Кейс-компонент Создание таблиц

Создать таблицу можно несколькими способами:

· Режим таблицы обеспечивает ввод данных в отдельные столбцы, оставив Access возможность анализировать эти данные, и на основании анализа определять типы полей для новой таблицы.

· Режим конструктора обеспечивает пользователю самостоятельность при создании полей, типов данных для каждого поля, ключей, индексов, полей подстановок и других средств управления вводом данных в таблицу.

· Шаблоны таблиц позволяют выбрать макет из су­ществующего набора таблиц делового и личного применения. Пользователь может выбирать и переименовывать предложенные поля.

Выбор наиболее приемлемого варианта создания таблиц, в которых будет храниться информация для нового проекта, состоит в сравнении описаний каждого из перечисленных инструментов.

Вариант 1 Режим таблицы

1) На Ленте выбрать вкладку Создание, в группе команд Таблицы выполнить команду Таблица.

2) Программа автоматически создаёт первый столбец будущей таблицы, назвав его «Код». Этот код будет использоваться при создании связей между таблицами. Если выполнить Click на поле со значком «№», то в группе «Форматирование и тип данных» станет активным поле «Тип данных» в котором отобразится слово «Счетчик». Это означает, что программа будет автоматически нумеровать строки таблицы.

3) В столбец Добавить поле ввести новое имя.

4) Повторить это действие для необходимого количества полей таблицы.

5) При создании однотабличной БД можно перейти к вводу данных в таблицу, если выполнять Click на имени поля, программа автоматически отследит вводимую информацию, предложит соответствующий «Тип данных» и наиболее часто используемый формат представления информации.

6) Click по кнопке Сохранить на Панели быстрого доступа.

7) В заставку ввести имя таблицы, Click по ОК.

8) Перейти в режим Конструктор. Смена режимов осуществляется переключением Ярлыков режимов просмотра в строке состояния (внизу справа).

9) Выбрать поле, которое будет использоваться как ключевое (по умолчанию поле «Код»), выполнить команду Ключевое поле в группе команд Сервис.

10) Установить типы полей и их свойства. Сохранить таблицу.

Вариант 2 Режим конструктора

1) На Ленте выбрать вкладку Создание, в группе команд Таблицы выполнить команду Конструктор таблиц.

2) В столбце Имя поля ввести имя первого поля. Имя поля не должно превышать 64 символа и не может содержать символы!. [ ].

3) Нажать клавишу Tab для выбора Типа данных из списка. Тип поля определяется характером вводимых в него данных.

4) Нажать клавишу Tab и ввести описание поля.

5) Установить индивидуальные свойства поля, по которым можно определить, как отображаются, обрабатываются и сохраняются данные. Для определения свойств поля используется бланк Свойства поля в нижней части окна конструктора таблиц.

6) Повторить п.3-5 для каждого поля.

7) Выбрать подходящее ключевое поле. Ключевое поле может быть одним из следующих типов: счетчик, числовой, текстовый.

8) Click по кнопке Сохранить на Панели быстрого доступа.

9) В заставку ввести имя таблицы, Click по ОК.

Вариант 3 Шаблоны таблиц

1) На Ленте выбрать вкладку Создание, в группе команд Таблицы выполнить команду Шаблоны Таблиц.

2) Из списка Образцы таблиц выбрать таблицу.

3) При необходимости, использовать параметры Переименовать столбец и Удалить столбец.

4) Click по кнопке Сохранить на Панели быстрого доступа. Ввести новое имя таблицы или оставить предлагаемое.

5) Перейти в режим Конструктора для проверки наличия ключевого поля. Ключевое поле из Шаблона можно оставить без изменения или выбрать поле, которое будет ключевым, и нажать кнопку Ключевое поле. Сохранить таблицу.

5. Кейс-компонент Формирование связей между таблицами

Схема данных – это средство в MS Access для отображения данных одной таблицы совместно с относящимися к ним записями другой таблицы. Связь между таблицами определяется по ключевым полям.

Существует несколько способов организации связи:

· создание непосредственных связей (вручную) с помощью инструмента Схема данных;

· создание вложенных таблиц;

· использование инструмента Анализ таблицы.

Вариант 1 Инструмент Схема данных

1) На Ленте выбрать вкладку Работа с базами данных, в группе команд Показать или скрыть выполнить команду Схема данных. Если связи уже существуют, они будут представлены в окне просмотра. Для добавления новых связей: Click по кнопке Отобразить таблицу в группе команд Связи; Click по вкладке Таблицы; Click по имени нужной таблицы; Click по кнопке Добавить и выбранная таблица появится в окне Схема данных; Click по кнопке Закрыть, когда нужные таблицы будут перенесены в окно просмотра.

2) Нажать левую клавишу мыши и переместить ключевое поле главной таблицы к месту расположения поля вторичного ключа в связанной таблице. При этом между двумя таблицами появится линия, указывающая на связь между ними. Кроме того, откроется окно Связи, в котором можно настроить параметры связи. Для обеспечения целостности данных (см. п. 1.4) на тип связи один-ко-многим, следует установить флажок Обеспечение целостности данных. Если данный флажок установлен, то любая попытка выполнить действие, нарушающее одно правила целостности, приведет к выводу на экран предупреждения, а само действие выполнено не будет. Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, следует установить флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. Если установлен флажок Каскадное обновление связанных полей, то при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически изменяются и соответствующие значения связанных записей. Если установлен флажок Каскадное удаление связанных полей, то при удалении записи в главной таблице удаляются и все связанные записи в подчиненной таблице.

3) Click по кнопке Создать.

4) Повторить п.2-3 для всех связей между таблицами.

5) Для удаления или изменения связи из контекстного меню линии связи выбрать пункт Изменить связь… или Удалить.

6) Закрыть окно Схема данных. При изменении уже существующей схемы, будет выдан запрос на её сохранение.

Вариант 2 Вложенные таблицы

1) Открыть главную таблицу в режиме просмотра.

2) Активизировать поле первичного ключа (необязательно) и выполнить команду Главная/ Записи/ Дополнительно/ Подтаблица/ Подтаблица.

3) Появится диалоговое окно, в котором выбрать подчинённую таблицу и указать: в списке Подчинённые поля – внешний ключ (первичный ключ подчинённой таблицы) и в списке Основные поля - первичный ключ главной таблицы, ОК.

4) Рядом с именем поля первичного ключа главной таблицы появится знак +. Если выполнить Click по знаку открывается подчинённая (связанная) таблица.

Вариант 3 Инструмент Анализ таблицы

Если в таблице рассматриваются сочетания данных в различных комбинациях, то такую таблицу надо нормализовать (представить в виде связи главной, подчинённой и вспомогательной таблиц), используя инструмент Анализ таблицы (п. 1.4, рисунок 4).

1) Выполнить команду меню Работа с базами данных/ Анализ/ Анализ таблицы.

2) На первом шаге мастер на основе примера проведёт постановку задачи, Далее.

3) На втором шаге мастер на основе примера покажет решение задачи разделения исходной таблицы, Далее.

4) На третьем шаге выделить в списке таблицу, подлежащую процедуре нормализации, Далее.

5) Установить опцию разделение полей мастером (рекомендуемая) или вручную, Далее.

6) Проанализировать, правильно ли мастер разбивает таблицу. При помощи кнопки Переименовать таблицу поочерёдно присвоить новые имена таблицам или оставить предлагаемые, Далее.

7) На последнем шаге работы мастера можно создать запрос на основании исходной таблицы, можно отказаться от этого действия, Готово.

8) В режиме таблицы мастер покажет новые таблицы, полученные после разделения исходной.