Цель этапа: согласование и утверждение распределения сотрудников по должностям.
Источники информации:
§ анализ содержания (с учетом актуализации) следующих организационно-распорядительных документов компании: структурно-организационная схема-орграф компании, штатное расписание;
§ анкетирование руководителей компании и/или функциональной службы, занимающейся организационным проектированием (отдел кадров, ОТиЗ и т.п.);
§ экспресс-анкетирование персонала (по отсутствующим сведениям);
Элементы модели: проекция «Организационно-ролевая структура_Сотрудники».
Действия по распределению сотрудников по должностям:
создать новую проекцию «Организационно-ролевая структура_Сотрудники»:
открыть проекцию
для классификаторов в верхнем меню проекции размещены опции пометки и управления уровнем раскрытия;
центральная часть меню содержит опции, относящиеся к установке связей между позициями классификаторов проекции:
Переместить с удаленных | Перемещает связи с удаленных подуровней на текущий уровень | |
Обновить удаленные | Окончательно удаляет элементы после их предварительного удаления в случае, если элементы больше не связаны ни с одним другим | |
Тип связи | Устанавливает тип связи (без типа/ вход/ выход/ управление/ исполнение/ чтение / запись) | |
Назначить связь | Назначает связь между выбранными элементами. Дополнительный вариант «Связать с помеченными» позволяет назначить связи с группой помеченных элементов. | |
Удалить связь | Удаляет связь между выбранными элементами. Дополнительные варианты – «Удалить все» и «Удалить помеченные». | |
Обратить проекцию | Поменять местами левый и правый классификаторы в проекции (отображать проекцию зеркально). | |
Перейти в режим редактирования классификатора | Скрывает часть опций, относящихся к проекции и отображает опции редактирования классификатора прямо из проекции. | |
Сохранить | Сохраняет внесенные изменения. | |
Закрыть проекцию | Закрывает проекцию с предварительным предложением сохранить. | |
Просмотр печати | Вывод содержимого проекции. Может учитывать помеченные элементы, а так же наличие или отсутствие связей между элементами. | |
Показать/Скрыть окно свойств наименований связей | Открывает или скрывает окно, содержащее перечень связей (с номерами, наименованиями, характеристиками) |
установить связи между сотрудниками и занимаемыми ими должностями:
|
|
проекция может быть отображена в виде списка (обычный вид) и в виде матрицы:
здесь строки – позиции левого классификатора («Организационно-ролевая структура»), а столбцы – номера позиций правого классификатора («Сотрудники»);
|
|
в пересечении строки и столбца стоит «+», если в проекции установлена связь между позициями;
в первом столбце после наименований позиций (классификатора «Организационно-ролевая структура») указано общее число связей позиции с позициями в столбцах (число «+» в строке). Так, например, при свертке классификатора «Организационно-ролевая структура» до уровня подразделений, проекция в виде матрицы будет выглядеть следующим образом:
здесь строки – позиции левого классификатора («Организационно-ролевая структура»), а столбцы – номера позиций правого классификатора («Сотрудники»);
в пересечении строки и столбца находится «+», если в проекции установлена связь между позициями;
внесенную информацию об организационных звеньях и сотрудниках компании можно вывести в виде организационно диаграммы:
§ выбрать опцию «Просмотр печати» ()
§ не устанавливая дополнительных настроек, нажать «Ок»
§ в открывшемся окне, содержащем наполнение проекции в текстовом виде, выбрать «В мастер структурных диаграмм» ()
§ в мастере структурных диаграмм выбрать вид отчета «Диаграмма»:
Организационная диаграмма:
диаграмма выводится на том уровне раскрытия, который был установлен в проекции (в данном примере – на уровне подразделений).
Диаграмма модели:
Любой классификатор модели или проекция могут быть быстро открыты из диаграммы двойным нажатием левой кнопки мыши; проекция отображается в виде связующего два классификатора звена.
Формализация состава и единой терминологии функций, поддерживаемых в компании
Цель этапа: определение и точная классификация [методика формирования классификатора «Функции» описана в руководстве ООО «КВФ «БИГ-СПб» «Разработка организационно-функциональной модели предприятия (методика проведения работ)»] состава функций компании на основе существующих организационных документов и анкетирования персонала.
Источники информации:
§ практикум: файл «Должностные инструкции.txt»;
§ организационные документы;
§ анкетирование персонала;
§ библиотечные классификаторы функций.
Элемент модели: классификатор «Функции».
Действия по описанию направлений коммерческой деятельности:
создать новый классификатор «Функции»
наполнить классификатор «Функции» импортом текстового файла «Должностные инструкции.txt» с указанием опции импорта «Уровни» - «По отступам»
классификатор «Функции» после импорта должен иметь следующую структуру:
вид классификатора «Функции»:
данная служебная структура удобна тем, что в подуровнях должностей расположен перечень исполняемых функций; в проекции «Организационно-ролевая структура_Функции» легко установить связи между должностями из «Организационно-ролевой структуры» и функциями из «Функций»; после установки связей классификатор «Функции» структурируется, и из него удаляются все наименования должностей; при этом, функции уже закреплены за исполнителями из «Организационно-ролевой структуры», и не нужно для каждой функции вспоминать исполнителя.
Диаграмма модели: