Общие принципы организации делопроизводства

Для документационного обеспечения работы любого учреждения или организации в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба.

Слайд 14.

Основными функциями делопроизводственной службы являются: прием, первоначальная обработка, учет и отправка корреспонденции, печатание, размножение и контроль исполнения документов, формирование дел и текущее хранение документов, подготовка документов для сдачи в архив. Делопроизводственная служба обязана также осуществлять методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях организации.

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, но с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Следовательно, оперативность решения вопросов, зафиксированных в документах, зависит от скорости доставки и обработки документов, что в свою очередь обусловлено организацией документооборота в учреждении (организации, предприятии).

Слайд 15.

Основные принципы организации документооборота:

- прохождение документов должно быть оперативным;

- каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Таким образом, основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения.

Слайд 16.

Объем документооборота – это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

Регистрация документов заключается в учете и фиксации сведений о документах в отчетной форме с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации.

В практической деятельности наибольшее распространение получили две формы регистрации документов – картотечная и журнальная.

Сл 17.

Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих организаций, заявления и жалобы граждан, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. К этой же группе относится важнейшая внутренняя документация – приказы, протоколы, доклады и т. п. Регистрируется также ценная и заказная корреспонденция.

На документы, не подлежащие регистрации, должен быть составлен специальный перечень. В перечень нерегистрируемых документов включают: документы, присылаемые для сведения; первичную документацию бухгалтерского учета; все документы, фиксируемые в функциональных подразделениях в особых учетных формах и т. д. Перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается руководителем учреждения и включается в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству.

Сл 18.

Работа по контролю за исполнением документов заключается в обязательном учете определенных категорий документов в соответствии с разработанным перечнем и по указанию руководства, систематическом наблюдении за их фактическим исполнением, принятии мер, способствующих своевременному исполнению, воздействии на непосредственных исполнителей с целью повышения исполнительской дисциплины, периодическом анализе результативности контроля для последующего исправления выявленных недостатков.

Контроль исполнения документов в организациях осуществляется, как правило, или секретарем-референтом или специальным контрольным аппаратом. В структурных подразделениях контроль за исполнением документов осуществляет непосредственно руководитель подразделения или его секретарь.

Критерием исполнения документа в каждом отдельном случае служит резолюция руководителя. При этом руководитель определяет те вопросы задания, по которым исполнители обязаны периодически ему докладывать.

Первостепенное значение имеет правильность определения сроков исполнения документов. В директивных документах, как правило, сроки исполнения устанавливаются вышестоящими организациями. В приказах и распоряжениях руководителя организации, а также в решениях коллегиального органа сроки указываются отдельно по каждому вопросу, требующему исполнения.

Если срок исполнения в документах не указан, контроль осуществляется в соответствии с перечнем документов, подлежащих обязательному контролю, в котором указываются их основные сроки исполнения.

Сложные задания, требующие длительного срока исполнения, разбиваются на четко ограниченные этапы. По каждому этапу в отдельности определяются ответственный исполнитель, срок и методы исполнения.

Эффективность контроля исполнения в значительной степени зависит от используемых методов его проведения.

Сл 19.

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации - это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком - этикеткой (например, "Приказы ректора академии за 2014 г.", "Переписка с предприятиями о поставке комплектующих" и т.п.). Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.

Сл 20.

Номенклатура дел оформляется как для структурных подразделений, так и для организации в целом (сводная номенклатура).

Основное назначение номенклатуры дел - служить руководством для группировки исполненных документов. Номенклатура дел используется также при индексации документов. Индекс дела входит составной частью в регистрационный номер документа.

Лица, ответственные в организации или структурном подразделении за ведение дел, обязаны обеспечить сохранность документов.

В целях обеспечения физической сохранности, документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах.

По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также дела временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде случаев документы могут передаваться на хранение в ведомственный или государственный архивы. Процедура передачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах.

На рабочих местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь, для хранения последних служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них.

В текущих архивах подразделений, для размещения большого количества укомплектованных в деле документов, применяются стеллажи и шкафы с подвижными и неподвижными секциями. В архиве организации, в специальных архивах документы хранятся в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения. С использованием металлических стеллажей различных размеров и разной степени механизации.