Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора на государственное хранение и определения сроков их хранения.

Экспертиза ценности документов проводится:

· в структурных подразделениях предприятия:

a)при составлении номенклатуры дел;

b) при формировании дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

c)при подготовке дел к последующему хранению;

· в архиве Предприятия - в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов приказом руководителя на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входит не менее 3 человек:

· лицо, ответственное за архив;

· один из руководящих работников организации;

· выборочно.

ЭК является совещательным органом, ее функции, права и обязанности определяются положением о ней.

ЭК проводит заседания не реже двух раз в год в соответствии с планами работы, утверждаемыми руководителем.

Протоколы ЭК утверждаются руководителем. Протоколы об одобрении номенклатуры дел и описей дел на дела постоянного хранения и по личному составу, об изменении сроков хранения дел, о других важных решениях утверждаются руководителем после их согласования с ЭПК (экспертно - проверочной комиссией государственного архива).

В структурных подразделениях: экспертиза ценности проводится ежегодно ответственными за делопроизводство под методическим руководством работников архива предприятия. При этом осуществляется:

· отбор документов постоянного и временного срока хранения более 10 лет для передачи их в архив предприятия;

· отбор документов временного до 10 лет срока хранения с истекшими сроками хранения;

· изъятие их дел постоянного хранения документов временного хранения и не относящихся к конкретному делу, дублетных экземпляров, черновиков, неоформленных копий документов;

· полистный просмотр дел.

Результаты экспертизы оформляются описями дел и актами о выделении документов к уничтожению

Дела включаются в акт на уничтожение, если предусмотренный для них срок истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с пятилетним сроком хранения, законченные производством в 1990 году, включаются в акт, который будет составлен не ранее 1января 1996 года.

В акт на уничтожение не следует включать документы, сроки хранения которых не указаны в действующих перечнях, а у ЭК нет единого мнения об их ценности. В таком случае следует обратиться за методической помощью в государственный архив.

ЭК рассматривает акты на уничтожение вместе с описями дел за этот период.

Одобренные акты и описи дел структурных подразделений и общие, направляются на заключение ЭПК государственного архива.

После согласования описей с ЭПК, акты о выделении документов к уничтожению утверждается руководителем, а дела, включенные в акт, уничтожаются в установленном порядке.