Точность и стандартизация официально-делового стиля требуют употребления в деловых документах специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.
Языку деловых бумаг и документов присущи:
1. Стандартные средства и клишированные конструкции, языковые штампы и стереотипы. Перечисленные языковые формулы могут передавать различные аспекты содержания:
– мотив создания документа (В соответствии с письмом заказчика…; Ссылаясь на Ваш запрос от… и др.);
– цель создания документа (Во исполнение постановления Ученого совета университета…; В целях увеличения товарооборота… и др.);
– просьбы, требования, распоряжения (Прошу рассмотреть возможность…; Настаиваем на соблюдении всех условий настоящего договора… и др.);
– напоминание, предупреждение (Напоминаем, что срок соглашения истекает…, Организация уведомляет Вас о том, что… и др.);
– предложение (В ответ на Ваш запрос на … мы предлагаем Вам…; По вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы… и др.);
– обещание, гарантии (Гарантируем, что…; Конфиденциальность информации обеспечена… и др.) и др.
2. Употребление слов в прямом, номинативном значении, а также специальной терминологии (ответчик, истец, акт, слушали, присутствовали и т.п.).
3. Ярко выраженный именной характер официально-делового стиля:
– использование отглагольных существительных (исполнение, рассмотрение, несоблюдение, непризнание);
– использование имен существительных, называющих людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (свидетель, квартиросъемщик, истец);
– использование существительных, обозначающих должности, только в форме мужского рода (следователь Петрова, свидетель Астахова и др.);
– использование«расщепленных» сказуемых (оказывать помощь – помогать, производить оплату – оплачиватьи др.);
– использование сложных отыменных предлогов (в силу, в целях, в результате и др.).
4. Употребление канцеляризмов – нетерминологических слов, характерных преимущественно для административно-канцелярской речи (нижеследующий, вышеупомянутый, на основании вышеизложенного).
5. Использование сложных синтаксических конструкций, содержащих однородные члены, причастные и деепричастные обороты и дающих «возможность читателю все сразу понять и сразу же принять соответствующее решение» (Л.В. Щерба).
При составлении официально-деловых документов необходимо:
1) различать слова-паронимы:
представить(предъявить, показать): представить отчет – предоставить(дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо): предоставить справку;
гарантийный(содержащий гарантию, служащий гарантией): гарантийный талон – гарантированный(обеспеченный законом, договором): гарантированный отдых;
проводить (осуществлять что-либо): проводить совещание – производить (вырабатывать, изготавливать): производить товары;
2) правильно употреблять предлоги и падежные формы. Например, конструкции с предлогом по характерны для деловой речи, без предлога – общеупотребительны (меры по усовершенствованию, опыты по разведению, мероприятия по предупреждению). Предлог согласно употребляется с дательным падежом (согласно приказ у. Неверно: согласно приказа).
3)учитывать особенности лексической сочетаемости:
приказ – издается | доводы – веские |
контроль – возлагается | цены – низкие, высокие |
цена – устанавливается | Сотрудничество – взаимовыгодное |
задолженность – погашается | расчеты – предварительные |
оплата – производится | должностные оклады – устанавливаются. |
4) учитывать особенности делового этикета:
– написание Вы и Вам с прописной буквы;
– обращение в официальные организации от первого лица множественного числа (Предлагаем Вашему вниманию...; Напоминаем, что...; Просим сообщить о...). В некоторых документах (указах, приказах, заявлениях) употребляется форма первого лица единственного числа (Прошу...; Приказываю...).