Документальное оформление наличия и движения товаров

Начальным этапом бухгалтерского учета товаров является сплошное документирование всех товарных операций путем составления определенных материальных носителей первичной учетной информации.

С 1 января 1999 года Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 года № 132 ”Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций” введены единые формы первичных документов по учету операций розничной и оптовой торговли.

Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов.

В учете товарных операций важно обеспечить контроль за своевременным о полным поступлением товаров, а также за правильным их оприходованием со стороны материально ответственных лиц.

Приемка товаров на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом по доверенности с предъявлением паспорта.

Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.

Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

Учет доверенностей как бланков строгой отчетности производится либо по корешку доверенности, который хранится в бухгалтерии с отметкой о ее получении и использовании, либо в книге доверенностей., либо в журнале регистрации. Учет доверенностей ведется в журнале регистрации. После получения товара в бухгалтерию предприятия представляются документы, подтверждающие совершение торговой операции, и в книге (журнале) учета доверенностей проставляются номер и дата сопроводительных документов.

Товарная накладная (ф. ТОРГ-12) может выступать как приходным, так и расходным товарным документом. Товарная накладная применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

Для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности применяется Акт о приемке товаров (ф. ТОРГ-1), который составляется приемной комиссией предприятия-получателя, назначенной приказом или распоряжением руководителя этого предприятия.

При этом, приемка товара производится по фактическому наличию. При обнаружении недостачи товара (или других отклонений от условий договора поставки), покупатель обязан приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, принять меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром и вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта.

Следует обратить внимание на обязательное заполнение строки “Сертификат” с указанием его номера, наименования, органа регистрации, выдавшего этот документ, и срока его действия.

Количество экземпляров акта устанавливается исходя из практической необходимости (например, один экземпляр – в его бухгалтерию, а второй – представителю поставщика или транспортной организации).

При установлении расхождений при приемке товарно-материальных ценностей по количеству и качеству оформляется Акт об установлении расхождений по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (ф. ТОРГ-2) для отечественных товаров и Акт об установлении расхождений по количеству и качеству при приемке импортных товаров (ф. ТОРГ-3) для импортированных товаров.

Вышеуказанные акты (форма № ТОРГ-2 и ТОРГ-3) составляются в соответствии с фактическим наличием товара, а также на основании данных, содержащихся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, комиссией предприятия-получателя с привлечением (по мере необходимости) эксперта и представителя организации-поставщика (грузоотправителя, изготовителя).

Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта.

После окончательного оформления, такие акты передаются с приложением соответствующих документов (счетов-фактур, накладных и т.п.) в бухгалтерию предприятия-получателя под расписку и для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз.

Количество экземпляров актов также обосновывается исходя из фактической необходимости (например, один экземпляр - получателю в бухгалтерию, один экземпляр –поставщику).

Для оформления приемки и оприходования (принятия на ответственное хранение) тары или упаковочных материалов, полученных при распаковке товаров и не указанных поставщиком (грузоотправителем) отдельно в счете, применяется Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика (форма № ТОРГ-5).

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, другой – остается у материально ответственного лица.

Первичные приходные и расходные документы по движению товаров являются основанием для составления товарного отчета (ф.ТОРГ-29), оформляющего результаты за один или за несколько дней работы, который является основанием для ведения бухгалтерских записей. В адресной части товарного отчета указываются наименование организации, торговой единицы и структурного подразделения, фамилия и инициалы материально ответственного лица, лимит остатка товаров, номер отчета, период, за который составляется товарный отчет.

В приходной части товарного отчета отражается в стоимостном выражении остаток товаров на дату составления предыдущего товарного отчета и поступление товаров и тары по сопроводительным документам. Каждый приходный документ записывается отдельно, рассчитывают общую сумму оприходованных товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода.

В расходной части товарного отчета подсчитывают общую сумму расхода товаров за отчетный период.

Каждый расходный документ отражается отдельной строкой.

Товарные отчеты составляются материально ответственными лицами в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета вместе с документами, подтверждающими поступление или выбытие товаров, представляется в бухгалтерию организации, а второй с распиской бухгалтера о приеме отчета остается у материально ответственного лица.

Все приходные и расходные документы, на основании которых составляются товарные отчеты, следует располагать в хронологическом порядке.

Нумерация товарных отчетов должна быть последовательной с начала и до конца года с первого номера. В тексте и цифровых данных товарных отчетов неоговоренные исправления и их подчистка не допускаются. Ошибочные записи зачеркиваются одной чертой, затем надписывается правильный текст или цифровые данные. Исправление ошибок в товарном отчете должно быть оговорено надписью “исправлено” и подтверждено подписью ответственного лица и бухгалтера с указанием даты исправления.

При продаже товаров за наличный расчет, объем продаж за наличный расчет определяется суммой денежных средств, полученных от покупателей за проданные им товары. В соответствии с Законом РФ от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов» денежные расчеты с населением в магазинах производятся с обязательным применением контрольно-кассовых машин, допущенных к использованию Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам и включенных Комиссией в Государственный реестр контрольно-кассовых машин, используемых на территории Российской Федерации.

Контрольно-кассовые машины подлежат обязательной регистрации в налоговом органе. Налоговые органы вправе применять штрафные санкции к предприятию за нарушение указанного Закона, а при повторном нарушении – обратиться в суд с иском о ликвидации предприятия с одновременным приостановлением его деятельности, связанной с денежными расчетами с населением.

На контрольно-кассовых машинах в обязательном порядке должна применятся контрольная лента, и по каждой контрольно  кассовой машине ведется книга кассира  операциониста. Выручка от покупателей поступает в кассу торгового предприятия, ее размер определяют по показаниям счетчиков контрольно-кассовых машин, зарегистрированных в книге кассира-операциониста. При этом выручка уменьшается на сумму денег, выданных покупателям из кассы по возвращенным чекам, имеющим разрешительную надпись руководителя и оформленным актом. Выручка от реализации сдается кассиром  операционистом кассиру, что отражается в квитанции к приходному кассовому ордеру. Правильность отражения полученной выручки от реализации товаров проверяется сверкой сумм выручки, показанной в кассовом и товарном отчетах. Контрольные ленты, книга кассира  операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями, хранятся в течении сроков, установленных для первичных документов, но не менее 5 лет.

В книге в обязательном порядке отражаются показания счетчика кассовой машины на начало и на конец рабочего дня, а также сумма поступившей за день выручки. При наличии на предприятии нескольких ККМ на каждую из них заводится отдельная книга кассира  операциониста.