Передача дел на архивное хранение

Все предприятия делятся на два типа:

· Предприятия, документы которых входят в состав Архивного фонда Российской Федерации. Отношения между предприятием и архивным учреждением формируются на договорной основе.

· Предприятия, документы которых не входят в состав Архивного фонда Российской Федерации. За сохранность документов в таких фирмах несет персональную ответственность руководитель предприятия. В архивный фонд документы поступают в случае ликвидации предприятия в установленном законом порядке.

Передача дел из структурных подразделений в архив предприятия производится сотрудниками структурных подразделений по графику, составляемому архивариусом, согласованным с руководителями структурных подразделений.

Прием каждого дела производится архивариусом по описям дел в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается количество принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи архивариуса и лица, передавшего дела. В особо ценных делах, проверяется количество листов в них.

Дела со сроком хранения до 10 лет, которые принимаются в архив в исключительных случаях по разрешению руководителя передаются по номенклатуре дел.

В период подготовки дел к передаче в архив работник архива предварительно проверяет правильность оформления и формирования дел, соответствие количества дел по описи количеству дел по номенклатуре. В случае выявления недостатков работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Лекция 16. Обработка входящей и исходящей документации

Обработка входящей документации

Поступившие на предприятие документы проходят следующие этапы обработки:

· первичную обработку,

· предварительное рассмотрение,

· регистрацию,

· печатание, размножение (при необходимости),

· рассмотрение руководством,

· направление на исполнение, доставка

· исполнение,

· контроль исполнения,

· систематизацию и определение сроков хранения по номенклатуре дел

· формирование в дела, оформление дел,

· оперативное хранение документов в структурных подразделениях и передача в архив Предприятия

· экспертизу ценности,

· составление описей дел,

· хранение в архиве предприятия и передача на хранение в Госархив;

· уничтожение документов с истекшим сроком хранения.