Электронный архив

Архив образов документов. При сдаче образов документов в архив оператор не вводит значения реквизитов, поскольку они уже введены в другой системе (например, в системе «операционный день банка»). На экране появляются изображение документа и заполненная карточка реквизитов. Оператору нужно произвести верификацию документа и отправить его в архив. Он обычно верифицируется несколькими реквизитами (их от трех до восьми), их и нужно проверить. Внутри документа могут быть файлы-приложения. Решать, является ли данная конкретная страница самостоятельным новым документом или же это приложение к предыдущему, приходится оператору.

В одном крупном банке после того, как была внедрена система электронного архива, поток запросов резко вырос. Стали часто запрашиваться документы, которые ранее было либо очень трудоемко искать в толстых подшивках бумажных документов, либо вообще невозможно найти, поскольку их поиск требовал последовательного просмотра множества папок. Производительность труда тех, кто работает с архивом, резко возросла. Так, за день три работника архива этого банка теперь производят сканирование, верификацию и индексацию до 5 тыс. финансовых документов.

Что же такое электронный документ? Чем он отличается от БД?

Нижеследующее определение многое проясняет.

Документ — набор данных, выделенный с точки зрения семантики (как описания определенных фактов, событий, объектов и т. п.) и функций обработки (как единица создания, ввода, согласования, утверждения, подписи, хранения, передачи, отображения).

Другими словами, документ отличается от БД не структурной сложностью, а семантически и функционально. В этом смысле все соответствует старой классической схеме: электронный документ загружается в базу данных; по запросам из БД выбираются документы. Примечательно, что при этом также верна теорема двойственности: с точки зрения структуры документы так же сложны, как и БД. Отличие документов от БД нужно хорошо понимать при проектировании ИС.

Сегодня и документы, и БД стали на порядок сложнее, чем во времена классических концепций. Вернее сказать, документы уже стали сложными, а БД пока только двигаются в сторону хранения сложных документов. Многие исследователи отмечают, что нынешним СУБД явно не хватает понятия «документ». По-видимому, структурированные документы/записи станут одним из стандартных типов данных СУБД будущего.

В заключение отметим, что электронные документы опережают СУБД. Можно сказать, что они уже перешли в новое поколение — жизнь заставила это сделать, а вот БД пока остаются прежними. Ясно, почему электронные документы опережают БД: это элемент интерфейса, а БД — ядро. Тем самым электронные документы ближе к современным требованиям. Ну а пока же хранилища документов приходится делать на несоответствующих требованиям времени СУБД предыдущего поколения.

Тема 1.9. Система документооборота ES COM.BPM.