Правила построения организационных процедур

Организационные процедуры определяются Положе­нием об организации, инструкциями, приказами, распо­ряжениями и регламентируют процессы подготовки управленческих решений. Процесс подготовки любого управленческого решения независимо от количества до­кументов, необходимых для его утверждения, и количе­ства исполнителей может быть представлен в виде орга­низационной процедуры.

Пои построении процедур используются следующие основные понятия.

1. Организационная операция - технологически нерас­членимый процесс обработки экономической информа­ции (документов), осуществляемый конкретным сотруд­ником на рабочем месте.

Примерами операций являются: «утверждение (подпи­сание) приказа», «утверждение отчета по теме», «согласо­вание (визирование) документа», «утверждение сметы рас­ходов», «утверждение финансового плана» и т.д.

2. Комплекс взаимосвязанных организационных опе­раций, определяющих процесс подготовки конкретного управленческого решения, называется организационной процедурой.

Примерами организационных процедур могут быть: -«подготовка и утверждение отчета о выполненной ра­боте». В данной процедуре участвуют сотрудники ап­парата управления, которые готовят и оформляют от­чет, руководители или их заместители, которые согла­совывают отчет и руководители подразделений, утвер­ждающие отчет.

Организационная процедура включает 3 элемента:

1. Схему организационной процедуры.

2. Описание организационной процедуры.

3. Перечень документов, действующих в организаци­онной процедуре.

Рассмотрим их подробнее.

Схема организационной процедуры строится на основе изучения регламентирующей документации и сущест­вующего распределения обязанностей в подразделении по следующим правилам (см. рис. 1).

Рис. L Схема, иллюстрирующая правила построения организационных процедур

Правило 1. Организационная операция (этап работы) на схеме изображается в виде прямоугольника, располо­женного в разрезе осевой линии.

Правило 2. Наименование подразделения (исполните­ли), выполняющего организационную операцию, пишет­ся слева над осевой линией.

Правило 3. Документы, необходимые для выполнения организационной операции (документ № 1, № 2) изо­бражаются в виде прямоугольников, расположенных в разрезе стрелок, входящих в прямоугольник, изобра­жающий этап работы. Документы, извлекаемые из архи­ва, обозначаются звездочкой (документ № 2).

Правило 4. Итог выполнения организационной опе­рации также оформляется в виде документов, распо­ложенных в разрезе стрелок, выходящих из прямо­угольника изображающего этапы работы (документы № 1, 2, 3).

Правило 5. Если в результате выполнения операции некоторые документы остаются у исполнителя, то они изображаются в виде прямоугольников, расположенных справа под осевой линией (это могут быть документы, отправляемые в архив, например документ № 3).

Описание организационной процедуры выполняется по следующей форме.

Таблица 1

№№	Наименование	Доку-	Испол-	Приме-
п/п	этапов работ	менты	нители	чание
	(операций)

В гр. I указываются порядковые номера выполняе­мых организационных операций; в гр. 2 — наименова­ния этапов работ и их подробное описание; в гр. 3 — документы, необходимые для выполнения данного этапа работы; в гр. 4 — исполнители, ответственные за подго­товку данного этапа работы.

1. Пример построения действующей процедуры принятия решения

Процедура 1. (ПР-1). «Утверждение отчета о выпол­ненной работе» (см. рис. 2).

Рис. 2. Процедура принятия решений: «Утверждение отчета о выполненной работе»

Описание действующей процедуры принятия решений «Утверждение отчета» производится по форме (см. табл. 2):

Таблица 2

№ п/п	Наименование этапов работы	Документы	Исполнители	Применение
	Подготовка отчета		Старший экономист
			экономист
1.1	Принять	3,5	__
1.2.	Извлечь из архива	1,2,4	_
1.3,	Подготовить		—
1.4.	Передать на согла-
	сование в архив	1,2,3,4,6	—
II 2.1. 2.2. 2.3.	Согласование отчета Принять Проверить Завизировать Передать на утверждение	1,2,3,4, 6	Главный специалист — __ —
	ждение и в архив	1,2,3,4	—
III. 3.1. 3.2. 3.3.	Утверждение отче- та Принять Утвердить Передать на офор- мление		Начальник отдела — — —
IV. 4.1. 4.2. 4.3.	Оформление отче- та Принять Оформить (регист- рация, размножение) Отправить по назна- чению		Старший экономист — — —

Перечень документов, действующих в процедуре:

№ Документа –

1. План работы отдела -1

2. Отчет о выполненной работе
за прошлый период — 2

3.• Текущая нормативно-справочная
информация (данные для отчета) — 3

4. Инструкции по составлению отчета
(действующая регламентирующая
документация) - 4

5. Распоряжение начальника подразделения о
составлении отчета - 5

6. Отчет о выполненной работе (требуемый) — 6