Бизнес-уровень

На уровне бизнес-логики обнаруживаются существенные различия между разными СЭД. Собственно, все описанные компоненты, хотя и могут быть устроены по-разному, отличаться степенью сложности, но при этом функционально аналогичны. Бизнес-логика же различных систем может отличаться кардинально, и это как раз то, что должно интересовать более всего при ознакомлении с системой электронного документооборота. Можно выделить ряд фундаментальных компонентов, из которых, как из кубиков, складывается функциональность любой СЭД.

· Управление документами в хранилище. Включает процедуры добавления и изъятия документов, сохранения версий, передачи на хранение в архив, поддержания архива и т.д.

· Поиск документов. Состоит из поиска по атрибутам, визуального поиска по различным деревьям, в которые уложены документы, поиска по полному тексту, смыслового поиска и т.д.

· Маршрутизация и контроль исполнения. Обеспечивает доставку документов в рамках бизнес-процедур в организации. Собственно, от этой функциональности и пошел термин "электронный документооборот". Маршруты документов могут быть гибкими и жесткими. В случае гибкой маршрутизации следующий получатель документа определяется сотрудником, в ведении которого документ находится в данный момент. В случае жесткой маршрутизации путь прохождения документов определяется заранее на основе некоторой логики. В реальной жизни применяется "смесь" из этих двух подходов: для одних документов и структур в организации уместнее жесткая маршрутизация, для других гибкая. Функция маршрутизации присутствует не во всех СЭД. Обычно, чтобы не путаться, системы без средств маршрутизации называют электронными архивами. Контроль исполнения является неотъемлемой частью маршрутизации. Если у документа "появились ноги", то нужен контроль того, куда он идет и где сейчас находится. Фактически, маршрут определяется в терминах пути прохождения и временных интервалов на исполнение документа каждым из участников процесса прохождения. Под исполнением документа подразумевается выполнение действия, связанного с документом, каждым из участников в рамках его должностных полномочий. Проще говоря, кому-то нужно его просто прочитать, а кто-то, возможно, будет уволен.

· Отчеты. Служат аналогом конторских журналов учета документов. Используя различные отчеты, можно посмотреть, например, общее время, потраченное сотрудниками на работу над конкретным документом, скорость прохождения документов по подразделениям и т.д. Отчеты - отличный материал для принятия управленческих решений.

· Администрирование. Поддержика работы самой системы, настройки ее параметров и т. д.

«Правильная» СЭД

С точки зрения технологий системы электронного документооборота мало отличаются от любых других распределенных информационных систем. По принципу построения архитектуры они пытаются по возможности следовать современным тенденциям и требованиям рынка. Сейчас наиболее популярна концепция открытой среды, максимально подверженной адаптации под конкретные нужды, но при этом несложной в установке и сопровождении, с «тонким» клиентом и выделенным сервером приложений, по возможности многоплатформным. Все существующие системы в той или иной мере приближаются к этому идеалу. Однако еще достаточно распространены системы, основанные на полнофункциональном клиенте, привязанном к конкретной платформе. Иногда в этих случаях для удаленного доступа предлагается отдельный Web-клиент с ограниченной функциональностью. Например, в системе «ГранДок» компании «Гранит-центр», полная функциональность доступна только при использовании клиентского приложения, но при этом пользователь может осуществлять поиск и просмотр документов, находящихся в архиве, с помощью обычного браузера.

Важно отметить, что описанный «идеал» не является еще тем ориентиром, который может стать приоритетом при выборе системы. Это только один из факторов. Если какая-то система вас устраивает по соотношению цены и функциональности, то вовсе не обязательно, чтобы она полностью соответствовала последним веяниям в области построения информационных систем. На переднем крае все быстро меняется, и все новое завтра станет старым. Проверенные надежные решения зачастую ничем не уступают системам, построенным по последнему слову технологии.