руководствуется нормативными документами, допустимыми условиями закупок и требованиям к качеству закупаемого товара

Определив список будущих поставщиков, менеджер приступает к этапу заключения договоров на поставку. В договоре указываются объем товара, сроки поставок, цену, варианты оплаты и прочие условия. После заключения договора поставщик выставляет счет, который передается в бухгалтерию компании. Далее все финансовые документы ведутся непосредственно бухгалтером.

Руководствуясь заключенным договором, менеджер контролирует процесс закупки до этапа доставки товара на склад компании. Как только товар на складке принял кладовщик, контракт считается выполненным и менеджер предоставляет отчет о совершенных закупках руководству компании.

Анализ процесса товарно-материального снабжения показал, что в настоящее время менеджер отела снабжения работает с бумажной картотекой, практически без применения компьютера, в результате чего возник ряд проблем:

-периодически теряется информация по совершенным операциям;

-требуется много времени для обработки заявок;

-затруднена разработка отчета, так как требуется обобщение большого количества информации, которая хранится в разрозненных источниках;

-планирование закупок основывается, как правило, на опыте менеджера, без учета сезонности спроса, в результате чего возникла проблема переизбытка одних видов товара на складе, и нехватки других.