Требования к системам электронного документооборота

К числу важнейших требований, предъявляемых к системам электронного документооборота, относятся:1) полнота хранимой в системе информации; 2) простота работы с системой для конечного пользователя;3) простота обслуживания системы;4) возможность работы с удаленными офисами и подразделениями предприятия;6) наличие средств групповой работы с документами и проектами;7) работа с MS Office.

Цели внедрения системы электронного документооборота:

повышение эффективности принятия решений; повышение оперативности движения информации;

повышение прозрачности и управляемости организационных процессов; повышение достоверности информации, используемой для принятия решений; снижение трудоемкости и повышение эффективности взаимодействия различных подразделений: защита конфиденциальных данных;

снижение риска потерь документов; снижение расходов, трудовых затрат и времени на делопроизводство.

Основные функции системы электронного документооборота:

упорядочение хранения документов, широкие возможности поиска;

уменьшение времени на согласование документов — ускоренное принятие решений;

возможность получения отчетности — проведения анализа;

разграничение доступа к документам; контроль за статусом исполнения распоряжений, приказов.

Структура системы электронного документооборота

Системы электронного документооборота, как правило, содержат следующие модули:

документооборот, включающий: модуль согласования документов; регистрация входящих документов и контроль исполнения;журнал регистрации исходящих документов; архив документов;

Общая тенденция развития систем делопроизводства и документооборота

Общая тенденция развития систем делопроизводства и документооборота - интеграция и постепенный переход к обслуживанию безбумажных технологий.

Интеграция с системами обработки электронных и бумажных документов:

• аппаратно-программными комплексами массового ввода / вывода бумажных документов;

• системами распознавания текстовой информации;

• персональными системами обработки документов (текстовые процессоры, электронные таблицы, графические редакторы, ГИС и т. п.);