Современный взгляд на документ

Теперь перейдем к современному взгляду на документ на примере Lotus Notes (LN). Эта система служит для работы с документами, или, как говорят разработчики, с документно-ориентированными базами данных. В LN документ представляет собой основной модуль информации.

Рабочее пространство в LN предлагается сравнивать со шкафом, ящики которого наполнены различными документами. В каждом ящике (странице рабочего пространства) собраны однотипные документы. Каждая база данных в LN — это папка, размещающаяся в ящике и содержащая информацию по определенной тематике. Документ — лист бумаги в папке, содержащий данные об определенном объекте. Документ в LN — это карточка, макет с полями и приложения, а точнее, файлы, обрабатываемые каким-то приложением. В частности, документ может содержать файлы графических форматов или различных СУБД — dBASE, Excel, Access и т. п.

Представление о документе, способном содержать внутри себя базы данных, да еще реализованные на разных СУБД, конечно, полностью противоречит классическим концепциям. Когда мне в 1996 году пришлось впервые руководить проектом, в котором документы содержали базы данных от разных СУБД, у меня было ощущение, что мои заказчики сошли с ума. Я им пытался объяснить это, предлагал сделать «нормально» — произвести экспорт данных из этих СУБД в создаваемую систему. Они категорически отвергли мое предложение, изъявив желание хранить именно исходные документы.

Итак, согласно новому взгляду, документ может содержать много разнородных компонентов. Разная или одна и та же информация в документе может быть представлена в разных видах. Например, в нем могут храниться: изображение документа; его распознанный текст; регистрационная карточка документа с реквизитами (в том числе повторяющимися, которые могут храниться в БД); аудио- и видеокомпоненты (содержащие, например, аудиозапись чтения этого документа вслух его автором); информация, представленная в виде баз данных, и многое другое.

Оказывается, работать с такими документами не так уж безнадежно. Важно только иметь две центральные программы, выполняющие следующие функции:

1) отображение любого компонента на экран и/или печать для восприятия (и, если нужно, корректировки) документа человеком;

2) преобразование компонентов в текст для полнотекстовой или иной индексации.

Если эти две программы есть, то совершенно не важно, что внутри документа. Современные системы управления документами готовы работать более чем со 100 разными типами представления данных.

В системах автоматизации делопроизводства возникают дополнительные требования к электронным документам, такие как поддержка версий и разграничение доступа к частям документа (это особенно актуально при одновременной работе группы людей над созданием документа), введение электронной подписи для защиты содержания документа от изменений, криптография — для защиты от несанкционированного доступа, и др. Рассмотрим примеры систем, использующих современный взгляд на электронный документ.