Хранилище атрибутов документов

Хранилище атрибутов документов предназначено для хранения «карточки» — набора полей, характеризующих документ. Обычно в СЭД имеется понятие типа документов (например, договор, спецификация, письмо и т.д.) и для каждого типа заводится своя собственная карточка. Карточки разных типов имеют обязательные поля, общие для всех документов, и специальные поля, относящиеся к документам данного типа. Например, общими полями может быть уникальный номер документа, его название, автор, дата создания. При этом документы типа «договор» могут содержать такие поля, как дата подписания, срок действия, сумма договора. Типы документов, в свою очередь, могут иметь подтипы, имеющие общий набор полей, который они наследуют от основного типа, и при этом дополнительные поля, уникальные для подтипа. Наиболее развитая система управления документами может поддерживать большую вложенность таких подтипов. Типизация документов, выстраивание их иерархии, и проектирование карточек для них является одним из наиболее важных этапов в процессе внедрения СЭД.

Кроме понятия типа документов, возможно присваивание документам категорий, причем один документ может принадлежать одновременно к нескольким категориям. Категории могут быть выстроены в дерево категорий. Например, можно иметь категорию «Юридические документы» с подкатегориями «Законы», «Договоры», «Приказы» и т.д. При этом можно иметь параллельную структуру по отделам, например, категорию «Документы отдела продаж», а в ней подкатегории «Договоры на продажу», «Счета» и т.д. Договор на продажу может быть одновременно отнесен к подкатегориям «Договоры» и «Договоры на продажу», относящимся к разным ветвям в иерархии категорий. Таким образом, появляется возможность поиска документа в таком дереве на основе его классификации, причем один и тот же физический документ может встречаться любое число раз в разных узлах этой иерархии.

Для организации хранилища карточек возможны три варианта решения: использование собственного хранилища, стандартной СУБД или средств среды, на основе которой построена СУБД.

Собственное хранилище атрибутов документов позволяет оптимизировать его под задачу хранения карточек, гибко реализовать функции создания сложных карточек (имеющих, например, большую вложенность типов), а также использовать эффективные алгоритмы поиска информации в карточках. К системам, имеющим собственное хранилище, относятся, например, Documentum, «Евфрат» компании Cognitive Technologies и «Гарант-Офис» компании «Гарант Интернейшнл». Очевидным недостатком такого подхода является невозможность использовать стандартные ресурсы имеющейся информационной среды, а также зависимость критически важной информации от поставщика СЭД. В случае, если вы используете стандартную СУБД, всегда есть возможность миграции данных на СУБД от другого поставщика. Здесь же выбор жестче — придется отказаться от использования конкретной СЭД вообще, а миграция данных из одной СЭД в другую на порядок сложнее, чем в случае СУБД.

При использовании стандартных СУБД для хранения документов данная проблема решается. К такого рода системам относятся, например, системы «Дело» от ЭОС, «1С:Архив» и DocsFusion компании Hummingbird. Однако такой подход имеет свои слабые стороны — реляционная модель, реализованная в большинстве СУБД, не удобна для модели данных, используемой в СЭД. Достаточно сложно обеспечить необходимую гибкость при создании карточек документов, особенно, если нужна сложная структура. Разработчики СЭД при этом оказываются перед дилеммой: разработать простую, но эффективную структуру хранения данных, при этом отказаться от гибкости при создании карточек, либо иметь громоздкую структуру, которая обеспечивает необходимую гибкость за счет эффективности, прозрачности и надежности работы системы. Вторая неприятная проблема состоит в том, что при использовании внешней СУБД возникают некоторые трудности как при миграции с одной версии СЭД на другую, так и при переходе с одной версии СУБД на другую. Чаще всего такая ситуация приводит к определенному консерватизму пользователей в вопросе перехода на новые версии.

Если СЭД построена на основе какой-либо информационной среды, то грех не воспользоваться ее ресурсами. Большинство систем такого типа, популярных в России, построено на основе Lotus Notes/Domino. Это позволяет использовать все механизмы, заложенные в эту среду, в том числе средства резервного копирования, репликации, поиска и т.д. Проблемы такого подхода лежат в самой необходимости наличия определенной среды для работы системы управления документами, а также в тех ограничениях, которые накладывает конкретная среда на структуру ее баз данных.