Виды деловых документов. Особенности их структурирования и оформления

Документ – деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др. виды документов.

Ядро служебной документации составляют управленческие документы, обеспечивающие управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Разновидностями управленческих документов являются:

1. Директивные и распорядительные документы (закон, постановление, приказ, распо­ряжение).

2. Административно-организационные документы (отчет, договор, контракт).

3. Информационно-справочные документы (справка, докладная записка, акт).

4. Официальная корреспонденция (деловые и коммерческие пись­ма разных типов).

5. Финансовые и учетные документы (квитанция, накладная).

Особую группу составляют личные (частные) документы (заявление, автобиография, расписка, доверенность, резюме).

Общим для всех видов и типов документов является требование четкого соблюдения правил их оформления в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами. Особое значение при этом имеет соблюдение всех реквизитов документа.

Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распоря­дительными положениями для отдельных видов документов. Именно реквизиты обес­печивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг. Совокупность реквизитов документа называют формуляром.

К наиболее распространенным жанрам личных документов относятся заявле­ние, резюме, автобиография, доверенность, расписка, объяснительная записка.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу. Заявление пишется обычно от руки в одном экземпляре.