Тема 5.2. Функции электронного документооборота

Электронный документооборот представляет собой слаженную систему по работе с документами, реализующую концепцию «безбумажного делопроизводства». Эффективное управление предприятиями и организациями в большинстве случаев напрямую зависит от оперативного и качественного решения конкретной задачи связанной с хранением, поиском, использованием или формированием электронной документации.

Обеспечение контроля над потоками документов в организации ложится на системы электронного документооборота, которые руководят доступом и распространением различных бумаг больших объёмов в компьютерных сетях. Зачастую для хранения таких документов используют специальное хранилище, называемое электронный архив.

Web-документы, видеоданные, аудиоданные, таблицы, изображения, текстовые документы – вот те типы файлов, которые поддерживают такие системы.

Основные возможности электронных систем по обмену документами – это создание и уничтожение документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности информации.

Внедрение систем электронного документооборота является целесообразным при создании наиболее эффективного пространства для управления и функционирования предприятий или организаций. Основными преимуществами, которые призваны повышать эффективность работы предприятий или организаций после внедрения систем обмена данными можно назвать:

· возможность коллективной работы над конкретными бумагами;

· значительно ускорение поиска и выборки документов по различным атрибутам;

· повышение уровня безопасности информации путём ограничения доступа к системе, что осуществляется невозможностью работы с базой с незарегистрированных станций и компьютеров.

· создание электронных архивов, которые обеспечиваю удобство и надёжность хранения документации;

· повышение уровня контроля над исполнением документов и их качества, путём открытого доступа для конкретных лиц ко всем бумагам, в том числе и находящимися в стадии разработки.

Хорошее совмещение систем общего управления ресурсами компании и систем обмена данными позволит осуществлять поддержку бизнес-процессов всего предприятия путём оперативного управления бумагами, образами, потоками работ, корпоративными отчётами. С точки зрения современного предприятия, решение этой проблемы довольно важно, особенно, в случае одновременного использования нескольких корпоративных приложений.

Как вывод, стоит сказать о том, что автоматизация документооборота и утилизация документов распространяются сейчас повсеместно и вскоре работать, не умея пользоваться ними, будет довольно тяжело. Эти системы способны ускорить процесс и эффективность работы, что немаловажное достоинство не только для крупных корпораций, но и для представителей малого бизнеса. Ведение электронного архива упрощает работу и обеспечивает полный контроль над всей имеющейся документацией.