Организация документооборота и исполнения документов в таможенном органе

Сл. 47.

Организация документооборота.

Движение документов в таможенном органе с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.

Прохождение документов и операции, производимые с ними в таможенном органе, регламентируются Инструкцией по делопроизводству и работе архива, действующей в таможенном органе, организационно-методическими документами по работе в системе электронного документооборота, положением о таможенном органе, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами их должностных лиц и работников.

Сл 48.

Организация документооборота в таможенном органе осуществляется с учетом следующих принципов:

- централизация операций по приему и отправке документов;

- распределение документов на документопотоки;

- организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

- исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

- однократность регистрации документов;

- регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

Сл 49.

В документообороте таможенного органа выделяются следующие документопотоки:

- поступающая документация (входящая),

- отправляемая документация (исходящая),

- внутренняя документация.

Организация доставки документов.

Доставка документов в таможенные органы осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, специальной и электросвязи.

Сл 50.

Почтовой, фельдъегерской и специальной связью в таможенные органы доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

Средствами электросвязи осуществляется доставка телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм.

Для доставки электронных сообщений (электронных документов, электронных образов документов) используются информационно-телекоммуникационные сети, в том числе ведомственная интегрированная телекоммуникационная сеть ФТС России (ВИТС ФТС России).

Одновременно с указанными видами доставки документов допускается осуществлять прием корреспонденции, доставляемой курьерами сторонних организаций и другими юридическими и физическими лицами, через накопительный ящик.

Организация обработки и передачи поступающих документов.

Сл 51.

Документы, поступающие в таможенный орган на бумажных носителях, и электронные сообщения, электронные документы, электронные образы документов проходят в подразделении документационного обеспечения (у ответственного за ведение делопроизводства) первичную обработку, регистрацию или учет, предварительное рассмотрение, передачу начальнику (заместителю начальника) таможенного органа на рассмотрение и передаются в структурные подразделения на исполнение.

Документы, поступившие непосредственно должностным лицам структурных подразделений, должны быть переданы в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства) для регистрации (учета) и последующей передачи в структурные подразделения на исполнение.

Прием и первичная обработка поступающих документов.

Сл 52.

Прием и первичная обработка поступающих документов осуществляются должностными лицами подразделения документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства).

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"). При вскрытии конвертов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, а также наличие документов и приложений к ним, соответствие номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, наличие подписи на документе. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю. Документы, не имеющие реквизита "Подпись", возвращаются отправителю (кроме обращений граждан, направленных на официальный сайт или официальный адрес электронной почты таможенного органа).

Сл. 53.

При поступлении электронного сообщения (электронного документа, электронного образа документа) по системе электронного документооборота осуществляется проверка на соответствие реквизитов документа, указанных в карточке просмотра документа, реквизитам поступившего документа: адресат (правильность доставки), регистрационный номер, количество листов документа и приложения, наличие подписи. При обнаружении несоответствия отправителю в системе электронного документооборота формируется и направляется уведомление об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

При отсутствии на документе адреса отправителя конверт (пакет) прилагается к документу. Конверт прилагается к документу и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения даты отправки и получения документа. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.

Сл. 54.

При наличии на документе отметки о конфиденциальности ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и других) документы обрабатываются в соответствии с установленным ФТС России порядком работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

Документы, поступившие в таможенный орган в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день; документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно", передаются на регистрацию незамедлительно.

Предварительное рассмотрение и регистрация поступающих документов

Подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) проводится предварительное рассмотрение поступивших документов в целях распределения их на требующие обязательного рассмотрения начальником (заместителем начальника) таможенного органа и направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов, определения срочности исполнения поручений и на основании установленного в таможенном органе распределения обязанностей.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Сл 55.

Документы, адресованные начальнику (заместителю начальника) таможенного органа, а также таможенному органу без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения, после предварительного рассмотрения направляются начальнику (заместителю начальника) таможенного органа или в структурное подразделение.

Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или их должностным лицам, передаются по назначению.

Документы передаются начальнику (заместителю начальника) и иным должностным лицам таможенного органа только после регистрации (учета).

Сл. 56.

Поступившие документы сортируются на подлежащие регистрации (приложение N 18), подлежащие учету по реестру (приложение N 19) и не подлежащие регистрации и учету (приложение N 20).

Документы, не подлежащие регистрации и учету (приложение N 20), передаются по назначению непосредственно структурным подразделениям.

На документах, подлежащих регистрации или учету, проставляется штамп (приложение N 10) (подпункт 4.3.23 Типовой инструкции).

На каждый документ, подлежащий регистрации или учету, в системе электронного документооборота создается регистрационно-контрольная форма (далее - РКФ).

В РКФ вносятся основные реквизиты всех документов, регистрируемых и учитываемых в подразделении документационного обеспечения (подпункты 7.8.7, 7.9.11 Типовой инструкции).

Присвоение документам порядковых номеров в системе электронного документооборота осуществляется, как правило, автоматически.

Доведение документов до исполнителей

Сл 57.

Рассмотренные начальником (заместителем начальника) таможенного органа документы возвращаются с указаниями по их исполнению в подразделение документационного обеспечения (ответственному за ведение делопроизводства), где в РКФ делаются отметки об их возврате, вносится содержание указаний по исполнению документов, документы ставятся на контроль (при необходимости), а затем передаются на исполнение.

Сл. 58.

На каждый документ (кроме документов, поступивших в электронном виде), зарегистрированный в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства), при необходимости распечатывается один экземпляр регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК). РКК с распиской ответственного за ведение делопроизводства структурного подразделения о получении документа помещается в картотеку подразделения документационного обеспечения (у ответственного за ведение делопроизводства).

Рассмотренные начальником (заместителем начальника) таможенного органа документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются либо копируются (при необходимости), рассылаются структурным подразделениям и подчиненным таможенным органам подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) на основании указаний по исполнению документов начальника (заместителя начальника) таможенного органа. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, направляется ответственному исполнителю; остальным соисполнителям передается электронный образ документа либо его копия (при необходимости).

Документы, подлежащие учету по реестру, предварительно систематизируются по структурным подразделениям. После ввода основных реквизитов документов в РКФ распечатываются два экземпляра реестра, сформированные с использованием системы электронного документооборота.

На документах, подлежащих в соответствии с номенклатурой формированию в дела подразделения документационного обеспечения (у ответственного за ведение делопроизводства), перед направлением на исполнение в структурные подразделения проставляется штамп "Подлежит возврату в ОДО" (приложение N 10).

Передача документов, зарегистрированных в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства), от начальника (заместителя начальника) таможенного органа в структурные подразделения, а также между структурными подразделениями осуществляется через подразделение документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства).

Передача документов от начальника структурного подразделения исполнителям осуществляется через ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений.

Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

Регистрация отправляемых документов

Исходящие документы таможенного органа регистрируются централизованно в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства).

Сл 59.

Перед регистрацией исходящих документов должностные лица подразделения документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства) проверяют наличие подписи на документе и соответствующих виз, в том числе и соисполнителей, перечисленных в указании по исполнению документа, приложений к документу, инициалов и фамилии исполнителя, его телефона, а также правильность написания адресата, номера и даты документа, на который дается ответ, и наличие указателя рассылки (при необходимости).

Сл. 60.

На каждый исходящий документ создается РКФ в системе электронного документооборота, в которую вносятся реквизиты регистрируемых документов (подпункты 7.8.7, 7.9.11 Типовой инструкции). При необходимости может создаваться электронный образ документа, который прикрепляется к РКФ.

Присвоение документам регистрационных номеров осуществляется автоматически в системе электронного документооборота либо по "шахматке" (приложение N 21). Сл. 61

Одновременно на каждый исходящий документ ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения создается РКФ в системе электронного документооборота, к которой может быть прикреплен электронный образ документа.

Отправка документов

Сл. 62.

Документы, отправляемые таможенным органом, передаются почтовой, фельдъегерской, специальной и электрической связью.

Средствами электросвязи осуществляется отправка телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм.

Для электронных сообщений (электронных документов, электронных образов документов) используются информационно-телекоммуникационные сети, в том числе ВИТС ФТС России.

Обработку отправляемой корреспонденции (сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание, взвешивание, франкирование и оформление почтового отправления) и ее отправку производят должностные лица (работники) подразделения документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства).

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса, номера телефона, факса или с указателем рассылки.

Копийные экземпляры документов передаются на отправку полностью сформированные и скрепленные.

Документ, помещенный на машинный носитель информации (МНИ), должен иметь сопроводительное письмо. Ответственность за содержание документа на МНИ несет исполнитель документа.

На документах, направляемых в сторонние организации, необходимо указывать полные почтовые адреса.

Адреса не проставляются на документах, направляемых в ФТС России, таможенные органы и учреждения, находящиеся в ведении ФТС России.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи; документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Сл 63.

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Отправка документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей осуществляется в течение рабочего дня.

Запрещается передавать текст документов с отметкой о конфиденциальности ("Для служебного пользования") по открытым каналам связи (телеграф, телетайп, факс).

Прохождение и регистрация внутренних документов

Сл 64.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

На каждый внутренний документ (в том числе на электронные документы) создается РКФ в системе электронного документооборота, в которую вносятся реквизиты регистрируемых документов (подпункты 7.8.7, 7.9.11 Типовой инструкции), а также может создаваться электронный образ документа, который прикрепляется к РКФ.

Присвоение регистрационных номеров осуществляется автоматически в системе электронного документооборота или по "шахматке" (приложение N 21).

Приложение N 21

к пп. 6.4.6, 6.6.1

________ 001	________ 011	________ 021	________ 031	________ 041
________ 002	________ 012	________ 022	________ 032	________ 042
________ 003	________ 013	________ 023	________ 033	________ 043
________ 004	________ 014	________ 024	________ 034	________ 044
________ 005	________ 015	________ 025	________ 035	________ 045
________ 006	________ 016	________ 026	________ 036	________ 046
________ 007	________ 017	________ 027	________ 037	________ 047
________ 008	________ 018	________ 028	________ 038	________ 048
________ 009	________ 019	________ 029	________ 039	________ 049
________ 010	________ 020	________ 030	________ 040	________ 050

Форма "шахматки" для регистрации документов

Подготовка и оформление проектов правовых актов (приказов, распоряжений, положений, правил и инструкций) осуществляются в соответствии с порядком, определенным в пунктах 5.1 - 5.3 Типовой инструкции.

После подписания документы регистрируются в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства).

Учет количества документов.

Сл 65.

Учет количества документов за отчетный год проводится в таможенном органе по месту регистрации документов: в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) (по РКФ, созданным в системе электронного документооборота), в остальных структурных подразделениях - с учетом всех видов управленческой документации (протоколов, актов и других) и форм регистрации (по РКФ, созданным в системе электронного документооборота, журналам и другим).

Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитываются отдельно.

Результаты учета обобщаются подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства). Итоговые данные подсчета представляются начальнику (заместителю начальника) таможенного органа и в вышестоящий таможенный орган в табличной форме в установленном порядке в соответствии с правовыми актами ФТС России.

Сл 66.

За единицу учета количества документов принимается сам документ (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа) без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется и учитывается как один документ.

Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) по учетным формам.