Порядок ведения трудовых книжек

Трудовая книжка на сегодняшний день остается основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже, в том числе на государственной гражданской службе. Поскольку законодательством не предусмотрено особых правил ведения трудовых книжек государственных служащих, к ним применяются общие правила, установленные нормативными правовыми актами.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках". Названным Постановлением утверждены также новые формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Трудовые книжки нового образца введены в действие с 1 января 2004 г. Имеющиеся у граждан трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат (п. 2 Постановления "О трудовых книжках").

Порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения: о работнике (государственном служащем), замещаемой им должности, переводе на другую постоянную должность, об увольнении, а также основания прекращения служебного контракта и сведения о награждениях за гражданскую службу.

Сведения о работнике (государственном служащем) вносятся в трудовую книжку при ее оформлении и включают:

- фамилию, имя, отчество, дату рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- образование, профессию, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Все записи о замещаемой должности, переводе на другую постоянную должность, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном представителем нанимателя, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) не позднее недельного срока (при увольнении - в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Записи о причинах прекращения служебного контракта вносятся в трудовую книжку в точном соответствии с формулировками закона и со ссылкой на соответствующие статью и пункт закона.

Не должны записываться в трудовую книжку сведения о взысканиях, применяемых к гражданскому служащему, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о замещаемой должности, переводе на другую постоянную должность гражданской службы и увольнении представитель нанимателя обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

В трудовую книжку вносятся сведения о всех видах награждения (поощрения) за гражданскую службу, предусмотренных законодательством РФ, служебным распорядком государственного органа, в т.ч. о награждении государственными наградами, почетными грамотами, о присвоении званий и награждении нагрудными знаками и значками и др.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Помимо записей о замещаемой должности в трудовую книжку по месту службы также вносится с указанием соответствующих документов запись: о времени военной службы в соответствии с законом о воинской обязанности; о времени службы в органах внутренних дел; о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров (п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек).