Лекція № 21 Excel

Тема. Електронні таблиці. Табличний процесор Excel. Запуск табличного процесора. Поняття про книги, аркуші, рядки, стовпці, клітинки. Введення даних, копіювання, переміщення та видалення їх. Автозаповнення. Використання найпростіших формул. Побудова діаграм і графіків.

План

1. Поняття електронної таблиці. Основні функції програми ЕТ Excel.

2. Компоненти вікна.

3. Поняття «комірка». Поняття «діапазон комірок».

4. Введення, редагування, обробка та копіювання даних.

5. Вставка та видалення строк та стовбців. Автозаповнення.

6. Формати даних.

7. Компоненти формул. Введення формул в ЕТ.

8. Використання майстра функцій. Помилки в формулах.

9. Способи побудови діаграм.

Excel - це могутня програма загального призначення, що входить в інтегрований пакет Mіcrosoft Offіce.

Способи запуску ЕТ Excel:

þ завантаження програми Excel через Головне меню;

þ щиглик по значку Excel на панелі Mіcrosoft Offіce (якщо така панель мається);

þ подвійного щиглика по піктограмі Excel на робочому столі або щиглик правою кнопкою миші по піктограмі Excel і потім - по опції Открыть з контекстного меню;

þ запуск Excel з вікна Мой компьютер чи Проводник (подвійний щиглик по значку файлу Excel.exe, що звичайно знаходиться в папці Program Fіles\Mіcrosoft Offіce\Offіce).

Після завантаження Excel ви побачите у вікні, що відкрилося, такі елементи: рядок заголовка, значок системного меню, групу кнопок керування вікном рядок меню, панель інструментів, рядок стану, смуги прокручування й обрамлення вікна. (Рис. 21.1)

Рис. 21.1 Вікно табличного процесора Exsel

Файли даних, з якими працює програма Excel (вони мають розширення.xls), називають „книгами” (book). Кожна книга складається з електронних таблиць - „листів” (лист(sheet)).

У розглянутому вікні знаходяться також спеціальні компоненти, які властиві саме вікну Excel:

þ Рядок формул - це панель у верхній частині вікна Excel, що використовується для введення і редагування вмісту комірок. Вмістом комірки може бути як постійне значення (наприклад, число чи текст), так і формула.

þ Поле імені - це текстове поле ліворуч від рядка формул, у якому відображається ім'я виділеної комірки або елемент діаграми. У цьому полі можна швидко перевизначити ім'я комірки.

þ Робоча область листа - це графічне представлення електронних таблиць. Робоча область складається з комірок і заголовків рядків і стовпців.

þ Вкладки аркушів - ці елементи розташовані в нижній частині вікна.. Щиглик мишею по який-небудь із вкладок відкриває відповідний лист робочої книги.

þ Границя вкладок аркушів - вертикальна риса праворуч вкладок аркушів, що визначає розмір області вкладок. Потягнувши за цю границю, можна змінити розмір області вкладок.

Робоча книга складається з листів, що пронумеровані (Лист1, Лист2 т.д.) і розмічені сіткою ліній. Імена листів відображаються на вкладках (ярличках) у нижній частині вікна книги над рядком стану (рис. 21.1).

Працюючи з книгою, ви зможете переходити з одного листа на іншій. Для цього клацніть мишею по ярличку потрібного листа. Той лист, що у даний момент відкритий у вікні Excel, називається активним. Вкладка активного листа підсвічена яскравіше інших вкладок. Excel за замовчуванням привласнює всім листам імена Лист1, Лист2... Ви можете змінити ці імена на більш змістовні. Клацніть двічі по ярличку листа і введіть нове ім'я.

Також ви можете збільшити їхню кількість, якщо клацніть правою кнопкою миші по вкладці будь-якого листа і виберіть команду контекстного меню Додати. У наступному діалозі вам потрібно вказати піктограму Лист і клацнути по кнопці ОК. Видалення листа виробляється іншою командою контекстного меню -Видалити.

Гляньте на робочий лист - він являє собою сукупність рядків і стовпців, а ті, у свою чергу, складаються з комірок.

Комірка - це мінімальний елемент електронної таблиці, що має адресу, складена з імені стовпця й імені рядка, на перетинанні яких розташована дана комірка.

Наприклад, у записах Al, B2, С6 буквами позначаються стовпці, а цифрами -рядки. Максимальне число стовпців, розташованих на листі, - 256. Перші стовпці позначаються одним буквеним символом А, В, С і т.д., потім йдуть стовпці з двома буквами АА, АВ, АС... Максимальне число рядків також обмежене і дорівнює 65536.

В комірки може вводитися різного роду інформація, що представляється у виді тексту або числа: цілого, десяткового чи звичайного дробу, відсотка, грошової суми і т.д. Для введення інформації потрібно клацнути по комірці мишею. Комірка при цьому виявиться виділеної, тобто буде обведена жирною рамкою, а в правому нижньому куті рамки буде розташований маленький квадратик - маркер заповнення. Зверніть увагу на цей елемент границі комірки, він буде часто використовуватися в операціях уведення даних у ЕТ. Виділена комірка називається поточною або активною. Другий варіант занесення даних в книгу це через рядок формул (рис.21.1).

Коли ви активізуєте комірку, заголовки рядка і стовпця, на перетинанні яких знаходиться осередок, виділяються напівжирним шрифтом. Адреса поточної комірки відображається в поле імені (рис.21.1).

Операції зміни даних в комірках дуже прості:

- виділити комірку та набрати в ній нові дані;

- для редагування усередині комірки клацніть мишею по комірці (активізація комірки) та зробіть подвійний щиглик по комірці та натисніть клавішу F2 (в комірці з’явиться курсор);

- для редагування в рядку формул активізуйте необхідну комірку, клацніть в рядку формул та змініть дані.

Завершується редагування натисканням клавіші Enter або щигликом поза коміркою, яка редагується.

Багато операцій у Excel можна виконувати не тільки над окремими комірками, але і над безліччю комірок. До таких операцій відносяться копіювання і переміщення даних, форматування комірок, обробка даних різних комірок по одній формулі (наприклад, підсумовування чи знаходження максимального значення).

Сукупність комірок електронної таблиці називається діапазоном. Найчастіше на практиці приходиться працювати з прямокутними діапазонами. Щоб активізувати прямокутний діапазон, клацніть лівою кнопкою миші по якій-небудь кутовій комірці діапазону (наприклад, С2) і, не відпускаючи кнопки, простягніть покажчик до іншої кутової комірки (наприклад, F8), розташованої по діагоналі прямокутника. Виділений прямокутний діапазон буде обведений жирною рамкою, що містить маркер заповнення.

Прямокутний діапазон комірок позначається записом адрес кутових комірок (лівої верхньої і нижньої правий), що розділені двокрапкою, наприклад:

C2:F8, B16:AD32, A3:A12, D1:G1

Запам'ятаєте такий спосіб позначення діапазонів, оскільки він постійно буде використовуватися при записі посилань і формул.