Порядок разработки номенклатуры дел организации

При составлении номенклатуры дел организации необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы архивов организаций, перечнях документов с указанием сроков хранения.

Проект номенклатуры дел организации составляется на основе:

· предписаний, содержащихся в типовой номенклатуре дел;

· рекомендаций, содержащихся в примерной номенклатуре дел;

· номенклатур дел структурных подразделений и, если таковые имеются, общественных организаций организации.

Также при создании номенклатуры дел организации следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о структурных подразделениях (при их наличии), штатным расписанием, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения. Важнейшее значение имеет изучение состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При наличии структурных подразделений сначала разрабатываются номенклатуры дел подразделений, а затем на их основе – сводная номенклатура дел (номенклатура дел организации).

Номенклатура дел организации составляется в IV квартале текущего года (обычно в декабре) на следующий календарный год. Это правило сохраняется и для вновь созданных организаций, которые в первое время работы (до декабря) накапливают документы и начинают формировать дела, еще не имея номенклатуры дел. В конце первого календарного года работы в этих организациях на основе созданных массивов документов должна быть подготовлена номенклатура дел, которая в дальнейшем будет уточняться и дополняться по мере развития производственной деятельности организации.

Ответственность за составление номенклатуры дел организации возлагается на службу ДОУ, а архив организации в целях качественного комплектования документами архивного фонда должен контролировать эту работу и оказывать службе ДОУ необходимую методическую и практическую помощь в подготовке номенклатуры дел. Проекты номенклатур дел структурных подразделений составляются лицами, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях (общественных организациях), согласовываются с архивом и службой ДОУ организации, после чего подписываются руководителями подразделений (организаций) и представляются в службу ДОУ организации.

Проект номенклатуры дел организации:

· визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив;

· подписывается руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления;

· согласовывается с:

­ центральной экспертной (экспертной) комиссией организации;

­ экспертно-проверочной комиссией государственного архива, куда документы снятые с оперативного хранения, поступают на постоянное хранение;

· утверждается руководителем организации.

Утвержденная номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров. После этого первый экземпляр номенклатуры помещается на хранение службу ДОУ организации, второй – используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий – используется в ведомственном архиве, а четвертый – в государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы, снятые с оперативного хранения, поступают на постоянное хранение. Структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января нового календарного года.

Пересоставление и согласование номенклатуры дел производится в случае коренных изменений функций и (или) структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Уточнение номенклатуры дел производится в конце каждого календарного года. С этой целью в документ вносятся необходимые уточнения, после чего она перепечатывается, согласовывается с заинтересованными сторонами, а затем утверждается руководителем организации. В течение года в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься сведения о включении в нее новых дел (например, в связи с изменением организационной структуры организации, появлением новых участков документирования и т. д.). По окончании года на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений в документ вносятся итоговые сведения о категориях и количестве дел организации.