Регистрация и индексация документов

Эффективность управления документацией организации в значительной степени зависит от того насколько оптимально организовано функционирование информационно-поисковой системы (ИПС) по ее документам.

В данном случае под информационно-поисковой системой следует понимать упорядоченную совокупность системных компонентов и межкомпонентных связей, посредством которых в процессе управления документами реализуются соответствующие информационно-поисковые функции и задачи. Для надлежащего функционирования ИПС необходимо обеспечить:

· регистрацию и индексацию документов организации в соответствии с едиными правилами;

· формирование и постоянную актуализацию на основе данных о регистрации и индексации документов совместимых между собой информационно-поисковых массивов (ИПМ) (картотек, баз данных и т. п.);

· получение на основе данных в составе ИПМ достоверных сведений о документах, состоящих на оперативном хранении в организации.

Функциональное назначение ИПС заключается в:

· накоплении о документах организации данных, обеспечивающих их оперативный и надежный поиск;

· обработке накопленных данных (их учете, систематизации, анализе, копировании, хранении, ревизии и - в необходимых случаях - восстановлении утраченных данных);

· выдаче пользователям данных о документах организации в соответствии с запросами.

Движение документов любого вида (входящих, исходящих и внутренних) сопровождается их регистрацией. Эта процедура обязательна для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрация и индексация документов организации производится посредством присвоения каждому документу поступающему в организацию (создаваемому в организации), индекса – условного обозначения (буквенного, цифрового или комбинированного) служащего для последующей идентификации (гарантированного опознания) документов в процессе движения (перемещения), и регистрации данных о присвоенном документу индексе в документации организации.

Регистрация документов осуществляется для решения следующих задач:

· количественный учет документов, необходимый для подсчета объема документооборота;

· обеспечение сохранности документов, устранение возможности их утраты;

· восстановление информации утраченного документа с помощью регистрационных форм и имеющихся заверенных копий;

· обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;

· обеспечение возможности ведения информационно-справочной работы по документам и поиска информации по запросам работников организации и внешних потребителей.

Документы регистрируются организацией только один раз: входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки, внутренние – в день подписания (утверждения). Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

Порядок регистрации документов обычно закрепляется в Инструкции по документационному обеспечению управления или в Табеле документов.

Для входящих документов характерна их повторная регистрация в структурных подразделениях. В то же время основным принципом регистрации является ее однократность. В связи с этим при повторной регистрации документа в структурном подразделении недопустимо присваивать ему новый регистрационный номер. В структурном подразделении документ регистрируется под тем номером, который был присвоен ему в службе ДОУ.

В зависимости от особенностей организации и содержания деятельности предприятия регистрация документов может производиться централизованно (в службе ДОУ) или децентрализованно (т.е. непосредственно в тех структурных подразделении куда те или иные документы поступают извне или там, где они создаются). Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) целесообразно регистрировать в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления.

Службой ДОУ должен разрабатываться перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях, т.е. не регистрируемых в службе ДОУ. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ:

1. Письма, присланные для сведения (копии).

2. Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок.

3. Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию.

4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

5. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

6. Сводки и информация, присланные для сведения.

7. Учебные планы и программы.

8. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.

9. Прейскуранты.

10. Технические условия.

11. Претензии.

12. Нормы и нормативы расходов материалов.

13. Поздравительные письма.

14. Пригласительные билеты.

15. Документы по заключению коллективных договоров.

16. Бухгалтерские документы.

17. Планово-финансовые документы.

18. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

19. Формы статистической отчетности.

20. Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «лично» и общественным организациям.

21. Объяснительные записки.

22. Арбитражные и исковые документы.

23. Регистрационные номераприсваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

Получаемым и отправляемым письмам присваивают сложные номера, состоящие из нескольких частей. Это необходимо для последующего деления всей переписки на отдельные группы (массивы), что облегчает поиск документов, особенно при обращении к ним через несколько лет. Письма по различным вопросам и от разных организаций подшивают в отдельные папки (дела), которые тоже нумеруют. Поэтому индекс письма включает не только очередной порядковый номер документа с начала календарного года, но и номер дела, в которое будет в дальнейшем подшит поступивший и исполненный документ, или номер дела, в которое будет помещена копия отправленного документа. Например, в филиале было получено письмо из вышестоящей организации, поступившее 25.08.2005. С начала календарного года это было, например, 1825 входящее письмо по счету (по порядковому номеру). Допустим, что переписка с вышестоящей организацией подшивается в дело № 01-14. Таким образом входящее письмо будет иметь регистрационный индекс (номер): 1825/01-14. Ответ на это письмо будет иметь, например, такой индекс: 01-14/1913, где 01-14 – это номер дела, в которое будет подшита копия отправленного документа, а 1913 – очередной порядковый номер исходящего письма.

К обязательным частям регистрационного номера могут добавляться при необходимости коды из классификаторов: корреспондентов, структурных подразделений, направлений деятельности и т.д.

Классификаторы разрабатываются по усмотрению организации, исходя из ее потребностей. Коды из разных классификаторов отделяются друг от друга, как правило, косой чертой. Последовательность расположения в индексе документа кодов из различных классификаторов закрепляется в Инструкции по делопроизводству, например: индекс поступившего письма может иметь следующую структуру: порядковый номер с начала календарного года/номер дела по номенклатуре дел/код по классификатору корреспондентов/код по классификатору направлений деятельности (например, 263/06-18/15/0711).

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Наиболее существенным вопросом при регистрации документов является состав реквизитов документов, которые переносятся в регистрационную форму. Обязательные регистрационные реквизиты перечислены в ГСДОУ, дополнительные реквизитыопределяются самой организацией.

К обязательным реквизитам относятся:

· регистрационный номер документа;

· автор документа (корреспондент);

· наименование документа;

· дата документа;

· номер документа;

· дата поступления документа в организацию (для входящих документов);

· номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);

· заголовок документа или его краткое содержание;

· резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата простановки резолюции);

· отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ);

· номер дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел организации должен быть помещен соответствующий документ.

Дополнительными могут быть реквизиты:

· расписка исполнителя в получении документа;

· ход исполнения;

· наличие приложений;

· количество листов и экземпляров документа и др.

Каждая организация самостоятельно определяет, какие регистрационные формы будут применяться. Основными регистрационными формами продолжают оставаться журнальная форма и карточная.

Журналы или книги регистрации, заполняемые от руки, удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и их необходимо систематизировать по срокам, в связи с чем необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках или формировать специальные контрольные файлы в компьютере.

Регистрационно-контрольные карточки (РКК), заполнявшиеся раньше на пишущих машинках, а в настоящее время изготавливаемые с помощью компьютера, позволяют более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров РКК можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.

Формы регистрационного журнала и регистрационно-контрольной карточки не регламентированы, т.е. состав и расположение реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ организации.

Регистрацию документов-ответов целесообразно вести на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

В зависимости от задач поиска информации в организациях чаще всего формируются такие картотеки, как по корреспондентам, по видам документов, по алфавиту авторов документов, по обращениям граждан, кодификационные и т.д.