Структура и схема функционирования процессных информационных систем

Функционально-позадачная структура информационной системы отражает иерархическое распределение ответственности и отчетности за выполненную работу. В результате имеет место разобщенность отделов, каждый из которых выполняет свою функцию, отвечает за ее выполнение и при этом не заинтересован в общих результатах работы. Каждое подразделение стремиться к повышению собственной значимости путем увеличения своего бюджета.

Информационная система, состоящая из отдельных функциональных подсистем, не в состоянии обеспечить информацией менеджера целостной картиной о финансово-производственном состоянии предприятия. Например, сотрудники службы сбыта не могут при оформлении заказа сразу получить информацию о нужном товаре на складе, а производственный отдел - согласовать свою деятельность с финансовым отделом. Отсюда появляются конфликты между работниками бухгалтерии, финансового, планового и других отделов.

Альтернативный взгляд на управление любым экономическим объектом предполагает отделение производственных и других процессов от управляющих структурных подразделений и объединение их в бизнес-процессы, в составе которых находятся все операции, выполнение которых обеспечивает получение законченного продукта. Наличие бизнес-процесса позволяет говорить о его стоимости, длительности, качестве и степени удовлетворения клиента, что может послужить исходной информацией для расчета его эффективности. Данный подход к созданию информационных систем известен как процессный. Одной из форм его реализации являются ERP-системы (ERP - Enterprise Resources Planning – планирование ресурсов предприятия).

Под бизнес-процессом понимается совокупность увязанных в единое целое действий, выполнение которых позволяет получить конечный результат (товар или услугу). Бизнес-процесс всегда направлен на достижение производственной или непроизводственной цели. На его выходе появляется продукт, имеющий ценность для потребителя. Типовыми являются следующие из них:

производственные процессы, включающие планирование производства, управление запасами, планирование потребностей в материалах, планирование производственных мощностей, управление поставками;

бухгалтерские и финансовые процессы, включающие управление наличными средствами, учет дебиторов и кредиторов и прочие операции;

процессы продажи и маркетинга, включающие обработку заказов, ценообразование, поставки, выписка счетов, планирование продаж и т.д.;

процессы управления кадрами, включающие учет рабочего времени и заработной платы, учет прибылей отчеты о командировках и т.д.

Классифицировать бизнес-процессы можно следующим образом:

- основные;

- вспомогательные.

Основные бизнес-процессы - это процессы, которые создают то главное, ради которого и существует предприятие (конечный товар или услугу). В большинстве случаев они отражают: материально-техническое снабжение, производство, сбыт готовой продукции, послепродажные услуги и т. д. К основным можно отнести следующие бизнес-операции:

- операции преобразования ресурсов в конечный продукт;

- операции с поставщиками и покупателями;

- послепродажное обслуживание.

Вспомогательные бизнес-процессы, как правило, соответствуют управленческой деятельности: управление персоналом, техническим развитием, инфраструктурные услуги для внутренних управленческих подразделений, планирование, учет, процессы на складе, маркетинг, финансовая деятельность и.д.

Бизнес-процессы состоят из бизнес-операций, под которыми понимается совокупность действий на одном рабочем месте. Каждый бизнес-процесс характеризуется определенным во времени началом и концом, интерфейсом с другими параметрами, последовательностью выполнения бизнес-операций, а также владельцем бизнес-процесса, то есть лицом, которое несет ответственность за его выполнение.

На рис. 2.3 представлена структура информационной системы, ориентированной на обслуживание бизнес-процессов. На данном рисунке справа приведены два бизнес-процесса, первый из которых содержит пять, а второй шесть бизнес-операций. Их расшифровка выполнена с помощью стрелок, указывающих на структурные подразделения, осуществляющие соответствующую операцию. Например, бизнес-процесс 1 состоит из следующих бизнес-операций:

БО-11 - Разработка технологического процесса и оснастки для изготовления заказа А, чем будет заниматься исполнитель Исп 1 в производственном отделе;

БО-12 - Составление плана производства и плана-графика изготовления заказа А, чем будет заниматься исполнитель Исп 2 в плановом отделе;

БО-13 - Оперативный учет хода выполнения плана по выполнению заказа А, чем будет заниматься исполнитель Исп 3 в цехе 1;

БО-14 - Управленческий учет заказа А, чем будет заниматься исполнитель Исп 4 в плановом отделе;

БО-15 - Организация доставки заказа клиенту, чем будет заниматься исполнитель Исп 5 в отделе сбыта.

Организация бизнес-процессов противоречит стандартной иерархической структуре управления, так как требуется объединение сотрудников из различных отделов. Например, процесс исполнения заказа требует кооперации между отделом продаж (приемом и обработки заказов), бухгалтерией (проверка кредита и выписывание счетов), производственным и транспортным отделами. Поэтому процессный подход в организации функциональной части ориентирован на матричную структуру управления организацией, представляющую собой решетчатую систему управления. Такие системы создаются по принципу двойного подчинения исполнителей: с одной стороны – непосредственному руководителю функциональной службы, которая предоставляет персонал для осуществления бизнес-процесса, а с другой – руководителю бизнес-процесса. Как правило, руководитель бизнес-процесса взаимодействует с двумя группами подчиненных: постоянными и временными.