Понятие, необходимость и этапы оперативного хранения документов

Оперативное хранение документов организации – это комплекс организационных, информационных, технических и иных мероприятий, нацеленных на обеспечение оптимальных условий и рационального размещения, соблюдение нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, обеспечивающих эффективную повседневную работу с ними и одновременно исключающих их утрату (порчу) до передачи документов в архив или на уничтожение. Необходимость в оперативном хранении документов в организации обусловлена двумя обстоятельствами:

· в процессе деятельности организации постоянно образуются новые и новые документы, эффективная повседневная работа с которыми была бы невозможна без ее определенного упорядочения;

· практическая и научно-историческая ценность документов, образующихся в процессе деятельности организации различна, а возможности архивов по вмещению указанных документов для последующего хранения (даже с учетом активного проникновения в архивное дело информационных технологий) ограничены.

Организация надлежащего оперативного хранения документов организации предопределяется эффективностью управления указанным процессом, а также соответствующим персоналом и состоящими на оперативном хранении документации.

Управление оперативным хранением документов включает:

· составление и утверждение – в необходимых случаях – пересоставление и переутверждение номенклатуры дел;

· формирование и ведение дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

· выдачу документов во временное пользование и их обратный прием;

· создание и поддержание оптимальных условий оперативного хранения документов;

· рациональное размещение документов в процессе оперативного хранения;

· контроль за наличием и состоянием документов, состоящих на оперативном хранении;

· по истечении сроков оперативного хранения – подготовку соответствующих документов к передаче в архив или к уничтожению.

Оперативное хранение документов организуется непосредственно по месту их формирования в дела либо – к примеру, на малых предприятиях – в службе ДОУ (ином структурном подразделении, выполняющем ее функции). Соответственно управление оперативным хранением документов в первом случае полагается на руководителей, в подчинении которых находятся структурные подразделения, самостоятельно осуществляющие формирование документов в дела (допустим, кадровая служба, филиал организации и т. п.), а во втором – на руководителя службы ДОУ (иного структурного подразделения, выполняющего ее функции.