Стандарты для систем управления документами

Стандартизация в области систем управления документами в основном заключается в выработке спецификаций взаимодействия систем от различных производителей, а также внешних приложений. Стандартизируются как сами протоколы, так и форматы данных, передаваемых между системами. На данный момент наиболее популярным универсальным стандартом взаимодействия с внешними приложениями (офисными приложениями, средствами потокового ввода) стал ODMA. Этот стандарт существует с 1994 года, и его поддерживают многие производители ПО. Однако, как все универсальное, ODMA содержит определенные ограничения и всегда оказывается «запасным» вариантом взаимодействия с СЭД, когда, по какой-то причине, нет возможности реализовать более полноценную интеграцию. К примеру, несмотря на то, что начиная с версии Office 97 в продуктах Word и PowerPoint поддерживается ODMA, практически все производители СЭД поставляют специальные макросы для интеграции с MS Office.

Правда, есть случаи, когда протокол ODMA оказывается вполне эффективным. К примеру, система ABBYY FineReader, начиная с версии 4.0, поддерживает ODMA, что позволяет пользователю, не обращаясь к производителю СЭД или к услугам интегратора, вводить бумажные документы в хранилище систем, поддерживающих этот протокол. К сожалению, ODMA не затрагивает вопросов взаимодействия между различными СЭД, однако другие стандарты имеют существенно меньшее применение.

Тема 1.1. Особенности конфиденциального электронного документооборота.

Базовый элемент любой СЭД - документ, внутри системы это может быть файл, а может быть запись в базе данных. Говоря о защищенном документообороте, часто подразумевают именно защиту документов, защиту той информации, которую они в себе несут. В этом случае все сводится к уже банальной (хотя и не простой) задаче защиты данных от несанкционированного доступа.

Здесь есть большое заблуждение, ведь речь идет именно о защите системы, а не только о защите данных внутри нее. Это значит, что нужно защитить также ее работоспособность, обеспечить быстрое восстановление после повреждений, сбоев и даже после уничтожения. Система - это как живой организм, не достаточно защитить только содержимое его клеток, необходимо защитить также связи между ними и их работоспособность. Поэтому к защите системы электронного документооборота необходим комплексный подход, который подразумевает защиту на всех уровнях СЭД. Начиная от защиты физических носителей информации, данных на них, и заканчивая организационными мерами.

Таким образом, необходимо защищать, во-первых, аппаратные элементы системы. Это компьютеры, серверы, элементы компьютерной сети и сетевое оборудование (как активное - маршрутизаторы, switch’и и т.д., так и пассивное - кабели, розетки и т.д.). Необходимо предусмотреть такие угрозы, как поломка оборудования, доступ злоумышленника к оборудованию, отключения питания и т.д.

Во-вторых, защита необходима файлам системы. Это файлы программного обеспечения и базы данных, уровень между аппаратными устройствами системы и логическими элементами системы и физическими составляющими. В противном случае появляется возможность влияния злоумышленником или внешними обстоятельствами на файлы СЭД, не проникая в систему, т.е. как бы снаружи. Например, файлы базы могут быть скопированы злоумышленником или повреждены в результате сбоя операционной системы или оборудования. В-третьих, само собой, необходимо защищать документы и информацию, находящиеся внутри системы.

Используя такой подход, можно построить систему, защищенную на всех уровнях, и рубежи обороны от угроз на каждом уровне. Возможно, выглядит немного параноидально, да и стоимость подобной защиты может сравняться со стоимостью самой СЭД, поэтому всегда нужно искать разумный баланс между безопасностью и стоимостью.