Разработка номенклатуры дел структурного подразделения

К разработке номенклатурных дел привлекаются специалисты хорошо знающие документацию на закрепленных за ними участках (ответственные за делопроизводство)

После получения выписки из утвержденной номенклатуры дел Предприятия, систематизация документов и названия дел должны быть приведены в соответствие. Номенклатура дел Предприятия является нормативным документом, обязательным для всех, входящих в структуру Предприятия, подразделений

Графы номенклатуры дел:

Графа 1 включает индексы дел, которые состоят из номера отдела, номера дела и номера документа в деле. Например: 01 - 03/15 (канцелярия, дело №3, документ №15).

Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах равных структурных подразделений. Для переходящих дел индекс дела сохраняется.

Графа 2 - Заголовок дел (томов, частей).

Порядок расположения дел внутри разделов определяется степенью важности документов и их взаимосвязью. Вначале идут дела, содержащие организационно-распорядительную документацию, далее - плановые и отчетные, переписка, в конце - журналы, номенклатура дел. Заголовки дел по географическому признаку располагаются по алфавиту.

В группе плановых и отчетных документов первыми идут перспективные, годовые, затем - квартальные, месячные.

В группе дел с перепиской в начале располагается переписка с вышестоящими организациями.

Заголовок должен четко и обобщенно отражать состав и содержание дела. Не допускаются неконкретные формулировки (“разное”, “переписка”, т.п.).

Элементы заголовка располагаются в следующей последовательности:

· название вида дела или разновидности документов (приказы по...., протоколы..., переписка о...,);

· название автора документов (структурного подразделения);

· название адресата или корреспондента (кому отправлены или от кого получены);

· краткое содержание;

· территория, с которой связано содержание документов дела;

· указание на копийность (слово копии);

· даты, к которым относятся документы.

Например: “Дело об организации семинаров по бухгалтерской отчетности в г. Пскове, за 1993 -.1996 гг”.

“Переписка коммерческого отдела с учебными заведениями Белоруссии о заключении договоров о сотрудничестве, за 1995 - 1997 гг.” (копии).

При составлении заголовков дел могут использоваться формулировки статей типового перечня документов с указанием сроков хранения.

Графа 3 “Количество дел, томов, частей” заполняется в конце года.

Графа 4 “Срок хранения (томов, части,) и № статьи по перечню”. Указывается срок хранения и номер статьи по перечню[4], а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел, или согласовывается с государственным. архивом.

Графа 5 “Примечание”. Вносятся названия использованных для определения сроков хранения перечней, сведения о заведении дел, о переходящих делах, уточнения о формировании, хранении, уничтожении, передаче, переносе на машинный носитель, о местонахождении.

Номенклатура дел предприятия на предстоящий год (на пять лет) составляется в последнем квартале предшествующего года.

Номенклатура дел подлежит переутверждению и пересоставлению в случае коренного изменения функций и структуры учреждения. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.

Утвержденная номенклатура дел предприятия тиражируется как правило в 4-х экземплярах:

· первый - в канцелярию,

· второй – рабочий,

· третий - в архив предприятия,

· четвертый - в государственный архив

Структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

В течение года в номенклатуру дел вносятся сведения для заведения новых дел по окончании года, оформляется итоговая запись о категориях и количестве дел по форме, указанной в приложении.