Документ: понятие, функции, классификация

Понятие документ. Юридическая сила документа. Общие и специальные функции документов и их свойства. Классификация документов.

2.1 Понятие документ. Юридическая сила документа

Значение латинского слова «документ» – доказательство, свидетельство. Термин попал в русский язык в XVIII в., а ранее использовались такие понятия как дело, бумага.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Официальный документ – это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Каждый официальный документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами и являются обязательными элементами его оформления. Различные документы состоят из разного набора реквизитов, определяемых целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено и установлено законодательными и нормативными актами. Для управленческой деятельности важна юридическая сила документов, подтверждающая, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации.

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

· соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

· издавать документы только в пределах своей компетенции;

· соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.