Классификация документов

По типу носителя: бумажный, технический, оптический.

По способу и средствам документирования:

· текстовый – регистрация информации посредством письменности (средство - письмо);

· технический – регистрация информации посредством письма и графики (средство - графика (письмо));

· кинодокументирование – регистрация визуальной информации посредством фотографического процесса и кинотехники (средство - кинотехника);

· фотодокументирование – регистрация визуальной информации посредством химических процессов и фототехники (средство - фотография);

· фонодокументирование –регистрация звуковой информации посредством звукозаписи;

· документирование средствами оргтехники;

· документирование с использованием ЭВМ.

Отнесение документов к той или иной группе начинается с разделения всех документов на официальные идокументы личного происхождения.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро организационной документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации, являются источником информации для всех управленческих решений, доказательством в правовых отношениях.

Поэтому управленческие документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

· регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

· распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

· накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

· передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

В управленческой практике также принято различать документы по степени их подлинности на:

· черновые – изготовленные рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражающие работу автора над его содержанием; могут содержать только текст и не обладают юридической силой;

· беловые – рукописные или машинописные документы, текст которых переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений;

· подлинные – первые (или единичные) экземпляры документов, обладающие юридической силой (содержащие сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания));

· копии документов – документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах организации. Устаревшее название таких копий – отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Это, например, нотариально заверенные копии или дубликат документа – повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа (свидетельства о рождении, диплома и т.д.).

Кроме того, управленческие документы классифицируются:

· по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д.;

· по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данной организации) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

· по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

· по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных организаций. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатают типографским способом или на множительных аппаратах;

· по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

Вопросы для самопроверки:

1. Дайте определение понятиям «документ», «официальный документ» и «юридическая сила документа».

2. Какова цель, функции и свойства документов?

3. Перечислите виды классификации документов.