double arrow

Информационно-справочные документы

Большинство документов, которые создаются в учреждениях, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, которая служит основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся:

- докладная записка;

- объяснительная записка;

- справка;

- акт;

- протокол.

Докладная записка – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное обсуждение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. В докладной записке может быть информация по следующим вопросам: о сложившейся ситуации; явлениях или фактах, имеющих место; выполненной работе; сделанных выводах; предложениях. Информация документа либо принимается руководителем к сведению, либо побуждает его к определенным действиям.

По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

Инициативные докладные записки составляются по личной инициативе составителя с целью побуждения адресата к принятию определенных решений.

Текст такой докладной записки, как правило, делится на две части:

- констатирующую, или описательную, в которой описывается ситуация или излагаются имеющиеся факты (обычно негативные);

- изложение выводов и предложений.

Информационные докладные записки составляются регулярно, например, еженедельно или ежемесячно, чаще всего по указанию руководителя. Они содержат информацию о ходе работы, о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.д.

Докладная записка должна содержать следующие реквизиты: «наименование учреждения», «название вида документа», «дата», «регистрационный номер», «место составления», «адресат», «заголовок к тексту», «текст», «подпись» (с указанием должности, фамилии, инициалов). При составлении документа используются следующие клишированные синтаксические конструкции: Сообщаю Вам, что…; Прошу, предлагаю + инфинитив (принять меры, выделить, разрешить, допустить, перенести).

В зависимости от местонахождения адресата докладные записки делятся на внутренние (рис. 5.7.) и внешние (рис. 5.8.). Докладная записка, адресованная руководителю учреждения или структурного подразделения, называется внутренней; если же докладная записка направляется в вышестоящую организацию, то это будет внешняя докладная записка. Внешние докладные записки оформляются на бланке организации, внутренние – на обычном листе бумаги.

Рис. 5.7. Образец оформления внутренней докладной записки.

Рис. 5.8. Образец оформления внешней докладной записки.

Объяснительная записка – это документ, который поясняет отдельные положения основного документа (плана, программы, отчета, проекта) или объясняет причины какого-либо события, факта, поступка (чаше всего случаи нарушения трудовой дисциплины).

Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. Первая группа документов представляет собой приложения к основному документу (плану, отчету), они объясняют и дополняют его. Такие записки оформляются на общих бланках, подписываются руководителем (рис. 5.9.).

Во вторую группу включаются записки, в которых объясняются причины поведения, поступка, ситуации. Они составляются и подписываются отдельными работниками. Текст такой записки строится следующим образом: вначале описывается ситуация, поступок, затем объясняются причины произошедшего. В объяснительной записке предполагается использование предлогов с причинным значением: в связи с …, вследствие…, по причине того, что… и т.п.

Как и внутренние докладные записки, объяснительные записки могут оформляться рукописным образом на стандартном листе бумаги. Такие записки оформляются так же, как и внутренняя докладная записка.

Рис. 5.9. Образец оформления объяснительной записки.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий или явлений, а также удостоверяющий какой-либо юридический факт.

Справки составляются, как правило, по запросам вышестоящих и сторонних учреждений, имеющих право на получение соответствующей информации (судебные и налоговые органы, милиция, прокуратура), - это внешние справки. Справки могут составляться также и внутри учреждения – это внутренние справки. Внешние справки составляются на общем бланке учреждения, внутренние – на чистом листе бумаги.

Различают также справки личного характера (рис.5.10.) и служебно-информационного (рис. 5.11.).

Личные справки выдаются гражданам с целью подтверждения места проживания, работы или учебы, заработной платы, трудового стажа и т.п. Такие справки всегда направляются за пределы учреждения, поэтому они оформляются на общем бланке. Поскольку текст справки личного характера по своему содержанию типичен, он оформляется на трафаретном бланке, на котором содержится заранее занесенная постоянная информация и оставлено место для переменной информации. Текст начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются необходимые сведения. Не рекомендуется использовать в тексте архаичные обороты: настоящим подтверждается, действительно обучается, настоящая справка.

Рис. 5.10. Образец оформления справки личного характера.

Текст информационной справки обычно составляется в индивидуальных ситуациях. Во вступительной части указываются причины ее составления (ссылки на запрос лиц и организаций; на документы, послужившие основанием для составления справки, и др.). Текст может делится на разделы и пункты. Очень часто справочную информацию представляют в табличной форме.

Рис. 5.11. Образец оформления служебно-информационной справки.

Типовой формуляр справки включает следующие реквизиты:

- «наименование организации» (автора, выдавшего справку);

- «наименование вида документа» (справка);

- «дата»;

- «регистрационный номер»;

- «место составления»;

- «адресат»;

- «заголовок к тексту»;

- «текст»;

- «подпись»;

- «оттиск печати».

Датой справки служит дата ее подписания. Регистрационным номером считается порядковый номер документа, он оформляется одновременно с датой.

Заголовок справки может включать указание на период времени, на который приходится сообщение. Внешние справки подписываются, как правило, руководителем учреждения или его заместителем. Внутренние справки подписывают руководители структурных подразделений. Справки, содержащие финансовую информацию, подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером. Оттиск печати заверяет подписи на справках, содержащих финансовую информацию. Печатью заверяются также справки, подтверждающие факты из жизни и деятельности граждан.

Различают акты законодательные (решения, облеченные в форму законов, указов, постановлений) и административные (подтверждение фактов в деятельности организации).

Административный акт – это документ, составляемый группой лиц и подтверждающий установленные ими факты или события. В некоторых случаях акт составляет одно должностное лицо: при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверки наличия товара и т.д. Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение их в документе.

Поводы для составления актов могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов.

Акты по содержанию и назначению делятся на акты:

- ликвидации (учреждений, предприятий, организаций);

- сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов, дел, законченных объектов и др.);

- обследования (состояние техники безопасности, условий труда, результатов деятельности);

- испытаний (образцов, систем, технологий, новых изделий, оборудования);

- дегустации;

- ревизий;

- уничтожения дел, испорченных товаров списания;

- инвентаризации;

- расследования несчастных случаев, аварий и т.д.

Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме (рис. 5.12.), как правило, на бланке и содержит следующие реквизиты: «наименование организации» (включая наименование структурного подразделения), «названия вида документа», «дата», «регистрационный номер», «место составления», «заголовок к тексту», «текст», «подпись». Дата и место составления акта должны соответствовать дате события и месту его составления. Заголовок начинается либо с предлога «о» («об») и формулируется с помощью отглагольного существительного (О приеме/передаче оборудования, Об уничтожении дел и т.п.), либо с помощью существительного в родительном падеже, например: ревизии кассы.

Рис. 5.12. Образец оформления акта.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Он может быть представлен в форме связанного текста, таблицы или сочетания этих форм.

Во введении указывается документ, послуживший причиной проверки, его дата и номер – основание для издания акта (чаще всего это распорядительный документ), например, Основание: приказ директора предприятия №2 от 02.01.2014. Далее идет список фамилий лиц, составивших акт. Они перечисляются в следующей последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие (в алфавитном порядке) с указанием должности: например:

Составлен комиссией: Председатель – зам. директора В.Т. Трофимов Члены комиссии – гл. инженер В.З. Зиновьев ст. мастер Н.Б. Кривошев механик А.Т. Морозов

В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, дается и название этих учреждений.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В текст включаются сроки проведения работы комиссии, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.

Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца, они также могут состоять из нескольких пунктов.

В конце теста указываются данные о количестве экземпляров акта и месте их нахождения или адресата, которым он направлен, например:

Составлен в 3-х экз.: 1-й экз. – директору предприятия 2-й экз. – в бухгалтерию 3-й экз. – в дело №12/14

Подписи лиц располагаются в той последовательности, в которой эти лица указаны в составе комиссии во вводной части, но без указания должности (указываются председатель и члены комиссии), например:

Председатель Члены комиссии Подпись Подпись Подпись Подпись В.Т. Трофимов В.З. Зиновьев Н.Б. Кривошев А.Т. Морозов

Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но при этом излагает суть замечаний ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях. Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания совета директоров. Протоколы составляют и с целью документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).

Протокол ведется секретарем, который стенографирует, записывает на магнитофон или конспектирует все выступления на заседании (за исключением текстов основных докладов: они могут быть подготовлены заранее и после заседания передаются секретарю). В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования отдельно по каждой кандидатуре. К протоколу подшиваются все представленные на рассмотрение материалы, которые оформляются как приложения.

Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия и виде копии самого протокола, выписки из протокола или в виде других распорядительных документов.

Вид протокола выбирается в зависимости от вида заседания или статуса коллегиального органа.

Полный протокол (рис. 5.13) включает не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, которые передают содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, все позиции, что позволяет представить полную картину заседания. Полный протокол составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания. Протокол составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания. Протокол оформляется на бланке, где указывается наименование вышестоящего органа, названия учреждения, вид документа (протокол), дата, индекс документа, место его составления, заголовок к тексту, текст, подписи председателя и секретаря.

Датой протокола считается дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если оно продолжалось насколько дней, то дата протокола включает дату начала и окончания, например: 21-24.10.2014.

Номером протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протокола ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок протокола состоит из названия вида коллегиальной деятельности (собрание, заседание, совещание и т.д.) и названия коллегиального органа в родительном падеже, например: заседания совета, собрания директоров и т.д.

Текст протокола включает вводную и основную части.

В водной части протокола после заголовка приводятся:

1. Сведения о председателе и секретаре заседания – их фамилии и инициалы.

2. Сведения о присутствовавших. С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляются фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. Если число присутствующих больше 10, то указывается общее число. При оформлении протокола расширенного заседания указывается общее количество присутствующих, списки после регистрации участников передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу, например: Присутствовали: 43 человека (список прилагается). На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решений требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание, например: в протоколе собрания членов акционерного общества указано: Всего членов ОАО 135 человек, присутствовали 117 человек.

3. Повестка дня. Количество вопросов, рассматриваемых на заседании, и их последовательность, как правило, обсуждаются заранее во время подготовки заседания и оформляются в виде повестки дня. Она или является приложением к протоколу (если протоколируются заседания коллегий министерств, комитетов), о чем делается запись в тексте: Повестка дня заседания прилагается, или включается в текст вводной части протокола. Повестка дня – краткое содержание документа, она должна содержать оптимальное количество вопросов и устанавливать последовательность их рассмотрения и фамилии основных выступающих (докладчиков) по каждому вопросу. Каждый пункт должен отвечать на вопрос «о чем?», в конце пункта следует указать фамилию и должность докладчика, например:

1. О перспективах развития завода. Доклад директора В.Р. Аксакова. 2. Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад начальника социологической службы Л.Д. Булановой.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждый раздел текста состоит из трех частей и начинается с цифры, обозначающей порядковый номер решаемого вопроса, затем на одной строке вслед за цифрой прописными буквами печатается слово «СЛУШАЛИ», и с новой строки абзаца приводятся инициалы и фамилия докладчика в винительном падеже и через тире запись выступления. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если текст доклада подготовлен заранее для передачи секретарю, в протоколе после фамилии докладчика делается соответствующая запись, например:

1. СЛУШАЛИ: З.Е. Константинова (текст доклада прилагается)

Далее с новой строки печатается слово «ВЫСТУПИЛИ» и со следующей строки с абзаца указывают должность, инициалы и фамилию каждого выступающего (в именительном падеже) и через тире запись его выступления от третьего лица единственного числа. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступлении. Фамилии задававших вопросы выступавшему, ответы на них печатаются с новой строки, например:

В.К. Смирнов – Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке? К.П. Лысиков – К 8 часам утра следующего дня вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы

Решения, принятые по обсуждаемому вопросу, являются третьей частью раздела протокола, начинающейся со слова «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»), которое также печатается с новой строки. Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и в распорядительных документах, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.

После текста оформляется реквизит «подпись». Подписывают протокол председатель и секретарь собрания (протоколы правления акционерных обществ или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствующими на заседании):

Председатель Секретарь Подпись Подпись В.А. Сидоров Е.М. Крылова

Рис. 5.13. Образец оформления полного протокола.

Краткий протокол (рис. 5.14.) фиксирует вопросы, которые обсуждались на заседании, фамилии докладчиков и выступавших и принятые решения. Текст краткого протокола не содержит сведений о ходе обсуждения основного доклада, о замечаниях, вопросах, мнениях по поводу доклада. Такой протокол рекомендуется вести в том случае, когда заседание стенографируется, доклады и тексты будут переданы секретарю, или тогда, когда ведется протокол заседаний оперативного характера.

Рис. 5.14. Образец оформления краткого протокола.

Выписка из протокола (рис. 5.15.) представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящуюся к одному из вопросов повестки дня. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, текст, отражающий ход обсуждения вопроса и принятое решение, инициалы и фамилию председателя и секретаря (без подписи).

В конце составляется заверительная надпись. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Рис. 5.15. Образец оформления выписки из протокола.


Сейчас читают про: